公司座機領用管理制度一、總則（一）目的為加強公司座機的管理，規范座機的領用、使用、維護及歸還流程，確保公司通訊暢通，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）管理原則1.按需領用原則：員工根據工作需要申請領用座機，嚴禁私自多領、冒領。2.責任到人原則：領用人對所領用座機的使用、保管、維護等負責，確保座機正常使用。3.規范使用原則：員工應按照公司規定正確使用座機，不得利用座機從事與工作無關的活動。二、座機領用（一）領用申請1.員工因工作需要使用座機時，應填寫《公司座機領用申請表》（以下簡稱“申請表”），詳細注明部門、姓名、聯系方式、申請領用座機的原因及預計使用期限等信息。2.申請表經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。（二）審批流程1.行政部門收到申請表后，對申請信息進行核實，并根據公司座機資源情況進行審批。2.如申請獲批，行政部門通知領用人到指定地點領取座機；如申請未獲批，行政部門應向領用人說明原因。（三）領用手續1.領用人憑行政部門的通知到指定地點領取座機，并與行政部門辦理領用手續，填寫《公司座機領用登記表》（以下簡稱“登記表”），注明領用日期、座機型號、機身編號等信息。2.行政部門發放座機時，應同時提供座機配套的設備，如話機、充電器、耳機等，并確保設備完好無損。3.領用人在領用登記表上簽字確認后，方可將座機帶走使用。三、座機使用（一）使用規范1.員工應在辦公時間內使用座機，不得在非辦公時間占用公司座機資源。2.接聽座機時，應使用文明用語，如“您好，[公司名稱]”等，及時準確地傳達信息，不得推諉、拖延或拒絕接聽。3.撥打電話時，應確認對方號碼無誤后再撥打，避免誤撥造成不必要的浪費。4.嚴禁利用公司座機撥打私人電話、聊天、玩游戲、撥打聲訊臺等與工作無關的電話。5.如遇緊急情況需要使用座機撥打外線電話，應在確保不影響正常工作的前提下進行，并及時向部門負責人報告。（二）通話記錄1.員工應妥善保管座機通話記錄，以備查詢和統計。2.對于重要的通話，應及時做好記錄，記錄內容包括通話時間、對方號碼、通話內容摘要等。3.行政部門有權定期檢查員工的通話記錄，如發現有違反本制度的行為，將按照相關規定進行處理。（三）故障報修1.如座機出現故障，領用人應及時向行政部門報修，并填寫《公司座機故障報修單》（以下簡稱“報修單”），注明故障現象、發生時間、所在部門及姓名等信息。2.行政部門接到報修單后，應及時安排維修人員進行維修，并跟蹤維修進度，確保座機盡快恢復正常使用。3.維修人員維修完畢后，應在報修單上注明維修情況及維修結果，并由領用人簽字確認。四、座機維護（一）日常維護1.領用人應負責所領用座機的日常清潔和保養，保持座機外觀整潔，設備完好。2.定期檢查座機的線路連接是否正常，話機按鍵是否靈敏，如有問題應及時處理或報修。3.注意保護座機的周邊設備，如話機、充電器、耳機等，避免損壞或丟失。（二）定期維護1.行政部門應定期組織對公司座機進行全面維護，包括設備檢查、軟件升級、線路檢測等，確保座機性能穩定，運行正常。2.定期維護的時間和內容由行政部門根據公司實際情況制定，并提前通知各部門。3.在定期維護期間，領用人應積極配合行政部門的工作，按照要求提供相關信息和協助。五、座機歸還（一）歸還申請1.員工因工作調動、離職等原因不再使用座機時，應提前[X]個工作日向行政部門提交《公司座機歸還申請表》（以下簡稱“歸還申請表”），注明部門、姓名、聯系方式、申請歸還座機的原因及預計歸還日期等信息。2.歸還申請表經部門負責人審核簽字后，提交至行政部門。（二）審批流程1.行政部門收到歸還申請表后，對申請信息進行核實，并安排人員對擬歸還的座機進行檢查。2.如檢查無誤，行政部門批準歸還申請，并通知領用人在指定時間內將座機歸還至行政部門；如發現座機有損壞或丟失情況，領用人應按照本制度的相關規定進行賠償。（三）歸還手續1.領用人應在批準的歸還日期內，將所領用的座機及配套設備完好無損地歸還至行政部門，并與行政部門辦理歸還手續，填寫《公司座機歸還登記表》（以下簡稱“歸還登記表”），注明歸還日期、座機型號、機身編號、設備完好情況等信息。2.行政部門在收到歸還的座機及設備后，應進行認真檢查，如發現有損壞或丟失情況，應及時與領用人溝通，并按照本制度的相關規定進行處理。3.領用人在歸還登記表上簽字確認后，方可完成歸還手續。六、違規處理（一）違規行為1.未經批準私自領用座機。2.利用座機從事與工作無關的活動，如撥打私人電話、聊天、玩游戲、撥打聲訊臺等。3.故意損壞座機或丟失座機配套設備。4.未按照規定辦理座機的領用、歸還手續。5.其他違反本制度的行為。（二）處理措施1.對于初次違規的員工，行政部門將給予口頭警告，并責令其立即改正。2.對于多次違規或情節嚴重的員工，行政部門將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于：書面警告；扣除績效獎金；賠償座機或配套設備的損失；解除勞動合同。3.因員工違規行為給公司造成經濟損失的，公司有權要求員工承擔相應的賠償責任。七、附則（一）解