采購與申購管理制度一、總則1.目的為了規范公司采購與申購流程，加強采購工作的管理與監督，確保采購活動的公開、公平、公正，提高采購效率，降低采購成本，保證公司生產經營活動所需物資的及時供應和質量，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內所有采購活動，包括生產物資采購、辦公用品采購、設備采購、服務采購等。3.基本原則按需采購原則：根據公司實際需求進行采購，避免盲目采購和積壓庫存。質量優先原則：確保所采購物資和服務的質量符合公司要求和相關標準。成本控制原則：在保證質量的前提下，努力降低采購成本，提高采購效益。公開透明原則：采購過程應公開、透明，接受公司內部監督。廉潔自律原則：采購人員應嚴格遵守廉潔自律規定，杜絕不正當交易。二、采購組織與職責1.采購部門采購部職責負責公司各類物資和服務的采購工作，包括供應商開發、選擇、評估和管理。執行采購計劃，簽訂采購合同，確保采購任務按時、按質、按量完成。收集市場信息，分析物資價格走勢，為公司采購決策提供參考。協調與其他部門的關系，解決采購過程中出現的問題。負責采購文件的編制、整理和歸檔。采購人員職責嚴格遵守公司采購制度和流程，按照規定的采購方式和程序進行采購操作。負責與供應商溝通、談判，爭取有利的采購條件，如價格、交貨期、質量保證等。對采購物資的質量、數量、交貨期等進行跟蹤和檢驗，確保符合合同要求。及時反饋采購過程中的異常情況，提出解決方案和建議。保守公司采購機密，維護公司利益。2.需求部門需求部門職責根據公司生產經營計劃和實際工作需要，提出物資和服務的申購需求。對申購物資和服務的規格、型號、數量、質量要求等進行明確和細化。參與采購過程中的技術交流、質量檢驗等工作，提供必要的技術支持和協助。負責對采購物資和服務的驗收工作，確保符合本部門需求。申購人員職責準確填寫申購單，詳細注明所需物資和服務的名稱、規格、型號、數量、用途等信息。及時提交申購單，避免因延誤導致影響公司正常生產經營。配合采購部門和其他相關部門進行采購工作，提供必要的協助和信息。三、采購流程1.申購申購計劃制定需求部門應根據公司年度生產經營計劃、月度工作計劃以及實際庫存情況，提前制定申購計劃。申購計劃應明確物資和服務的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等內容。申購單填寫申購人員根據申購計劃，填寫申購單。申購單應包括以下內容：申購部門、申購日期、物資或服務名稱、規格型號、數量、預算金額、需求日期、用途說明、技術要求等。申購單應由申購部門負責人簽字確認。申購單審批申購單提交后，按照公司審批流程進行審批。審批權限根據申購金額大小劃分，一般申購金額較小的由部門負責人審批；申購金額較大的需經過分管領導、財務部門等相關部門審批。審批通過后的申購單方可進入采購環節。2.采購采購計劃制定采購部門根據審批通過的申購單，結合庫存情況和市場供應情況，制定采購計劃。采購計劃應明確采購物資和服務的名稱、規格、型號、數量、采購時間、采購方式等內容。供應商選擇與評估供應商開發：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商數據庫。供應商篩選：根據公司采購需求和供應商基本情況，對供應商進行初步篩選，確定潛在供應商名單。供應商評估：采購部門組織相關人員對潛在供應商進行評估，評估內容包括供應商的資質、信譽、生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面。評估可采用實地考察、問卷調查、樣品測試、供應商業績評價等方式進行。供應商選擇：根據評估結果，從潛在供應商中選擇合適的供應商，確定合作關系。對于重要物資和服務的供應商選擇，應采用招標、競爭性談判等方式進行，確保選擇過程的公平、公正、公開。采購合同簽訂采購部門與選定的供應商簽訂采購合同。采購合同應明確雙方的權利和義務，包括物資和服務的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內容。采購合同簽訂前，應提交公司法務部門進行審核，確保合同條款合法合規。采購訂單下達采購部門根據采購合同，向供應商下達采購訂單。采購訂單應明確采購物資和服務的具體要求、交貨時間、交貨地點等信息。采購訂單下達后，應及時跟蹤訂單執行情況，確保供應商按時、按質、按量交貨。3.驗收驗收準備采購物資到貨前，需求部門應做好驗收準備工作，包括制定驗收方案、準備驗收工具和場地、安排驗收人員等。驗收人員應熟悉采購物資的規格、型號、質量標準等要求。到貨檢驗采購物資到貨后，采購部門應及時通知需求部門進行驗收。驗收人員按照驗收方案對采購物資的數量、規格、型號、外觀等進行檢驗，同時對物資的質量進行抽檢或全檢。對于重要物資和關鍵設備，可邀請專業技術人員或第三方檢測機構進行驗收。