決策機(jī)構(gòu)備案管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范公司決策機(jī)構(gòu)備案管理工作，確保決策過程的合法性、規(guī)范性和透明度，保障公司及股東的合法權(quán)益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司董事會、監(jiān)事會等決策機(jī)構(gòu)的備案管理工作。（三）基本原則1.依法合規(guī)原則：嚴(yán)格遵守國家法律法規(guī)及公司章程的規(guī)定，確保備案管理工作合法合規(guī)。2.真實準(zhǔn)確原則：備案信息應(yīng)真實、準(zhǔn)確、完整，如實反映決策機(jī)構(gòu)的運作情況。3.及時高效原則：及時進(jìn)行備案，提高工作效率，確保信息的時效性。二、備案管理職責(zé)分工（一）決策機(jī)構(gòu)1.負(fù)責(zé)按照本制度及相關(guān)法律法規(guī)的要求，組織開展決策活動，并形成相關(guān)決議、文件等資料。2.對所提供備案資料的真實性、準(zhǔn)確性、完整性負(fù)責(zé)。（二）公司行政部門1.負(fù)責(zé)決策機(jī)構(gòu)備案資料的收集、整理、審核和報送工作。2.建立備案管理檔案，妥善保管備案資料。（三）監(jiān)督部門對決策機(jī)構(gòu)備案管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保備案工作符合規(guī)定要求。三、備案內(nèi)容及要求（一）董事會備案內(nèi)容及要求1.董事會會議通知會議召開的時間、地點、方式。會議召集人和主持人。董事出席情況。會議議程。2.董事會會議決議決議內(nèi)容應(yīng)明確、具體，包括議案審議情況、表決結(jié)果等。決議應(yīng)由出席會議的董事簽字確認(rèn)。3.董事會會議記錄記錄會議的全過程，包括會議討論內(nèi)容、董事發(fā)言要點、表決情況等。會議記錄應(yīng)由會議主持人和記錄人簽字。4.其他相關(guān)資料如有需要，應(yīng)提供議案的詳細(xì)說明、專家意見、調(diào)研報告等相關(guān)資料。（二）監(jiān)事會備案內(nèi)容及要求1.監(jiān)事會會議通知同董事會會議通知要求。2.監(jiān)事會會議決議決議內(nèi)容應(yīng)包括對公司財務(wù)狀況、內(nèi)部控制、董事及高級管理人員履職情況等的監(jiān)督檢查結(jié)果及相關(guān)意見。決議應(yīng)由出席會議的監(jiān)事簽字確認(rèn)。3.監(jiān)事會會議記錄記錄會議討論及表決情況。會議記錄應(yīng)由會議主持人和記錄人簽字。4.監(jiān)事會工作報告定期報告監(jiān)事會的工作情況，包括監(jiān)督檢查工作開展情況、發(fā)現(xiàn)的問題及整改建議等。（三）備案資料格式及報送要求1.備案資料應(yīng)采用書面形式，一式[X]份，同時報送電子文檔。2.資料應(yīng)使用統(tǒng)一格式的紙張和字體，內(nèi)容應(yīng)清晰、工整。3.報送時間：決策機(jī)構(gòu)會議結(jié)束后[X]個工作日內(nèi)完成備案資料的報送。四、備案審核程序（一）初審公司行政部門收到備案資料后，應(yīng)進(jìn)行初審，審核資料的完整性、準(zhǔn)確性和規(guī)范性。如發(fā)現(xiàn)問題，應(yīng)及時通知決策機(jī)構(gòu)補(bǔ)充或更正。（二）復(fù)審行政部門初審?fù)ㄟ^后，將備案資料提交給監(jiān)督部門進(jìn)行復(fù)審。監(jiān)督部門應(yīng)重點審核決策程序是否合法合規(guī)、決策內(nèi)容是否符合公司利益和法律法規(guī)要求。（三）備案確認(rèn)經(jīng)復(fù)審無異議后，由行政部門將備案資料報送至相關(guān)備案機(jī)關(guān)進(jìn)行備案確認(rèn)。備案機(jī)關(guān)對備案資料進(jìn)行形式審查，如符合要求，則予以備案登記。五、備案資料的保管（一）保管期限備案資料應(yīng)妥善保管，保管期限為[X]年。（二）保管方式1.建立專門的備案管理檔案，對備案資料進(jìn)行分類、編號、裝訂。2.檔案應(yīng)存放于安全、保密的場所，確保資料的完整性和安全性。3.電子文檔應(yīng)進(jìn)行備份，并存儲于不同的介質(zhì)和地點，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）查閱與借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱備案資料的，應(yīng)填寫查閱申請表，經(jīng)批準(zhǔn)后在指定地點查閱。2.因特殊原因需要借閱備案資料的，應(yīng)填寫借閱申請表，經(jīng)公司負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)，并辦理借閱登記手續(xù)。借閱期限不得超過[X]個工作日，借閱人應(yīng)按時歸還資料，不得轉(zhuǎn)借他人。3.查閱和借閱備案資料時，不得擅自涂改、復(fù)印、拍照或泄露資料內(nèi)容。六、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.監(jiān)督部門定期對決策機(jī)構(gòu)備案管理工作進(jìn)行檢查，檢查內(nèi)容包括備案資料的完整性、準(zhǔn)確性、報送及時性等。2.對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部監(jiān)督接受政府有關(guān)部門、股東及其他利益相關(guān)者的監(jiān)督檢查，積極配合提供相關(guān)備案資料。如因備案管理工作存在問題導(dǎo)致公司受到處罰或損失的，將追究相關(guān)責(zé)任人的責(zé)任。七、責(zé)任追究（一）決策機(jī)構(gòu)責(zé)任決策機(jī)構(gòu)提供虛假備案資料或違反決策程序?qū)е聸Q策失誤的，應(yīng)對公司造成的損失承擔(dān)賠償責(zé)任。對相關(guān)責(zé)任人，視情節(jié)輕重給予批評教育、警告、罰款、降職、撤職等處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。（二）行政部門責(zé)任行政部門在備案管理工作中存在失職、瀆職行為，導(dǎo)致備案資料不完整、不準(zhǔn)確或報送不及時的，給予相關(guān)責(zé)任人批評教育、警告等處分；造成嚴(yán)重后果的，給予降職、撤職等處分。（三）其他責(zé)任因其他人員違反本制度規(guī)定，影響備案管理工作正常進(jìn)行的，視情節(jié)輕重給予相應(yīng)的紀(jì)律處分。八、附則（一）解釋權(quán)本制度由公司[解釋部門]負(fù)責(zé)解釋。（二）修訂與補(bǔ)充