采購計劃部管理制度一、總則（一）目的為加強采購計劃部的管理，規范采購計劃與執行流程，提高采購效率，降低采購成本，確保公司生產經營活動的順利進行，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司采購計劃部及其工作人員。（三）基本原則1.按需采購原則：根據公司生產、銷售、研發等實際需求，制定合理的采購計劃，確保物資供應及時、準確。2.質量優先原則：優先采購質量可靠、符合公司要求的物資，確保產品質量和生產安全。3.成本控制原則：在保證物資質量和供應的前提下，通過合理的采購策略和談判技巧，降低采購成本。4.廉潔自律原則：采購人員應遵守職業道德，廉潔奉公，不得接受供應商的賄賂或不正當利益。二、組織架構與職責（一）組織架構采購計劃部設部門經理一名，下設采購計劃主管、采購執行主管、供應商管理主管等崗位，各崗位之間相互協作，共同完成采購任務。（二）職責1.部門經理職責全面負責采購計劃部的日常管理工作，制定部門工作計劃和目標，并組織實施。負責采購計劃部團隊建設，制定培訓計劃，提高團隊整體素質和業務能力。審核采購計劃和采購合同，確保采購活動符合公司規定和法律法規要求。協調與其他部門的溝通與協作，解決采購過程中出現的問題。負責供應商的開發、評估與管理，維護良好的供應商關系。定期向上級領導匯報采購工作進展情況，及時反饋采購過程中的重要信息和問題。2.采購計劃主管職責負責收集、分析公司各部門的物資需求信息，結合庫存情況，制定詳細的采購計劃。跟蹤采購計劃的執行情況，及時調整計劃，確保物資供應的及時性和準確性。建立采購計劃管理臺賬，記錄采購計劃的制定、執行、變更等情況。協助采購執行主管進行采購合同的起草、審核與簽訂工作。3.采購執行主管職責根據采購計劃，負責具體的采購業務操作，包括尋找供應商、詢價、比價、議價、簽訂采購合同等。負責采購訂單的下達、跟蹤和協調，確保供應商按時、按質、按量交貨。處理采購過程中的商務糾紛和異常情況，及時向上級匯報。建立采購執行情況臺賬，記錄采購訂單的執行情況、到貨情況、付款情況等。協助供應商管理主管進行供應商的評估與管理工作。4.供應商管理主管職責負責供應商的開發與篩選，建立供應商數據庫，收集供應商信息，進行供應商資質審核和實地考察。定期對供應商進行評估和考核，根據評估結果調整供應商等級和合作策略。維護與供應商的良好合作關系，協調解決與供應商之間的問題和糾紛。分析供應商市場動態，為公司采購策略提供建議和參考。協助采購執行主管進行采購合同的簽訂和執行工作，確保供應商遵守合同條款。三、采購計劃管理（一）需求收集1.采購計劃主管應定期收集公司各部門的物資需求信息，包括生產計劃、銷售計劃、研發計劃等。2.各部門應根據實際工作需要，提前向采購計劃主管提交物資需求申請表，詳細說明物資名稱、規格型號、數量、需求時間等信息。3.采購計劃主管應對收集到的物資需求信息進行整理、分類和匯總，確保需求信息的準確性和完整性。（二）采購計劃制定1.采購計劃主管根據物資需求信息和庫存情況，制定采購計劃。采購計劃應明確物資名稱、規格型號、數量、采購時間、采購預算等內容。2.在制定采購計劃時，應充分考慮物資的采購周期、市場供應情況、價格波動等因素，合理安排采購時間和數量，確保物資供應的及時性和穩定性。3.采購計劃應經部門經理審核后報上級領導批準。審核通過后的采購計劃應嚴格執行，不得擅自變更。（三）采購計劃執行與跟蹤1.采購執行主管根據批準后的采購計劃，負責具體的采購業務操作。在采購過程中，應嚴格按照采購計劃的要求，選擇合適的供應商，確保采購物資的質量、價格和交貨期符合要求。2.采購執行主管應及時跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持密切溝通，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發現供應商存在交貨延遲、質量問題等異常情況，應及時采取措施解決，并向上級匯報。3.