【實踐案例】日事清助力裝備制造業：工作計劃/績效考核/合同流程全流程優化領工防護｜裝備制造業｜工作計劃｜績效考核｜合同流程走進領工防護裝備（湖北）有限公司，立刻能感覺到這家公司在防護用品領域的重要地位。領工防護裝備（湖北）有限公司（以下簡稱”領工防護“）是一家生產勞保用品的制造業工廠，專注于（傳統和智能）安全帽、反光馬甲、防護服等關鍵的防護裝備。這家工廠并不只是簡單地制造，而是深化其在電商領域的布局，旗下有多個銷售分支在京東、淘寶、拼多多，以及1688等主流電商平臺上都有穩固的市場地位。公司老板曾麒麟，非常重視公司內部的信息化。他深知，為了在制造與電商領域中長遠發展，除了優質的產品，還得有強大的信息化體系。只有真正做到這一點，公司才能在競爭中持續創新，領跑未來。面對市場挑戰，如何打造一個高效、協同、并且以市場為導向的現代企業？如何更好地整合和優化各種復雜的業務流程？如何確保信息在公司的各個部門之間能夠流暢地傳遞和應用？曾總希望團隊內引入信息化工具解決這個問題。在曾總的大力支持下，領工防護信息化主管胡紅開始與團隊不斷地研究、測試、優化管理軟件，希望為公司提供最前沿的信息化解決方案，讓信息流暢、訂單準確，減少因為信息滯后帶來的生產和銷售問題。領工防護的日事清部署計劃面對一張錯綜復雜的組織架構圖，胡紅深吸了一口氣。作為公司的信息化管理者，她面臨的挑戰是如何在公司全體范圍內成功部署軟件。她明白，這不僅需要細致的籌備和計劃，還需要得到高層以及各部門的全力支持。公司老板曾總一直高度重視工作效率和管理流程，因此對信息部計劃給予了堅定的支持。在老板的推動下，各部門也更加配合，共同為軟件的成功部署助力。首先，胡紅決定在部分部門進行日事清服務的試運行，以此驗證其是否符合公司的全面需求。經過小范圍的成功測試，公司決定購買日事清全年服務產品，并開始全面配置。接下來是部門培訓。胡紅明確知道每個部門有其特定的工作流程和需求。因此，從采購到財務，從人力資源到客服，再到各個生產車間，她都根據不同需求進行了專門的培訓和配置。為了確保軟件的長期有效性和持續改進，胡紅還設計了一套詳實的后續跟蹤和優化計劃。她會定期收集來自各個部門的反饋，以便做出針對性的調整。盡管在推進過程中并不是一帆風順，也遭遇了許多阻力，但胡紅對日事清的部署計劃充滿信心。她相信，在老板的鼎力支持和各部門的密切配合下，信息化的實踐將在全公司逐步得到成功的推廣，日事清軟件將為公司帶來更緊密的部門協作、更高效的工作流程和更公正、客觀的績效考核。領工在日事清的工作場景：1、挑戰一：采購策略困境——如何整合內部審批流程，提升裝備制造業的材料采購效率?涉及部門：項目部、采購、財務、倉庫【業務痛點】多部門協同，錯綜復雜的采購流程作為公司的財務總監，盧忠美每天都要應對各種各樣的問題，其中最讓她頭疼的，便是公司的采購流程。公司工作，一旦涉及到跨部門的工作，情況就十分棘手。想象一下，一個采購項目需要項目部、采購、財務、倉庫等多個部門的協調，物料需求部門必須在微信中不停地轉發消息，尋找各部門的領導，再次確認進度。有時，因為某個環節的溝通丟失，客戶訂單交付可能就會延誤，造成無法挽回的損失。“為什么這次的訂單又出問題了？”“哪個環節掉鏈子？每次聽到這些扯皮抱怨，盧忠美都深知，僅靠財務部自身努力是難以解決這些問題的。采購環節錯綜復雜，而傳統的excel操作方式，不僅容易出錯，還會導致大量的人工浪費。