公司正版軟件管理制度一、總則1.目的為了規范公司軟件使用行為，確保公司使用的軟件均為正版，保護軟件知識產權，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工、各部門及子公司。3.定義正版軟件：指經過軟件著作權人合法授權，具有合法來源的軟件產品。包括購買的正版商業軟件、通過合法授權渠道獲取的開源軟件等。二、軟件采購管理1.采購流程需求提出：各部門根據工作需要，填寫軟件采購申請表，詳細說明所需軟件的名稱、版本、功能要求、預計使用人數等信息，并提交至部門負責人審核。部門審核：部門負責人對軟件采購申請進行審核，重點審核申請的必要性、預算合理性等。審核通過后，將申請表提交至公司采購部門。采購評估：采購部門收到軟件采購申請表后，對市場上可供選擇的軟件產品進行調研和評估。評估內容包括軟件功能、性能、價格、售后服務等方面。根據評估結果，選擇合適的軟件供應商，并與其進行商務談判。合同簽訂：采購部門與選定的軟件供應商簽訂軟件采購合同，明確軟件的名稱、版本、數量、價格、交貨時間、售后服務等條款。合同簽訂后，將合同副本提交至公司財務部門備案。軟件驗收：軟件到貨后，由采購部門、使用部門和信息部門共同對軟件進行驗收。驗收內容包括軟件的功能、性能、數量、版本等是否與合同約定一致。驗收合格后，填寫軟件驗收報告，并由相關人員簽字確認。付款結算：財務部門根據軟件驗收報告和采購合同，辦理軟件付款結算手續。2.采購原則合法性原則：采購的軟件必須具有合法的來源，確保軟件的版權歸屬清晰，不存在侵權風險。適用性原則：根據公司的實際業務需求，選擇功能適用、性能穩定、易于操作的軟件產品。性價比原則：在滿足公司業務需求的前提下，綜合考慮軟件的價格、售后服務等因素，選擇性價比高的軟件產品。安全性原則：優先選擇具有良好安全性能的軟件產品，確保公司信息系統的安全穩定運行。三、軟件使用管理1.安裝使用正版軟件安裝：員工只能安裝和使用公司采購的正版軟件或經過公司授權的開源軟件。未經授權，不得私自安裝和使用其他軟件。安裝流程：員工如需安裝軟件，應向信息部門提交軟件安裝申請。信息部門根據公司軟件使用規定和實際情況，對安裝申請進行審核。審核通過后，由信息部門負責軟件的安裝和配置工作。使用規范：員工在使用軟件過程中，應嚴格按照軟件的使用說明書和操作手冊進行操作，不得擅自更改軟件的設置和功能。同時，應妥善保管軟件的許可證、序列號等相關信息，不得泄露給他人。2.授權管理軟件授權范圍：公司采購的軟件，其授權范圍僅限于公司內部使用，不得用于公司外部的任何目的。未經軟件著作權人書面授權，不得將軟件轉讓、出租、出借或提供給第三方使用。授權申請：如因工作需要，員工需超出軟件授權范圍使用軟件，應向信息部門提交軟件授權申請。申請內容包括使用目的、使用期限、使用范圍等信息。信息部門對申請進行審核，并報公司管理層審批。審批通過后，由信息部門負責辦理軟件授權手續。3.軟件更新更新計劃：信息部門應根據軟件供應商提供的軟件更新信息，制定軟件更新計劃。更新計劃應包括更新內容、更新時間、更新方式等信息。更新通知：信息部門應在軟件更新前，向全體員工發布軟件更新通知，告知員工更新的內容、時間和注意事項。更新實施：軟件更新應在非工作時間進行，以避免影響員工的正常工作。更新過程中，信息部門應安排專人進行監控，確保更新順利完成。更新完成后，信息部門應及時對更新后的軟件進行測試，確保軟件功能正常。四、軟件維護管理1.維護責任供應商維護：對于公司采購的商業軟件，軟件供應商應按照合同約定提供軟件維護服務。維護服務內容包括軟件故障排除、軟件升級、技術支持等方面。公司內部維護：信息部門負責對公司內部使用的軟件進行日常維護和管理。