采購自動化管理制度總則目的為規(guī)范公司采購自動化流程，提高采購效率，降低采購成本，確保采購物資和服務符合公司需求，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司內所有涉及采購自動化相關的活動，包括但不限于采購申請、供應商選擇、訂單下達、物流跟蹤及采購結算等環(huán)節(jié)。基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規(guī)及相關政策要求。2.效益原則：在保證物資和服務質量的前提下，追求采購成本最低化及整體效益最大化。3.公開透明原則：采購過程應公開、公正、透明，接受公司內部監(jiān)督。4.職責明確原則：明確各部門及人員在采購自動化流程中的職責，避免推諉扯皮。采購自動化流程管理采購申請1.需求部門發(fā)起：各部門根據(jù)業(yè)務需要，在公司采購自動化系統(tǒng)中填寫采購申請單，詳細注明所需物資或服務的名稱、規(guī)格、數(shù)量、需求時間等信息。2.審批流程：采購申請單提交后，按照公司既定的審批權限進行流轉審批。一般流程為部門負責人審核需求合理性，財務部門審核預算情況，分管領導審批，最終由總經理批準后提交至采購部門。供應商選擇與管理1.供應商庫建立：采購部門負責建立并維護供應商庫，收錄合格供應商信息，包括供應商名稱、地址、聯(lián)系方式、經營范圍、資質證書、產品或服務質量、價格水平、交貨期等。2.供應商篩選：采購人員根據(jù)采購申請需求，從供應商庫中篩選合適的供應商。對于新的采購需求，可通過市場調研、行業(yè)推薦、網絡搜索等方式尋找潛在供應商，并進行初步評估。評估內容包括供應商的信譽、生產能力、技術水平、售后服務等。3.供應商準入：對初步篩選的供應商進行實地考察或資質審核，確保其具備提供符合公司要求物資和服務的能力。審核通過后，將供應商納入公司合格供應商庫，并簽訂合作協(xié)議，明確雙方權利義務。4.供應商評價與考核：采購部門定期（每季度或半年）對供應商進行評價與考核，評價指標包括交貨及時性、產品質量合格率、價格合理性、售后服務質量等。根據(jù)評價結果對供應商進行分級管理，對于表現(xiàn)優(yōu)秀的供應商給予更多合作機會，對于不合格供應商進行警告、整改或淘汰處理。采購訂單下達1.訂單生成：采購部門收到經審批的采購申請后，根據(jù)篩選確定的供應商，在采購自動化系統(tǒng)中生成采購訂單。訂單內容應準確反映采購申請的各項要求，包括物資或服務明細、價格、交貨期、交貨地點等。2.訂單審核：采購訂單生成后，由相關負責人進行審核，重點審核訂單信息與采購申請的一致性、供應商選擇的合理性、價格條款的合規(guī)性等。審核通過后，訂單正式生效并發(fā)送給供應商。3.訂單跟蹤：采購人員負責跟蹤采購訂單的執(zhí)行情況，及時與供應商溝通協(xié)調，確保訂單按時、按質、按量完成。如遇訂單變更或問題，應及時與供應商協(xié)商解決，并在采購自動化系統(tǒng)中記錄相關情況。物流跟蹤與驗收1.物流信息跟蹤：采購部門負責跟蹤采購物資的物流信息，確保物資按時發(fā)運并預計到達時間。對于重要物資或緊急采購，可要求供應商提供物流單號，以便實時查詢物流狀態(tài)。2.到貨驗收：物資到貨前，采購部門應通知需求部門及質量檢驗部門做好驗收準備。驗收時，嚴格按照采購合同及相關標準對物資的數(shù)量、規(guī)格、型號、質量等進行檢驗。驗收合格后，需求部門在采購自動化系統(tǒng)中確認收貨。如驗收不合格，應及時與供應商溝通協(xié)商退換貨事宜，并在系統(tǒng)中記錄相關情況。采購結算1.發(fā)票審核：采購部門收到供應商發(fā)票后，應及時進行審核。審核內容包括發(fā)票的真實性、合法性、準確性，發(fā)票信息與采購訂單、驗收單的一致性等。確保發(fā)票無誤后，提交至財務部門進行付款流程。2.付款流程：財務部門根據(jù)公司財務制度和資金狀況，對審核通過的發(fā)票進行付款處理。付款方式可根據(jù)與供應商的約定，選擇銀行轉賬、支票等方式。付款完成后，在采購自動化系統(tǒng)中記錄付款信息。采購自動化系統(tǒng)管理系統(tǒng)權限設置1.系統(tǒng)管理員職責：公司設立專門的采購自動化系統(tǒng)管理員，負責系統(tǒng)的日常維護、權限設置、數(shù)據(jù)備份等工作。2.權限分配原則：根據(jù)各部門及人員在采購流程中的職責，合理分配系統(tǒng)操作權限。