公司對外參展管理制度一、總則（一）目的為規范公司對外參展活動的管理，提高參展效果，充分展示公司形象和產品優勢，促進業務拓展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司組織的各類對外參展活動，包括但不限于國內展會、國際展會、行業交流會等。（三）原則1.目標導向原則：參展活動應緊密圍繞公司業務目標，明確參展目的，確保參展活動對業務發展有實質性推動作用。2.統籌規劃原則：參展活動需進行統一規劃和協調，合理安排資源，避免重復參展和資源浪費。3.專業高效原則：參展團隊應具備專業素養，高效執行參展任務，確保參展活動順利進行并取得良好效果。4.成本控制原則：在保證參展質量的前提下，嚴格控制參展成本，提高參展活動的性價比。二、參展活動策劃與組織（一）參展需求評估1.市場部應定期收集行業展會信息，分析展會與公司業務的相關性、目標客戶群體、展會影響力等因素，提出參展建議。2.根據公司業務發展戰略和市場需求，各部門可提出參展需求，填寫《參展申請表》，詳細說明參展目的、預期效果、目標客戶群體等內容。3.市場部對各部門提交的參展申請進行匯總和評估，結合公司年度參展計劃，確定最終參展項目。（二）參展方案制定1.對于確定參展的項目，市場部負責組織相關部門制定參展方案。參展方案應包括展會基本信息（展會名稱、時間、地點、規模等）、參展目標、展示內容與形式、人員安排、宣傳推廣計劃、預算等內容。2.展示內容與形式應突出公司核心產品、技術優勢和品牌形象，結合展會特點和目標客戶需求，設計具有吸引力的展位布局和展示方式。可采用實物展示、模型演示、多媒體互動、現場講解等多種形式，增強參展效果。3.人員安排應明確參展團隊成員的職責分工，包括展位布置、展品管理、客戶接待、技術講解、市場調研等工作。參展人員應具備良好的溝通能力、專業知識和形象氣質，能夠代表公司與客戶進行有效交流。4.宣傳推廣計劃應提前制定，明確宣傳渠道、宣傳內容和宣傳時間節點。宣傳渠道可包括公司官網、社交媒體、行業媒體、電子郵件、線下宣傳資料等。宣傳內容應突出展會亮點、公司參展信息和產品優勢，吸引潛在客戶關注。5.預算編制應涵蓋展位租賃、展品運輸、展位布置、人員差旅、宣傳推廣、餐飲住宿等參展活動的各項費用。預算應合理、準確，并報公司領導審批。（三）參展審批1.參展方案經相關部門審核通過后，提交公司領導審批。公司領導應從參展目的、參展效果、預算合理性等方面進行全面評估，做出最終審批決定。2.對于涉及重大參展項目或預算較高的參展活動，需經公司管理層會議討論通過后，方可實施。（四）參展籌備執行1.根據審批后的參展方案，成立參展項目組，負責參展活動的具體籌備和執行工作。項目組應明確各成員的職責和工作進度安排，確保各項工作按時完成。2.展位布置工作應提前進行，按照設計方案搭建展位，確保展位安全、美觀、整潔。展品運輸應提前安排，確保展品按時、安全到達展會現場。展品擺放應合理有序，突出重點產品和特色技術。3.參展人員培訓工作應在參展前進行，培訓內容包括公司產品知識、技術優勢、參展流程、溝通技巧等方面。通過培訓，提高參展人員的專業素養和業務能力，確保能夠為客戶提供優質的服務。4.宣傳推廣工作應按照計劃有序開展，及時發布參展信息，吸引潛在客戶關注。可在展會前舉辦線上線下預熱活動，如產品發布會、線上直播等，提高展會知名度和影響力。三、參展人員管理（一）人員選拔1.根據參展方案和工作需求，從公司各部門選拔參展人員。參展人員應具備相關業務知識、良好的溝通能力和團隊協作精神，能夠代表公司形象與客戶進行有效溝通。2.對于技術講解人員，應具備扎實的專業知識和技術能力，能夠熟練介紹公司產品和技術優勢。對于客戶接待人員，應具備熱情、周到的服務態度和較強的應變能力。（二）人員培訓1.參展人員培訓由市場部負責組織實施，培訓內容包括公司概況、產品知識、技術優勢、參展流程、溝通技巧、商務禮儀等方面。2.通過培訓，使參展人員熟悉參展目的、任務和要求，掌握產品知識和溝通技巧，提高服務水平和業務能力。培訓可采用集中授課、現場演示、模擬演練等多種方式進行，確保培訓效果。3.在培訓結束后，應對參展人員進行考核，考核合格后方可參加參展活動。