采購(gòu)計(jì)劃與管理制度總則目的為加強(qiáng)公司采購(gòu)工作的管理，規(guī)范采購(gòu)流程，提高采購(gòu)效率，降低采購(gòu)成本，確保公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)活動(dòng)的順利進(jìn)行，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有采購(gòu)活動(dòng)，包括但不限于原材料、設(shè)備、辦公用品、服務(wù)等的采購(gòu)。基本原則1.按需采購(gòu)原則：根據(jù)公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和實(shí)際需求，合理安排采購(gòu)，避免盲目采購(gòu)和庫(kù)存積壓。2.質(zhì)量?jī)?yōu)先原則：確保所采購(gòu)的物資和服務(wù)符合質(zhì)量要求，滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要。3.成本控制原則：在保證質(zhì)量的前提下，通過(guò)合理的采購(gòu)策略和談判技巧，降低采購(gòu)成本。4.公平公正原則：采購(gòu)活動(dòng)應(yīng)遵循公平、公正、公開(kāi)的原則，維護(hù)公司利益。采購(gòu)計(jì)劃管理采購(gòu)計(jì)劃的制定1.年度采購(gòu)計(jì)劃：各部門應(yīng)于每年年底根據(jù)公司下一年度的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和預(yù)算，編制本部門的年度采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)采購(gòu)部門匯總。2.月度采購(gòu)計(jì)劃：各部門應(yīng)于每月[具體日期]前，根據(jù)當(dāng)月生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃和庫(kù)存情況，編制本部門的月度采購(gòu)計(jì)劃，報(bào)采購(gòu)部門匯總。3.緊急采購(gòu)計(jì)劃：因生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)急需物資，相關(guān)部門可填寫(xiě)《緊急采購(gòu)申請(qǐng)表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)采購(gòu)部門審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施緊急采購(gòu)。采購(gòu)計(jì)劃的審核與調(diào)整1.采購(gòu)部門審核：采購(gòu)部門收到各部門的采購(gòu)計(jì)劃后，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行審核，檢查采購(gòu)計(jì)劃的合理性、準(zhǔn)確性和完整性。2.相關(guān)部門會(huì)審：對(duì)于重大采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行會(huì)審，共同評(píng)估采購(gòu)計(jì)劃的必要性和可行性。3.計(jì)劃調(diào)整：如因市場(chǎng)變化、生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)計(jì)劃調(diào)整等原因，需要對(duì)采購(gòu)計(jì)劃進(jìn)行調(diào)整，相關(guān)部門應(yīng)及時(shí)填寫(xiě)《采購(gòu)計(jì)劃調(diào)整申請(qǐng)表》，報(bào)采購(gòu)部門審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)后實(shí)施調(diào)整。采購(gòu)流程管理采購(gòu)申請(qǐng)1.需求部門填寫(xiě)：各部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)需要，填寫(xiě)《采購(gòu)申請(qǐng)表》，詳細(xì)說(shuō)明采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、需求時(shí)間等信息。2.部門負(fù)責(zé)人審批：《采購(gòu)申請(qǐng)表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字審批后，報(bào)采購(gòu)部門。采購(gòu)詢價(jià)1.采購(gòu)部門詢價(jià)：采購(gòu)部門收到《采購(gòu)申請(qǐng)表》后，應(yīng)根據(jù)采購(gòu)物資的特點(diǎn)和市場(chǎng)情況，向至少[X]家供應(yīng)商發(fā)出詢價(jià)函，獲取報(bào)價(jià)信息。2.供應(yīng)商報(bào)價(jià)：供應(yīng)商應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)將報(bào)價(jià)單回復(fù)給采購(gòu)部門，報(bào)價(jià)單應(yīng)包括物資名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、付款方式等內(nèi)容。采購(gòu)比價(jià)1.