維護內容包括軟件安裝、配置、故障排除、數據備份與恢復等方面。同時，信息部門應定期對軟件進行檢查和評估，及時發現和解決軟件存在的問題。2.維護流程故障報告：員工在使用軟件過程中發現軟件故障，應及時向信息部門報告。報告內容包括故障現象、故障發生時間、故障影響范圍等信息。故障診斷：信息部門收到軟件故障報告后，應及時對故障進行診斷和分析，確定故障原因和解決方案。故障排除：信息部門根據故障診斷結果，及時對軟件故障進行排除。如遇到復雜故障，信息部門應及時與軟件供應商聯系，尋求技術支持。維護記錄：信息部門應對軟件維護過程進行記錄，包括故障報告時間、故障診斷結果、故障排除方法、維護人員等信息。維護記錄應妥善保存，以備查閱。五、軟件資產管理1.資產登記采購登記：采購部門在軟件采購合同簽訂后，應及時將軟件的相關信息錄入公司軟件資產管理系統，包括軟件名稱、版本、數量、價格、購買時間、供應商等信息。使用登記：員工在安裝軟件后，應在軟件資產管理系統中登記軟件的使用情況，包括使用部門、使用人員、使用時間等信息。變更登記：如軟件的使用部門、使用人員、使用期限等信息發生變更，員工應及時在軟件資產管理系統中進行變更登記。2.資產清查定期清查：信息部門應定期對公司軟件資產進行清查，清查周期為每年一次。清查內容包括軟件的數量、版本、使用情況、資產狀態等方面。不定期清查：根據公司實際情況，信息部門可對軟件資產進行不定期清查。如在公司內部審計、財務檢查等情況下，對軟件資產進行清查。清查報告：信息部門在軟件資產清查結束后，應編制軟件資產清查報告，報告內容包括清查情況、存在問題、整改建議等方面。清查報告應提交至公司管理層和財務部門。3.資產處置報廢處置：對于已不再使用或已過使用期限的軟件資產，信息部門應填寫軟件資產報廢申請表，提交至公司管理層審批。審批通過后，由信息部門負責對軟件資產進行報廢處置。轉讓處置：如公司因業務調整等原因，需要將軟件資產轉讓給其他單位或個人，信息部門應填寫軟件資產轉讓申請表，提交至公司管理層審批。審批通過后，由信息部門負責辦理軟件資產轉讓手續。六、監督與檢查1.內部監督信息部門監督：信息部門負責對公司軟件使用情況進行日常監督和檢查。檢查內容包括軟件安裝使用情況、軟件授權情況、軟件更新情況、軟件維護情況等方面。審計部門監督：審計部門負責對公司軟件采購、使用、維護等情況進行定期審計和檢查。審計內容包括軟件采購流程的合規性、軟件使用的合法性、軟件維護費用的合理性等方面。2.外部監督版權管理部門監督：公司應積極配合國家版權管理部門的監督檢查工作，及時提供相關資料和信息。如發現公司存在軟件侵權行為，應積極采取措施進行整改，并承擔相應的法律責任。軟件供應商監督：公司應與軟件供應商保持密切溝通，定期對軟件供應商的服務質量進行評估和監督。如發現軟件供應商存在服務不到位等問題，應及時與軟件供應商協商解決。七、違規處理1.違規行為界定未經授權安裝使用軟件：員工未經公司授權，私自安裝和使用其他軟件。超出軟件授權范圍使用軟件：員工超出軟件授權范圍使用軟件，如將軟件轉讓、出租、出借或提供給第三方使用。使用盜版軟件：員工使用未經授權的盜版軟件。泄露軟件許可證、序列號等信息：員工將軟件的許可證、序列號等相關信息泄露給他人。其他違反軟件使用規定的行為：員工在軟件使用過程中，違反本制度其他相關規定的行為。2.違規處理措施警告：對于首次發現違規行為的員工，公司將給予警告處分，并責令其立即整改。罰款：對于多次發現違規行為或違規行為情節嚴重的員工，公司將給予罰款處分，罰款金額根據違規行為的嚴重程度確定。解除勞動合同：對于違規行為情節特別嚴重，給公司造成重大損失的員工，公司將依法解除勞動合同，并追究其法律責任。3.責任追究直接責任人員：對于違規行為的直接責任人