采購計劃主管應定期對采購計劃的執行情況進行檢查和分析，及時發現問題并提出改進措施。如因市場變化、生產計劃調整等原因需要變更采購計劃，應按照規定的流程進行審批，并及時通知相關部門。（四）采購計劃調整1.在采購計劃執行過程中，如遇下列情況之一，采購計劃主管可根據實際情況提出采購計劃調整申請：市場供應情況發生重大變化，導致原采購計劃無法執行。公司生產計劃、銷售計劃、研發計劃等發生調整，導致物資需求發生變化。其他不可抗力因素導致原采購計劃無法執行。2.采購計劃調整申請應詳細說明調整的原因、調整的內容、調整后的采購計劃等，并經部門經理審核后報上級領導批準。3.經批準后的采購計劃調整申請應及時通知相關部門和供應商，確保采購工作的順利進行。四、采購執行管理（一）供應商選擇與管理1.供應商管理主管應根據公司采購需求和供應商評估標準，負責供應商的開發與篩選工作。通過多種渠道收集供應商信息，包括網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等，建立供應商數據庫。2.對潛在供應商進行資質審核和實地考察，了解供應商的生產能力、質量控制水平、價格水平、售后服務等情況，評估供應商的綜合實力。3.根據評估結果，選擇合格的供應商，并與其簽訂合作協議，明確雙方的權利和義務。4.定期對供應商進行評估和考核，根據評估結果調整供應商等級和合作策略。評估指標包括質量、交貨期、價格、服務等方面。5.維護與供應商的良好合作關系，及時解決與供應商之間的問題和糾紛。對于表現優秀的供應商，給予適當的獎勵和支持；對于表現不佳的供應商，及時采取措施進行整改或淘汰。（二）采購詢價與比價1.采購執行主管在采購前，應向多家供應商進行詢價，了解物資的市場價格和供應情況。詢價方式包括電話詢價、郵件詢價、網上詢價、實地詢價等。2.對詢價結果進行整理和分析，選擇至少三家供應商進行比價。比價內容包括物資價格、交貨期、質量標準、售后服務等方面。3.在比價過程中，應注意供應商的報價是否包含運費、稅費、包裝費等所有費用，避免出現價格陷阱。4.采購執行主管應根據比價結果，選擇最優供應商，并與其進行議價，爭取最有利的采購條件。（三）采購合同簽訂1.采購執行主管應根據議價結果，起草采購合同。采購合同應明確物資名稱、規格型號、數量、價格、交貨期、質量標準、付款方式、違約責任等內容。2.采購合同草案應提交部門經理審核，審核通過后報上級領導批準。未經批準的采購合同不得簽訂。3.采購合同簽訂后，應及時將合同副本分發給相關部門，如財務部、倉庫管理部等，以便各部門做好相應的準備工作。（四）采購訂單下達與跟蹤1.采購執行主管根據采購合同，及時下達采購訂單給供應商。采購訂單應明確物資名稱、規格型號、數量、交貨期、交貨地點等內容。2.采購執行主管應跟蹤采購訂單的執行情況，與供應商保持密切溝通，確保供應商按時、按質、按量交貨。如發現供應商存在交貨延遲、質量問題等異常情況，應及時采取措施解決，并向上級匯報。3.采購訂單執行過程中，如因供應商原因需要變更交貨期、交貨地點等合同條款，采購執行主管應及時與供應商協商，并簽訂補充協議。補充協議應報部門經理審核和上級領導批準。4.采購訂單執行完畢后，采購執行主管應及時與供應商核對貨款金額，并辦理付款手續。同時，應將采購訂單的執行情況反饋給相關部門，如倉庫管理部、財務部等。五、采購成本控制（一）成本分析與預算編制1.采購計劃主管應定期對采購成本進行分析，了解各類物資的采購價格走勢、成本構成等情況，為采購決策提供參考依據。2.根據成本分析結果和公司采購需求，編制采購成本預算。采購成本預算應明確各類物資的采購數量、采購價格、采購成本總額等內容。3.采購成本預算應經部門經理審核后報上級領導批準。審核通過后的采購成本預算應作為采購工作的控制目標，嚴格執行。（二）價格談判與成本降低1.采購執行主管在采購過程中，應充分利用談判技巧，與供應商進行價格談判，爭取最有利的采購價格。在談判過程中，應了解供應商的成本結構和價格底線，為降低采購成本提供依據。2.