例如，采購部門人員具有采購申請審核、供應商管理、訂單下達及跟蹤等權限；需求部門人員具有采購申請?zhí)峤患笆肇洿_認權限；財務部門人員具有發(fā)票審核及付款操作權限等。3.權限變更管理：員工崗位變動或職責調整時，系統(tǒng)管理員應及時調整其系統(tǒng)操作權限，確保權限與職責相符。數(shù)據(jù)維護與安全1.數(shù)據(jù)錄入要求：各部門操作人員應及時、準確地在采購自動化系統(tǒng)中錄入相關數(shù)據(jù)，包括采購申請、訂單信息、驗收記錄、發(fā)票數(shù)據(jù)等。確保數(shù)據(jù)的完整性和一致性。2.數(shù)據(jù)備份：系統(tǒng)管理員定期對采購自動化系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全可靠的位置，以防止數(shù)據(jù)丟失或損壞。備份周期可根據(jù)實際情況設定為每周或每月一次。3.數(shù)據(jù)安全管理：加強采購自動化系統(tǒng)的安全防護，設置用戶賬號和密碼，定期更換密碼。限制系統(tǒng)訪問權限，防止未經授權的人員訪問系統(tǒng)數(shù)據(jù)。對系統(tǒng)數(shù)據(jù)進行加密傳輸和存儲，防止數(shù)據(jù)泄露。系統(tǒng)升級與優(yōu)化1.定期評估：采購部門會同信息部門定期對采購自動化系統(tǒng)進行評估，根據(jù)公司業(yè)務發(fā)展和管理需求，提出系統(tǒng)升級和優(yōu)化建議。2.升級實施：根據(jù)評估結果，由信息部門負責組織采購自動化系統(tǒng)的升級實施工作。升級過程中要確保系統(tǒng)數(shù)據(jù)的安全遷移和系統(tǒng)的穩(wěn)定運行，同時對相關操作人員進行培訓，使其熟悉新系統(tǒng)的功能和操作流程。3.優(yōu)化改進：持續(xù)關注采購自動化系統(tǒng)的運行情況，收集用戶反饋意見，對系統(tǒng)存在的問題和不足之處進行及時優(yōu)化改進，不斷提高系統(tǒng)的易用性和工作效率。采購風險管理風險識別與評估1.風險識別：采購過程中存在多種風險，包括市場價格波動風險、供應商違約風險、質量風險、法律合規(guī)風險等。采購部門應定期對采購業(yè)務進行風險識別，梳理潛在風險點。2.風險評估：采用定性與定量相結合的方法對識別出的風險進行評估，確定風險發(fā)生的可能性和影響程度。例如，對于價格波動風險，可通過分析市場行情走勢、歷史價格數(shù)據(jù)等評估其可能性和對采購成本的影響程度。風險應對措施1.價格風險應對：對于市場價格波動較大的物資，可采用套期保值、簽訂長期合同、分批采購等方式降低價格風險。同時，加強市場行情監(jiān)測，及時調整采購策略。2.供應商風險應對：建立供應商多元化體系，避免過度依賴單一供應商。加強對供應商的管理和監(jiān)督，定期評估供應商的經營狀況和信用風險。在采購合同中明確違約責任條款，降低供應商違約風險。3.質量風險應對：加強對采購物資的質量檢驗，嚴格執(zhí)行驗收標準。增加對供應商產品質量的抽檢頻次，要求供應商提供質量保證文件。對于質量問題，及時與供應商溝通協(xié)商解決，必要時追究其責任。4.法律合規(guī)風險應對：加強采購人員的法律法規(guī)培訓，確保采購活動符合國家法律法規(guī)及公司內部規(guī)定。在采購合同簽訂前，進行法律審核，避免合同糾紛。監(jiān)督與考核內部監(jiān)督1.審計部門監(jiān)督：公司審計部門定期對采購自動化流程進行審計監(jiān)督，檢查采購活動的合法性、合規(guī)性、真實性和效益性。重點關注采購申請審批、供應商選擇、采購合同簽訂、訂單執(zhí)行、驗收付款等環(huán)節(jié)。2.采購部門自查：采購部門定期對本部門的采購工作進行自查，發(fā)現(xiàn)問題及時整改。同時，配合審計部門的監(jiān)督檢查工作，提供相關資料和信息。考核機制1.考核指標設定：建立采購人員考核指標體系，考核指標包括采購成本控制、采購質量保證、交貨期達成率、供應商管理、采購自動化系統(tǒng)操作等方面。明確各項指標的權重和目標值。2.考核周期：采購人員考核周期為年度。3.考核實施：采購部門負責組織對采購人員的年度考核工作，收集相關數(shù)據(jù)和信息，按照考核指標體系進行評分。考核結果作為采購人員薪酬調整、晉升、獎勵處罰的重要依據(jù)。附則解釋權本制度由公司人事