2025合同管理規章：公章、資質、合同及其它證書的使用與保管辦法第一章總則第一條為規范公司公章、資質、合同及其它證書的使用與保管，確保公司業務經營活動的合法性、合規性及安全性，根據相關法律法規及公司實際情況，特制定本辦法。第二條本辦法適用于公司及其分支機構（以下簡稱“公司”）對公章、資質、合同及其它證書的使用、保管、審批及監督管理工作。第三條本辦法所稱公章，是指公司依法刻制并使用的行政公章、合同專用章、財務專用章、法定代表人名章等；資質，是指公司依法取得的各類行政許可、批準文件、認證證書等；合同，是指公司與其他主體簽訂的具有法律效力的書面協議；其它證書，是指公司章程、營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、銀行開戶許可證等。第四條公章、資質、合同及其它證書的使用和保管必須嚴格遵守國家法律法規和公司內部規章制度，確保其合法、合規、安全使用，防止濫用、丟失或損壞。第二章公章管理第五條公章的刻制與啟用（一）公章的刻制必須由公司辦公室統一負責，嚴格按照國家有關公章管理的規定執行。公章刻制完成后，必須在公安機關備案，并領取備案證明。（二）公章啟用前，必須由公司法定代表人簽署啟用通知，并明確公章的使用范圍和審批程序。第六條公章的使用（一）公章的使用必須嚴格遵循公司批準的使用范圍，不得超范圍使用。具體使用范圍由公司辦公室另行制定。（二）公章的使用必須實行審批制度。使用公章時，需填寫《公章使用審批表》，列明使用事由、文件內容、使用人姓名及聯絡方式，并經相關負責人審批后方可使用。（三）公章的使用必須嚴格登記，使用人必須在《公章使用登記簿》上如實填寫使用日期、使用事由和文件名稱，留存備查。第七條公章的保管（一）公章必須由專人負責保管，保管人員必須具備高度的責任心和法律意識，不得將公章隨意交他人使用或保管。（二）公章必須存放在安全的場所，如保險柜或鎖柜中，確保公章的安全性。非工作時間，公章必須妥善保管，防止丟失或被盜用。（三）保管人員調崗或離職時，必須辦理公章交接手續，由公司辦公室監交，并簽署《公章交接登記表》。第八條公章的停用與銷毀（一）公章因磨損、更換或公司名稱變更等原因需停用時，必須由公司辦公室提出申請，經公司法定代表人批準后方可停用。（二）停用的公章必須及時封存，不得繼續使用。如需銷毀，必須經公司法定代表人批準，并由公司辦公室統一銷毀，做好銷毀記錄。第三章資質管理第九條資質的取得與使用（一）資質的取得必須由公司相關部門按照國家法律法規和行業規定執行，確保資質的合法性和有效性。（二）資質的使用必須嚴格按照其核定范圍和有效期限使用，不得超范圍或超期限使用。第十條資質的審驗與更新（一）相關資質到期前，公司相關部門必須及時向發證機關提出審驗申請，確保資質的有效性。（二）資質審驗通過后，公司相關部門必須及時更新資質信息，并將新資質文件存檔備查。第十一條資質的變更與注銷（一）公司名稱、地址、法定代表人等信息發生變更時，相關部門必須及時向發證機關申請資質變更，并更新資質文件。（二）資質因公司解散、破產等原因需注銷時，相關部門必須及時向發證機關申請注銷，并做好相關記錄。第四章合同管理第十二條合同的訂立（一）合同的訂立必須遵循平等、自愿、誠實信用的原則，符合國家法律法規和公司內部規章制度。（二）合同的訂立必須經過公司相關部門的審核，并由公司法定代表人或其授權代表簽署。第十三條合同的登記與歸檔（一）合同訂立后，使用部門必須及時將合同文本及相關資料送交公司辦公室登記，并建立合同檔案。（二）合同檔案必須包括合同文本、審批記錄、簽署憑證等，由公司辦公室統一保管，確保檔案的安全性和完整性。第十四條合同的履行與變更（一）合同履行過程中，相關部門必須嚴格按照合同約定履行義務，并及時跟蹤合同履行情況。（二）合同履行過程中如需變更，必須經雙方協商一致，并簽訂書面變更協議，經公司相關部門審核后方可生效。第十五條合同的終止與解除（一）合同履行完畢或因故終止時，相關部門必須及時辦理合同終止手續，并做好相關記錄。（二）合同解除后，相關部門必須及時將合同文本及相關資料送交公司辦公室歸檔，不得隨意丟棄或遺失。第五章其它證書管理第十六條其它證書的使用與保管（一）其它證書包括公司章程、營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、銀行開戶許可證等，必須由公司辦公室統一保管，并確保其合法性和有效性。（二）其它證書的使用必須嚴格按照其核定范圍和有效期限使用，不得超范圍或超期限使用。第十七條其它證書的更新與審驗（一）其它證書到期前，公司辦公室必須及時向相關部門提出更新申請，確保證書的有效性。（二）其它證書審驗通過后，公司辦公室必須及時更新證書信息，并將新證書存檔備查。第六章監督檢查第十八條公司辦公室負責對公司公章、資質、合同及其它證書的使用與保管情況進行監督檢查，確保其符合本辦法的規定。第十九條公司審計部門或外部審計機構應對公章、資質、合同及其它證書的使用與保管情況進行定期或不定期檢查，發現問題及時整改。第七章法律責任第二十條違反本辦法規定，造成公章、資質、合同及其它證書濫用、丟失或損壞的，將依法依規追究相關責任人的責任。第二十一條因公