采購(gòu)部門比價(jià)：采購(gòu)部門對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)進(jìn)行整理和分析，綜合考慮物資質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等因素，選擇至少[X]家性價(jià)比高的供應(yīng)商進(jìn)行進(jìn)一步談判。2.談判記錄：采購(gòu)部門應(yīng)做好談判記錄，記錄談判過(guò)程中的重要信息和達(dá)成的共識(shí)。采購(gòu)合同簽訂1.擬定合同：采購(gòu)部門根據(jù)談判結(jié)果，擬定采購(gòu)合同草本，報(bào)法務(wù)部門審核。2.合同審批：法務(wù)部門審核通過(guò)后，采購(gòu)合同草本報(bào)總經(jīng)理審批。3.簽訂合同：總經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購(gòu)部門與供應(yīng)商簽訂正式采購(gòu)合同。采購(gòu)訂單下達(dá)1.采購(gòu)訂單生成：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同，生成采購(gòu)訂單，明確采購(gòu)物資的名稱、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量、價(jià)格、交貨期、交貨地點(diǎn)等信息。2.訂單審批：采購(gòu)訂單經(jīng)采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人簽字后，報(bào)總經(jīng)理審批。3.訂單下達(dá)：總經(jīng)理批準(zhǔn)后，采購(gòu)部門將采購(gòu)訂單發(fā)送給供應(yīng)商，并跟蹤訂單執(zhí)行情況。采購(gòu)驗(yàn)收1.到貨通知：供應(yīng)商發(fā)貨前，應(yīng)提前通知采購(gòu)部門預(yù)計(jì)到貨時(shí)間。采購(gòu)部門根據(jù)到貨時(shí)間，通知相關(guān)部門做好驗(yàn)收準(zhǔn)備。2.驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)：采購(gòu)部門應(yīng)會(huì)同質(zhì)量部門、使用部門等根據(jù)采購(gòu)合同和相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，制定驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。3.驗(yàn)收流程：物資到貨后，由采購(gòu)部門組織質(zhì)量部門、使用部門等進(jìn)行驗(yàn)收。驗(yàn)收合格后，填寫(xiě)《驗(yàn)收?qǐng)?bào)告》；驗(yàn)收不合格的，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與供應(yīng)商溝通，要求其更換或處理。采購(gòu)付款1.發(fā)票審核：采購(gòu)部門收到供應(yīng)商開(kāi)具的發(fā)票后，應(yīng)及時(shí)審核發(fā)票的真實(shí)性、合法性和準(zhǔn)確性。2.付款申請(qǐng)：采購(gòu)部門根據(jù)采購(gòu)合同和驗(yàn)收?qǐng)?bào)告，填寫(xiě)《付款申請(qǐng)表》，報(bào)財(cái)務(wù)部門審核。3.付款審批：財(cái)務(wù)部門審核通過(guò)后，《付款申請(qǐng)表》報(bào)總經(jīng)理審批。4.付款執(zhí)行：總經(jīng)理批準(zhǔn)后，財(cái)務(wù)部門按照采購(gòu)合同約定的付款方式和時(shí)間，辦理付款手續(xù)。供應(yīng)商管理供應(yīng)商選擇1.供應(yīng)商篩選：采購(gòu)部門應(yīng)建立供應(yīng)商信息庫(kù)，收集供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績(jī)情況等資料。根據(jù)采購(gòu)需求，從供應(yīng)商信息庫(kù)中篩選出潛在供應(yīng)商。2.實(shí)地考察：對(duì)于重要物資的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)部門進(jìn)行實(shí)地考察，了解供應(yīng)商的生產(chǎn)能力、質(zhì)量控制、售后服務(wù)等情況。3.供應(yīng)商評(píng)估：采購(gòu)部門會(huì)同質(zhì)量部門、使用部門等對(duì)潛在供應(yīng)商進(jìn)行綜合評(píng)估，評(píng)估內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、信譽(yù)、產(chǎn)品質(zhì)量、價(jià)格、交貨期、售后服務(wù)等方面。4.合格供應(yīng)商確定：根據(jù)評(píng)估結(jié)果，確定合格供應(yīng)商名單，并報(bào)總經(jīng)理批準(zhǔn)。供應(yīng)商考核1.考核指標(biāo)設(shè)定：采購(gòu)部門應(yīng)會(huì)同質(zhì)量部門、使用部門等根據(jù)采購(gòu)合同和實(shí)際采購(gòu)情況，設(shè)定供應(yīng)商考核指標(biāo)，包括產(chǎn)品質(zhì)量、交貨期、價(jià)格、售后服務(wù)等方面。2.考核周期：對(duì)供應(yīng)商的考核周期為每[考核周期時(shí)長(zhǎng)]一次。3.