【業務方案】財務部：領工的采購管理升級之旅在使用日事清之前，每次采購流程啟動，都伴隨著一系列復雜的步驟：確認訂單、選擇倉庫、分派驗收人員...這些流程中的每一個環節，都需要財務親自去操作，確保沒有遺漏和錯誤。隨著業務的擴展和復雜度增加，而這樣的采購需求，一天就有10來個，如果不借助工具，多個部門的溝通、信息的不對稱、流程的延誤以及人為錯誤頻發，這些問題都迫切需要一個新的解決方案。幸好，盧忠美及時發現了這一痛點，并主導向信息部提出需求，在這背景下，信息化主管胡紅提出了一個解決方案：使用日事清軟件優化采購流程。胡紅同盧忠美進行了深度的需求溝通，她們希望依靠工具的力量理順流程、解決審批自動流轉、數據完備等問題。采購流程優化與日事清的應用方案引入日事清后，公司的采購流程得到了顯著的優化：當需求部門有采購需求時，他們會填寫《請購單》，并通過日事清軟件提交給老板進行依次審批。審批結果會自動抄送給采購員和財務總監。通過審批后，采購員在收到日事清的流程任務消息后，會立即查詢庫存情況，以確定是否需要進行外部采購。采購員會在日事清軟件的評論區給出反饋意見，是“倉庫取用”、“原廠續購”還是“新貨新采”，并@申請人。如果是“倉庫取用”，則不需進一步的采購流程。申請人會在日事清上點擊“關閉流程”，從而結束這次的采購申請。如果是“原廠續購”或“新貨新采”，則采購流程會在日事清上繼續進行，直至所有相關步驟完成。這種方式不僅使流程更加清晰，也減輕了財務總監盧思美的工作負擔。所有步驟和反饋都通過日事清軟件進行，數據也更為完備和準確。流程的優勢：效率提升：通過日事清的自動化功能，節省了大量的人工操作時間。數據準確性：減少了因手工操作帶來的誤差。透明化流程：所有參與者可以實時查看流程的進度和狀態。溝通便捷：@功能確保信息及時準確地傳達給相關人員。更多的流程優化除了采購管理，日事清還幫助財務部優化了其他流程，如費用報銷、用章申請等流程。財務部盧忠美感受到了日事清帶來的工作效率的優化。后續工作中，盧忠美也將參與到日事清的持續優化中，與信息部定期進行反饋和調整，確保軟件與公司需求始終保持同步。2、挑戰二：業務部門事務挑戰——如何確保團隊日常事務管理井然有序？涉及部門：財務部、客服部、注塑部、印刷部【業務需求】日常事務管理在財務部，面對日益增多的工作任務責任，財務總監盧忠美深感有時難以確保對每個財務部成員工作都能保持清晰的掌握。過去，盧忠美總是坐在辦公桌前，處理散亂的紙質表格和筆記。這些都是她為了追蹤團隊進度、評估工作質量而手工整理的。每當新的任務出現，盧忠美都得手工記錄下來，再跟進每個人的完成情況。而那些日復一日、周復一周的重復性任務，每次都要重新分配，讓她感到極大的壓力。最令盧忠美感到煩惱的是，這些手工方式經常導致任務遺漏，或者有時由于溝通不當，任務進展出現偏差。尤其在那些任務交接的關鍵時刻，責任到人的問題和遺漏情況令她倍感頭疼。每次想要了解某個任務的完成情況，她都要逐一詢問，費時費力。這時，日事清成為了盧忠美的得力助手，她開始嘗試用這款工具在部門主管中推廣月度計劃。【業務方案】領工的日常工作計劃管理升級任務明確、進度一目了然在日事清中，盧忠美開始布置自己的日常工作計劃。每周固定的工作任務，如報告編寫、部門會議、員工培訓等，她都設定為重復任務，這樣每周都會自動出現在她的任務列表中。