通過與供應商建立長期合作關系、優化采購批量、選擇合適的運輸方式等措施，降低采購成本。3.定期對采購成本進行核算和分析，對比采購成本預算與實際采購成本的差異，找出成本控制的薄弱環節，及時采取措施加以改進。4.鼓勵采購人員積極尋找降低采購成本的機會，對于提出有效降低采購成本建議并取得顯著成效的人員，給予適當的獎勵。六、采購風險管理（一）風險識別與評估1.采購計劃主管應定期組織采購人員對采購過程中可能存在的風險進行識別和評估，包括市場風險、供應商風險、質量風險、合同風險、付款風險等。2.針對識別出的風險，分析其發生的可能性和影響程度，確定風險等級。3.根據風險評估結果，制定相應的風險應對措施，明確責任人和時間節點。（二）風險應對措施1.市場風險應對措施關注市場動態，及時了解物資市場價格走勢和供應情況，合理安排采購時間和數量，避免因市場波動導致采購成本增加。與多家供應商建立合作關系，分散采購渠道，降低因單一供應商出現問題而導致的供應中斷風險。2.供應商風險應對措施加強對供應商的管理和評估，定期對供應商進行考察和審核，確保供應商具備良好的生產能力、質量控制水平和信譽。簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權利和義務，以及違約責任，約束供應商的行為。建立供應商預警機制，及時發現供應商存在的問題和風險，采取相應的措施進行處理，如暫停合作、更換供應商等。3.質量風險應對措施嚴格按照公司質量標準進行采購，選擇質量可靠的供應商。在采購合同中明確質量標準和驗收方式，確保采購物資符合要求。加強對采購物資的檢驗和驗收工作，建立嚴格的檢驗流程和標準，對不合格物資及時進行退貨或換貨處理。要求供應商提供質量保證承諾和售后服務承諾，如出現質量問題，供應商應負責及時解決。4.合同風險應對措施采購合同應嚴格按照法律法規和公司規定簽訂，確保合同的合法性和有效性。在簽訂合同前，應仔細審核合同條款，避免出現模糊不清、歧義或不利于公司的條款。加強對合同執行情況的跟蹤和監督，及時發現合同履行過程中存在的問題，采取措施加以解決。如因供應商原因導致合同無法履行，應依法追究其違約責任。5.付款風險應對措施嚴格按照采購合同的付款方式和時間節點進行付款，避免因提前付款或延遲付款而給公司帶來損失。在付款前，應對采購物資的質量、數量、交貨期等進行審核，確保符合合同要求后再辦理付款手續。建立付款審批制度，明確付款審批流程和權限，防止未經授權的付款行為發生。七、信息管理與溝通協調（一）信息管理1.采購計劃部應建立完善的采購信息管理系統，包括采購計劃管理、供應商管理、采購合同管理、采購訂單管理、采購成本管理等模塊，確保采購信息的及時、準確、完整。2.采購人員應及時將采購過程中的各類信息錄入系統，如物資需求信息、采購計劃、采購訂單、到貨情況、付款情況等，以便于查詢和統計分析。3.定期對采購信息進行備份，防止數據丟失或損壞。同時，應加強對采購信息系統的安全管理，設置不同的用戶權限，確保信息的安全性和保密性。（二）溝通協調1.采購計劃部應加強與公司內部各部門的溝通與協作，及時了解各部門的物資需求情況，協調解決采購過程中出現的問題。2.與財務部門保持密切溝通，及時了解公司資金狀況，合理安排采購資金，確保采購工作的順利進行。3.與倉庫管理部門密切配合，做好采購物資的驗收、入庫、存儲等工作，確保物資的安全和準確核算。4.定期召開采購工作協調會，匯報采購工作進展情況，討論解決采購過程中存在的問題，協調各部門之間的工作關系。5.加強與供應商的溝通與協調，及時了解供應商的生產經營情況和市場動態，建立良好的合作關系，共同應對市場變化和挑戰。八、監督與考核（一）內部監督1.公司內部審計部門應定期對采購計劃部的采購工作進行審計，檢查采購流程是否合規、采購合同是否合法有效、采購成本是否合理等。2.采購計劃部應建立內部監督機制，定期對采購工作進行自查自糾，發現問題及時整改。3.鼓勵公司員工對采購工作進行監督，如發現采購人員存在違規行為或不正當利益，應及時向公司領導或相關部門舉