考核方式：采購(gòu)部門通過(guò)收集相關(guān)部門的反饋意見(jiàn)、查閱采購(gòu)記錄、實(shí)地考察等方式，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行考核。4.考核結(jié)果處理：根據(jù)考核結(jié)果，對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行分類管理。對(duì)于考核優(yōu)秀的供應(yīng)商，給予一定的獎(jiǎng)勵(lì)；對(duì)于考核不合格的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)及時(shí)與其溝通，要求其整改。如整改后仍不合格，應(yīng)取消其合格供應(yīng)商資格。供應(yīng)商關(guān)系維護(hù)1.定期溝通：采購(gòu)部門應(yīng)定期與供應(yīng)商溝通，了解其生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)情況、產(chǎn)品質(zhì)量情況、價(jià)格波動(dòng)情況等，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合作中出現(xiàn)的問(wèn)題。2.供應(yīng)商培訓(xùn)：對(duì)于重要物資的供應(yīng)商，采購(gòu)部門應(yīng)組織相關(guān)培訓(xùn)，提高供應(yīng)商的質(zhì)量意識(shí)、服務(wù)意識(shí)和管理水平。3.合作項(xiàng)目推進(jìn)：采購(gòu)部門應(yīng)積極與供應(yīng)商推進(jìn)合作項(xiàng)目，共同開(kāi)發(fā)新產(chǎn)品、優(yōu)化生產(chǎn)流程、降低成本等，實(shí)現(xiàn)互利共贏。采購(gòu)風(fēng)險(xiǎn)管理市場(chǎng)風(fēng)險(xiǎn)1.市場(chǎng)價(jià)格波動(dòng)：采購(gòu)部門應(yīng)密切關(guān)注市場(chǎng)價(jià)格動(dòng)態(tài)，建立價(jià)格預(yù)警機(jī)制。當(dāng)市場(chǎng)價(jià)格出現(xiàn)大幅波動(dòng)時(shí)，及時(shí)調(diào)整采購(gòu)計(jì)劃和策略，降低價(jià)格風(fēng)險(xiǎn)。2.市場(chǎng)供應(yīng)短缺：采購(gòu)部門應(yīng)與主要供應(yīng)商建立長(zhǎng)期穩(wěn)定的合作關(guān)系，拓寬采購(gòu)渠道。同時(shí)，應(yīng)關(guān)注市場(chǎng)動(dòng)態(tài)，提前做好物資儲(chǔ)備，應(yīng)對(duì)市場(chǎng)供應(yīng)短缺風(fēng)險(xiǎn)。質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)1.供應(yīng)商質(zhì)量問(wèn)題：采購(gòu)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)供應(yīng)商的質(zhì)量管理，嚴(yán)格按照驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行驗(yàn)收。對(duì)于出現(xiàn)質(zhì)量問(wèn)題的供應(yīng)商，應(yīng)及時(shí)采取措施，如退貨、換貨、索賠等，降低質(zhì)量風(fēng)險(xiǎn)。2.驗(yàn)收環(huán)節(jié)漏洞：采購(gòu)部門應(yīng)完善驗(yàn)收流程，加強(qiáng)驗(yàn)收人員的培訓(xùn)和管理，提高驗(yàn)收水平。同時(shí)，應(yīng)建立驗(yàn)收記錄和檔案，便于追溯和查詢。合同風(fēng)險(xiǎn)1.合同條款風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)合同應(yīng)明確雙方的權(quán)利和義務(wù)、物資質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條款、交貨期條款、付款方式條款、違約責(zé)任條款等內(nèi)容。法務(wù)部門應(yīng)加強(qiáng)對(duì)采購(gòu)合同的審核，防范合同條款風(fēng)險(xiǎn)。2.合同執(zhí)行風(fēng)險(xiǎn)：采購(gòu)部門應(yīng)跟蹤采購(gòu)合同的執(zhí)行情況，及時(shí)協(xié)調(diào)解決合同執(zhí)行過(guò)程中出現(xiàn)的問(wèn)題。對(duì)于供應(yīng)商違反合同約定的行為，應(yīng)及時(shí)采取措施，追究其違約責(zé)任。監(jiān)督與審計(jì)內(nèi)部監(jiān)督1.采購(gòu)部門自查：采購(gòu)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行自查，檢查采購(gòu)流程是否規(guī)范、采購(gòu)行為是否合規(guī)、采購(gòu)結(jié)果是否符合公司利益等。2.內(nèi)部審計(jì)：公司內(nèi)部審計(jì)部門應(yīng)定期對(duì)采購(gòu)工作進(jìn)行審計(jì)，檢查采購(gòu)管理制度的執(zhí)行情況、采購(gòu)流程的合規(guī)性、采購(gòu)成本的控制情況等。對(duì)于審計(jì)中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)提出整改意見(jiàn)，督促相關(guān)部門進(jìn)行整改。外部監(jiān)