公司車輛油卡管理制度一、總則1.目的為加強公司車輛油卡管理，規范油卡使用流程，確保車輛燃油使用的合理性、經濟性和安全性，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司所有配備車輛及相應油卡的部門和個人。3.基本原則嚴格審批：油卡使用需經過嚴格的審批流程，確保每一筆加油費用合理合規。專卡專用：油卡應專門用于公司車輛加油，不得挪作他用。節約高效：鼓勵合理規劃行程，提高燃油使用效率，降低油耗成本。監督審計：建立健全監督機制，定期對油卡使用情況進行審計，發現問題及時處理。二、油卡管理職責1.行政部門負責公司車輛油卡的統一辦理、充值及日常管理工作。建立油卡臺賬，詳細記錄油卡卡號、所屬車輛、充值記錄、使用情況等信息。定期核對油卡賬目，確保賬實相符。負責與加油站溝通協調，處理油卡使用過程中的相關問題。2.財務部門負責審核油卡充值及報銷憑證，確保費用支出符合公司財務制度。定期對油卡費用進行統計分析，為公司成本控制提供數據支持。協助行政部門進行油卡賬目核對工作。3.車輛使用部門及個人嚴格按照本制度規定使用油卡，不得違規操作。每次加油后及時將加油小票交行政部門登記，并在車輛行駛里程登記表上記錄加油時間、地點、加油量等信息。發現油卡丟失、被盜或異常使用情況，應立即向行政部門報告。三、油卡辦理與充值1.油卡辦理根據公司車輛實際需求，行政部門統一選擇信譽良好、服務質量高的加油站辦理油卡。辦理油卡時，需提供公司相關證明文件及車輛行駛證等資料，確保油卡信息與車輛信息一致。油卡辦理完成后，由行政部門妥善保管，并將油卡卡號、密碼等信息登記在油卡臺賬中。2.油卡充值行政部門根據車輛油耗情況及使用頻率，定期對油卡進行充值。充值前，行政部門應填寫油卡充值申請表，詳細注明充值金額、充值原因、預計使用車輛等信息，經部門負責人審批后交財務部門審核。財務部門審核通過后，將充值款項撥付給行政部門，行政部門憑財務付款憑證到加油站進行充值操作。充值完成后，行政部門應及時更新油卡臺賬中的充值記錄，并將充值發票交財務部門入賬。四、油卡使用1.加油流程車輛駕駛員在需要加油時，應提前規劃好行程，選擇距離目的地最近、油價合理的加油站加油。到達加油站后，駕駛員應將車輛停放在指定加油區域，熄火并拉手剎。駕駛員持油卡到加油站加油員處刷卡加油，加油過程中應監督加油員操作，確保加油量準確無誤。加油完成后，駕駛員應向加油員索取加油小票，并仔細核對小票上的加油時間、地點、加油量、金額等信息是否與實際情況相符。駕駛員在離開加油站前，應檢查車輛是否正常，確認無異常情況后方可駕車離開。2.加油地點原則上，公司車輛應在指定的合作加油站加油，以享受優惠價格及優質服務。如因特殊情況需要在非合作加油站加油，駕駛員應提前向行政部門報告，并說明原因。經行政部門同意后方可前往加油，但加油費用將按照公司規定的標準進行審核報銷。3.油卡使用限制油卡僅限公司車輛使用，嚴禁轉借他人或用于其他非公司車輛加油。禁止使用油卡為私人車輛加油或購買其他物品，一經發現，將嚴肅處理。駕駛員應合理使用油卡，避免不必要的加油浪費。如因個人原因導致油卡過度使用或異常消費，公司將追究相關人員責任。五、油卡報銷1.報銷憑證駕駛員每次加油后，應及時將加油小票交行政部門登記。加油小票應清晰顯示加油時間、地點、加油量、金額等信息，且必須加蓋加油站公章。如遇加油站無法提供加油小票的情況，駕駛員應提供其他有效證明材料，如加油記錄截圖、加油站開具的證明等，經行政部門核實后，方可作為報銷憑證。2.報銷流程駕駛員每月[具體日期]前將上月加油小票及車輛行駛里程登記表整理好交行政部門。行政部門對加油小票及行駛里程登記表進行審核，核對加油信息與車輛行駛情況是否相符，確保油卡使用合理合規。審核通過后，行政部門將加油費用明細匯總填寫報銷單，經部門負責人簽字確認后交財務部門。財務部門對報銷單及相關憑證進行再次審核，審核無誤后按照公司財務制度進行報銷。報銷款項將直接支付到駕駛員個人銀行賬戶。六、油卡掛失與補辦1.掛失如發現油卡丟失或被盜，駕駛員應立即向行政部門報告，并提供油卡卡號、丟失時間、地點等相關信息。行政部門接到報告后，應及時與加油站聯系，辦理油卡掛失手續，防止油卡被盜用。2.補辦掛失成功后，行政部門根據油卡使用情況及相關規定，填寫油卡補辦申請表，經部門負責人審批后交財務部門審核。財務部門審核通過后，行政部門持申請表到原辦理加油站辦理油卡補辦手續。補辦油卡所需費用由公司承擔。新油卡辦理完成后，行政部門應及時更新油卡臺賬中的相關信息，并將新油卡卡號、密碼等告知駕駛員。七、油卡盤點與審計1.盤點行政部門每月末應對公司油卡進行盤點，核對油卡實際余額與油卡臺賬記錄是否一致。盤點過程中，如發現油卡余額差異或其他異常情況，應及時查明原因，并填寫油卡盤點差異報告，報部門負責人及財務部門。財務部門應根據行政部門提供的油卡盤點差異報告，對油卡賬目進行進一步核實，確保財務數據準確無誤。2.審計公司定期對油卡使用情況進行內部審計，審計內容包括油卡辦理、充值、使用、報銷等環節的合規性及合理性。審計部門在審計過程中，可通過查閱油卡臺賬、加油小票、報銷憑證等資料，與加油站及相關人員進行溝通核實等方式，獲取審計證據。對于審計發現的問題，審計部門應及時提出整改建議，并跟蹤整改情況。對違規行為，將按照公司相關規定進行嚴肅處理。八、違規處理1.凡違反本制度規定使用油卡的行為，一經查實，公司將視情節輕重給予相應的處罰：對于首次違規且情節較輕的，給予警告處分，并責令其立即改正。對于多次違規或情節嚴重的，除責令其退還違規使用的油卡費用外，還將給予罰款、降職、辭退等處罰，并追究相關人員的經濟賠償責任。2.因駕駛員個人原因導致油卡丟失、被盜或損壞的，由駕駛員承擔相應的補辦費用及由此造成的經濟損失。3.如發