考核內容包括產品知識掌握情況、溝通技巧運用能力、商務禮儀表現等方面。（三）人員職責分工1.展位負責人：負責展位整體管理和協調工作，確保展位布置、展品擺放、人員安排等工作順利進行。及時處理展位現場出現的問題，維護展位秩序和形象。2.展品管理員：負責展品的運輸、保管和展示工作，確保展品安全、完好。按照展位設計方案擺放展品，及時補充展品資料，解答客戶關于展品的疑問。3.技術講解人員：負責向客戶介紹公司產品和技術優勢，解答客戶技術問題。根據客戶需求，提供個性化的解決方案和技術咨詢服務。4.客戶接待人員：負責接待來訪客戶，引導客戶參觀展位，介紹公司參展信息和產品優勢。收集客戶名片和聯系方式，及時反饋給市場部。與客戶保持良好溝通，了解客戶需求和意見，為后續業務拓展提供支持。5.市場調研人員：負責在展會現場進行市場調研，收集行業信息、競爭對手資料和客戶需求等信息。分析市場動態和客戶反饋，為公司產品研發、市場推廣和業務決策提供參考依據。（四）人員考勤與紀律1.參展人員應嚴格遵守展會主辦方的各項規定和參展活動的工作安排，按時參加展會活動。不得無故遲到、早退或缺席。2.參展期間，參展人員應保持良好的工作狀態和精神風貌，遵守公司紀律和參展禮儀規范。不得在展位內吸煙、吃東西、大聲喧嘩等，維護展位整潔和秩序。3.參展人員應嚴格保守公司商業機密，不得向競爭對手或無關人員透露公司產品信息、技術秘密、客戶資料等重要信息。四、參展費用管理（一）費用預算1.參展費用預算由市場部負責編制，經公司領導審批后執行。預算應包括展位租賃、展品運輸、展位布置、人員差旅、宣傳推廣、餐飲住宿等各項費用明細。2.在編制預算時，應充分考慮展會規模、參展時間、展位位置、宣傳推廣方式等因素，確保預算合理、準確。同時，應預留一定的彈性費用，以應對可能出現的突發情況。（二）費用報銷1.參展人員應按照公司財務制度的規定，及時報銷參展費用。報銷憑證應真實、合法、有效，包括發票、收據、行程單等相關票據。2.報銷費用時，應填寫《參展費用報銷申請表》，詳細說明費用支出項目、金額、事由等內容，并附上相關票據。經部門負責人審核、財務部門審核、公司領導審批后，方可報銷。3.對于超出預算的費用支出，需提前向公司領導申請追加預算，經批準后方可報銷。未經批準的超預算費用，由相關責任人自行承擔。（三）費用控制1.市場部應在參展過程中嚴格控制費用支出，確保各項費用不超過預算。如發現費用超支情況，應及時分析原因，并采取有效措施進行調整。2.在展位布置、宣傳推廣等方面，應充分考慮成本效益原則，選擇性價比高的方案和供應商。同時，應加強對費用支出的審核和監督，杜絕浪費和不合理支出。五、參展效果評估與總結（一）效果評估指標1.參展期間的客戶流量：統計展會期間到訪展位的客戶數量，評估展會的吸引力和影響力。2.潛在客戶數量：收集客戶名片和聯系方式，分析潛在客戶的數量和質量，評估參展活動對業務拓展的潛在價值。3.業務洽談成果：統計與客戶達成的意向合作項目數量、合作金額等，評估參展活動對業務成交的直接貢獻。4.品牌知名度提升：通過市場調研、社交媒體反饋等方式，評估參展活動對公司品牌知名度和美譽度的提升效果。5.市場信息收集：分析在展會現場收集到的行業信息、競爭對手資料和客戶需求等信息的價值和實用性，評估參展活動對市場調研的貢獻。（二）評估方法1.問卷調查：在展會結束后，對到訪展位的客戶進行問卷調查，了解客戶對公司參展活動的滿意度、對產品的興趣度、合作意向等方面的情況。2.客戶訪談：選取部分重要客戶進行訪談，深入了解客戶對公司產品和服務的看法、意見和建議，以及對參展活動的評價和反饋。3.數據分析：對參展期間收集到的數據進行分析，如客戶流量、潛在客戶數量、業務洽談成果等，評估參展活動的效果。4.市場調研：通過市場調研機構或自行開展市場調研，了解參展活動對公司品牌知名度、市場份額等方面的影響。（三）總結與反饋1.參展活動結束后，市場部應及時組織相關部門對參展效果進行評估和總結。撰寫《參展活動總結報告》，詳細闡述參展活動的目標達成情況、效果評估結果、經驗教訓和改進建議等內容。2.《參展活動總結報告》應提交公司領導審閱，并分發給各相關部門。各部門應根據總結報告的內容，對本部門在參展活動中的工作進行