單位打印復印管理制度一、總則1.目的為了規范單位內部打印復印行為，提高辦公效率，節約辦公成本，確保打印復印設備的正常使用和文件資料的安全，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于單位內所有部門及員工。3.基本原則按需打印復印原則，杜絕不必要的浪費。確保文件資料安全原則，防止信息泄露。設備合理使用原則，延長設備使用壽命。二、打印復印設備管理1.設備配置根據各部門工作需求，合理配置打印復印設備，包括打印機、復印機、多功能一體機等。設備選型應綜合考慮性能、價格、耗材成本等因素，確保滿足工作要求且經濟實用。2.設備登記新購置的打印復印設備到貨后，由行政部門負責登記，記錄設備型號、購置日期、使用部門等信息。建立設備臺賬，詳細記錄設備的基本情況、維修保養記錄、耗材更換情況等。3.設備維護行政部門定期對打印復印設備進行維護保養，確保設備正常運行。制定設備維護計劃，包括清潔、校準、更換零部件等，及時處理設備故障。設備出現故障時，使用部門應及時通知行政部門，由行政部門聯系專業維修人員進行維修。4.設備報廢對于無法修復或已達到使用年限的打印復印設備，由使用部門提出報廢申請。行政部門組織相關人員對設備進行鑒定，確認符合報廢條件后，填寫設備報廢申請表，按規定程序審批后進行報廢處理。報廢設備應妥善處理，防止信息泄露。三、打印復印流程1.打印流程員工需要打印文件資料時，應先在電腦上對文件進行排版和校對，確保內容準確無誤。確認無誤后，登錄單位內部打印系統，選擇相應的打印機，設置打印份數、紙張規格等參數。點擊“打印”按鈕，將文件發送到打印機隊列。如需雙面打印，應在打印設置中選擇“雙面打印”選項。打印完成后，及時取走文件，整理好紙張，將廢紙放入指定的回收箱。2.復印流程員工如需復印文件資料，應先將原件整理好，確保頁面清晰、完整。攜帶原件到復印室，交給復印人員，并告知復印份數、紙張規格等要求。復印人員在復印前應檢查原件，確認無誤后進行復印操作。如需雙面復印，應在復印設置中選擇“雙面復印”選項。復印完成后，復印人員應將原件歸還給員工，并整理好復印件，交給員工確認。員工確認復印件無誤后，在復印登記本上簽字確認。四、打印復印權限管理1.普通員工權限普通員工可根據工作需要進行日常的打印復印操作，但應遵循按需打印復印原則，避免浪費。如需打印大量文件資料或特殊規格的紙張，應提前向部門負責人申請，經批準后方可進行。2.部門負責人權限部門負責人有權審批本部門員工的打印復印申請，確保申請合理、必要。對于涉及重要文件或大量打印復印的情況，部門負責人應嚴格把關，避免不必要的開支。3.特殊情況權限對于涉及單位機密文件或緊急事項的打印復印，應按照單位保密制度和相關規定執行，由指定人員負責操作，并進行嚴格登記。在緊急情況下，如設備故障或文件急需打印復印，員工可先進行操作，但事后應及時補辦申請手續。五、打印復印耗材管理1.耗材采購行政部門負責打印復印耗材的統一采購，根據設備使用情況和庫存數量，定期制定耗材采購計劃。采購耗材時，應選擇質量可靠、價格合理的供應商，確保耗材的質量和兼容性。建立耗材采購臺賬，記錄采購日期、供應商名稱、耗材型號、數量、價格等信息。2.耗材領用打印復印耗材由專人負責保管，設立耗材領用登記本。員工需要領用耗材時，應填寫耗材領用申請表，注明領用耗材的名稱、型號、數量等信息，經部門負責人簽字批準后，到耗材保管處領取。耗材保管人員應根據申請表發放耗材，并在領用登記本上記錄領用日期、領用人姓名、部門等信息。3.耗材使用監督行政部門定期對各部門的耗材使用情況進行統計和分析，檢查是否存在浪費現象。對于耗材使用量異常的部門，行政部門應及時與該部門負責人溝通，了解原因，采取措施加以控制。六、打印復印費用管理1.費用核算財務部門負責打印復印費用的核算，根據打印復印設備的使用記錄和耗材采購發票，定期統計各部門的打印復印費用。打印復印費用按照部門進行分攤，計入各部門的辦公費用。2.費用控制各部門應嚴格控制打印復印費用，根據工作實際需要合理安排打印復印任務，避免不必要的開支。行政部門定期對各部門的打印復印費用進行分析和比較，對費用過高的部門提出預警，并協助其查找原因，采取措施降低費用。3.費用報銷員工打印復印費用報銷時，應填寫費用報銷單，附上打印復印清單和發票，按照單位財務報銷制度進行審批報銷。財務部門在審核報銷單據時，應嚴格把關，確保費用支出合理、合規。七、保密管理1.文件保密涉及單位機密的文件資料在打印復印過程中應嚴格保密，采取必要的措施防止信息泄露。機密文件資料應指定專人負責打印復印，打印復印完成后，及時清理設備緩存和廢紙，防止殘留信息被他人獲取。嚴禁將機密文件資料帶出單位進行打印復印，如需外出打印復印，應按照單位保密制度辦理審批手續。2.設備安全加強對打印復印設備的安全管理，設置設備使用密碼，防止未經授權的人員使用設備。定期對設備進行安全檢查，確保設備無安全隱患，防止信息被竊取或篡改。對于存儲有重要文件資料的設備，應采取加密存儲、數據備份等措施，確保數據安全。八、違規處理1.違規行為未經批準擅自使用打印復印設備。浪費打印復印紙張和耗材，如過度打印、復印不必要的文件等。私自將打印復印設備用于個人目的。違反保密規定，在打印復印過程中泄露單位機密信息。2.處理措施對于首次違規的員工，給予口頭警告，并責令其立即改正。對于多次違規或情節嚴重的員工，