驗收結果處理驗收合格：驗收合格的物資，需求部門應在驗收單上簽字確認，并辦理入庫手續。驗收不合格：驗收不合格的物資，需求部門應及時通知采購部門與供應商溝通協商處理。處理方式包括退貨、換貨、補貨、降價等，具體處理方式應根據合同約定和實際情況確定。供應商應承擔因物資質量問題給公司造成的損失。4.付款付款申請采購物資驗收合格且辦理入庫手續后，采購部門應根據采購合同和驗收情況，填寫付款申請單。付款申請單應包括供應商名稱、采購合同編號、物資或服務名稱、規格型號、數量、采購金額、已付款金額、本次申請付款金額等內容。付款申請單經采購部門負責人簽字后，提交財務部門審核。付款審核財務部門收到付款申請單后，應按照公司財務制度和審批流程進行審核。審核內容包括采購合同的執行情況、驗收單的真實性、發票的合規性等。審核通過后的付款申請單提交公司領導審批。付款執行公司領導審批通過后，財務部門按照付款申請單上的金額和付款方式，及時向供應商支付貨款。付款方式可根據公司與供應商的約定選擇電匯、支票、匯票等方式。財務部門應做好付款記錄和賬務處理工作。四、采購方式1.集中采購對于公司通用的、需求量較大的物資和服務，采用集中采購方式。集中采購由采購部門統一組織實施，通過招標、競爭性談判等方式選擇供應商，簽訂框架協議，各需求部門根據實際需求在框架協議范圍內進行采購。集中采購可降低采購成本，提高采購效率，便于公司對采購活動進行統一管理和監督。2.分散采購對于公司專用的、需求量較小的物資和服務，采用分散采購方式。分散采購由需求部門自行組織實施，采購部門提供必要的指導和協助。需求部門應按照公司采購制度和流程進行采購操作，確保采購活動的合規性和有效性。3.招標采購對于金額較大、技術復雜、競爭激烈的物資和服務采購項目，采用招標采購方式。招標采購應按照國家法律法規和公司相關規定進行，編制招標文件，發布招標公告，組織開標、評標、定標等活動，選擇最優供應商。招標采購可保證采購過程的公平、公正、公開，提高采購質量，降低采購成本。4.競爭性談判采購對于招標條件不具備或不宜采用招標方式采購的物資和服務項目，采用競爭性談判采購方式。競爭性談判采購應邀請不少于三家符合條件的供應商參與談判，通過談判確定供應商和采購價格等條款。競爭性談判采購具有靈活性和時效性，可滿足公司緊急采購需求。5.詢價采購對于規格標準統一、市場貨源充足、價格變化幅度小的物資和服務采購項目，采用詢價采購方式。詢價采購應向不少于三家供應商發出詢價單，要求供應商報價，根據報價情況選擇最低價供應商成交。詢價采購具有簡單快捷、成本低等特點，適用于小額采購項目。五、供應商管理1.供應商準入管理供應商資質審核：采購部門對申請成為公司供應商的企業進行資質審核，審核內容包括營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量認證等相關證件。實地考察：對于重要供應商，采購部門應組織相關人員進行實地考察，了解供應商的生產經營狀況、質量管理體系、生產能力、售后服務等情況。供應商準入審批：經過資質審核和實地考察合格的供應商，采購部門填寫供應商準入審批表，提交公司領導審批。審批通過后，供應商方可進入公司供應商數據庫。2.供應商評估與考核定期評估：采購部門定期對供應商進行評估，評估周期一般為每年一次。評估內容包括供應商的交貨期、質量、價格、售后服務等方面。評估結果分為優秀、良好、合格、不合格四個等級。動態考核：采購部門對供應商的日常表現進行動態考核，如交貨延遲、質量問題、售后服務不及時等情況。動態考核結果作為供應商年度評估的重要依據。評估與考核結果應用：根據供應商評估與考核結果，采購部門對供應商采取相應的管理措施。對于優秀供應商，可給予更多的合作機會和優惠政策；對于不合格供應商，應及時淘汰，并終止合作關系。3.供應商激勵與約束激勵措施：公司對表現優秀的供應商給予一定的激勵措施，如增加采購量、給予價格優惠、頒發榮譽證書等，以鼓勵供應商提高產品質量和服務水平。約束措施：對于違反采購合同約定或出現質量問題的供應商，公司采取相應的約束措施，如扣除貨款、要求供應商承擔違約責任、暫停合作等，以維護公司合法權益。六、采購風險管理1.市場風險價格波動風險：關注市場價格動態，分析價格走勢，采取適當的采購策略，如簽訂長期合同、套期保值等，降低價格波動風險。供應短缺風險：建立供應商儲備機制，與多家供應商保持良好合作關系，及時了解市場供應情況，提前做好應對供應短缺的準備措施。2.質量風險供應商質量控制：加強對供應商的質量管理，定期對供應商進行質量評估和審核，要求供應商提供質量保證文件和檢測報告。進貨檢驗：嚴格執行進貨檢驗制度，對采購物資進行全面檢驗，確保質量符合要求。對于重要物資和關鍵設備，可增加檢驗頻次和嚴格度。3.合同風險合同條款審核：采購合同簽訂前，應提交公司法務部門進行審核，確保合同條款合法合規，明確雙方權利