每月固定的工作，如月度財務結算、部門總結、新項目策劃，也同樣被設定為重復任務，確保她每月都不會錯過。而那些突然出現的臨時任務，如臨時會議、緊急報告，盧忠美則直接在日事清中快速添加，并為其設定一個明確的截止日期。隨著時間的推移，盧忠美發現自己的工作效率明顯提高了。每當她完成一個任務，都會在日事清中為其打上一個勾，這不僅僅是一個簡單的完成標志，更是對自己努力工作的肯定。而那些未完成的任務，日事清會為其發送提醒，確保盧忠美始終保持對工作的關注。盧忠美非常滿意日事清給她帶來的變化。有了日事清的幫助，她不再擔心錯過任何一個任務，每天都能按計劃高效工作，更加自信地面對工作中的挑戰和機遇。財務部的月度計劃管理模式在客服、注塑、印刷部等其他部門得到了紛紛效仿。通過日事清看板，每個人都創建他們自己的工作計劃看板。每當員工設定了每周或每月的固定任務，主管都可以實時查看。這意味著無論是報告編寫、部門會議還是新項目策劃，每一項任務都在總經辦的統領范圍內。而這項制度對員工的也起到了規范有序的工作體驗和激勵作用。3、挑戰三：績效評估難題——在裝備制造業中如何精準地量化員工貢獻并公正獎勵?涉及部門：人事部門、全體被考核員工【業務痛點】：笨重的績效評估與溝通斷層人資經理周小莞坐在辦公室的角落，眼前攤開的是一張張五花八門的工作表格。她的眼睛在各種資料之間快速跳轉，試圖從中尋找某個員工的工作記錄。“張x上個月的績效評估是怎樣的？”老板皺著眉頭問。人資經理翻閱了幾分鐘，指著一個巨大的Excel表格說：“這里，上個月的數據。”每次績效評估都像是在參與一場不見硝煙的戰爭。數據從各處飛來，周小莞必須依靠人眼去核對、篩選、評估。這不僅僅是一次腦力的考驗，更是時間的消耗。周小莞常常想：“難道我們仍然依賴這種低效的方式去評估員工的表現嗎？”【業務方案】領工的績效管理升級之旅在使用日事清之前，周小莞面前散落著堆疊的紙質績效表格，這畫面再熟悉不過了。每當月底，她都得為這些瑣碎的表格頭疼不已。那時，給每個員工發送表格、收集反饋、核對數據、統計得分...這一切都要耗費大量的時間和精力。但自從有了日事清，這一切都變得不同了。領工與日事清：線上績效管理的全新篇章一鍵發起績效考核剛剛進入新的月份，周小莞只需登錄到日事清平臺，點擊“發起績效考核”。幾秒鐘內，全公司員工的績效考核流程就自動發起了。與過去逐一發送表格對比，這真的像是開啟了魔法。每個員工在日事清上都會收到績效考核的通知，他們可以根據具體的工作流程和要求，提交自己的任務完成情況，并進行績效自評。績效考核的實時追蹤與此同時，業務部門負責人、周小莞也能在日事清上看到每個員工的績效提交進度。每當有員工提交了績效，她都會收到通知。這使得各層級的領導可以做到實時追蹤，確保每位員工都按時完成績效考核。月底的自動統計與通知到了月底，當所有員工的績效都提交完成后，日事清會自動進行統計，得分和等級都會與員工的表現相對應。這真的為周小莞節省了不少時間。而對于員工來說，他們不再需要翻找郵件或詢問上級，因為績效考核結束后，他們可以直接在日事清上查看自己的得分和等級。這不僅讓員工對自己的表現有了更清晰的認知，也大大增加了他們對績效考核的信任度。一鍵導出，簡化統計周小莞回想起過去的某些晚上，為了統計績效得分和排名而熬到深夜。但現在，她只需點擊日事清的“導出”按鈕，所有的績效數據就