公司禮品申請管理制度總則目的為規范公司禮品申請流程，加強禮品管理，確保禮品使用的合理性、合規性和有效性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司內部各部門因業務往來、客戶維護、員工關懷等需要申請禮品的相關活動。禮品定義本制度所指禮品包括但不限于實物禮品（如電子產品、辦公用品、食品、紀念品等）、商務宴請、旅游活動、禮品卡券等形式。禮品申請原則必要性原則禮品申請應基于真實的業務需求，如拓展業務合作、維護重要客戶關系、激勵員工等，不得隨意申請禮品。適度性原則禮品價值應與業務目的、客戶層級、員工貢獻等相匹配，避免過度或不當的禮品支出。合規性原則禮品申請和使用必須符合國家法律法規及公司相關規定，杜絕違規違紀行為。禮品申請流程申請部門填寫申請表1.各部門如需申請禮品，應提前填寫《禮品申請表》（見附件），詳細說明申請禮品的事由、禮品類型、預計數量、預計金額、受贈對象等信息。2.申請表應由部門負責人簽字確認，確保申請信息真實、準確、完整。部門分管領導審批1.部門負責人將填寫好的《禮品申請表》提交至部門分管領導進行審批。2.部門分管領導應根據業務實際情況，對禮品申請的必要性、適度性進行審核，并簽署審批意見。如同意申請，應明確批準的禮品預算金額；如不同意申請，應說明理由。財務部門審核1.經部門分管領導審批通過的《禮品申請表》流轉至財務部門。2.財務部門依據公司財務制度和預算安排，對禮品申請的費用預算進行審核。審核內容包括預算金額是否合理、是否在部門或公司預算范圍內、支付方式是否合規等。3.財務部門如審核通過，在申請表上簽署審核意見并蓋章；如審核不通過，應注明原因，退回申請表至申請部門重新調整預算或補充相關資料。總經理審批1.財務部門審核通過的《禮品申請表》提交至總經理進行最終審批。2.總經理根據公司整體戰略、業務發展情況以及禮品申請對公司的影響等因素，綜合考慮后做出審批決定。3.如總經理批準申請，申請表將進入禮品采購或執行環節；如總經理不同意申請，申請表將退回申請部門，并說明不予批準的原因。禮品采購與發放采購方式1.根據禮品類型和實際需求，可采取集中采購、分散采購或委托采購等方式進行禮品采購。集中采購：對于通用性較強、需求量較大的禮品，由公司統一組織集中采購，以獲取更優惠的價格和更好的服務。分散采購：對于個性化較強、需求較為分散的禮品，可由申請部門自行負責采購，但需遵循公司采購相關規定和流程。委托采購：對于專業性較強或公司自身采購不便的禮品，可委托專業的禮品供應商進行采購。2.無論采取何種采購方式，均應選擇具有良好信譽、產品質量可靠、價格合理的供應商，并簽訂采購合同或協議，明確雙方的權利和義務。禮品發放1.禮品采購完成后，申請部門應按照《禮品申請表》中確定的受贈對象和發放方式進行禮品發放。2.對于實物禮品，應做好發放記錄，包括禮品名稱、數量、發放時間、領取人簽字等信息；對于商務宴請、旅游活動等非實物禮品，應提前做好安排，并留存相關憑證。3.如因特殊原因需要變更禮品發放對象或發放方式，申請部門應提前向審批領導匯報，經批準后方可進行調整，并做好相應記錄。禮品使用監督與管理定期盤點1.財務部門應定期對公司禮品庫存進行盤點，確保禮品賬實相符。盤點周期可根據實際情況確定，一般為季度或年度盤點。2.在盤點過程中，如發現禮品短缺、損壞或其他異常情況，應及時查明原因，并采取相應的處理措施。使用跟蹤1.申請部門應負責對所申請禮品的使用效果進行跟蹤，了解受贈對象對禮品的反饋意見，評估禮品對業務活動或員工關系的促進作用。2.如發現禮品使用效果未達到預期目標，應及時分析原因，總結經驗教訓，為今后的禮品申請和使用提供參考。審計監督1.公司內部審計部門有權對禮品申請、采購、發放及使用情況進行審計監督，檢查禮品使用是否符合本制度規定和公司相關要求。2.對于審計過程中發現的問題，審計部門應及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。對違規行為，將按照公司相關規定進行嚴肅處理。禮品費用報銷報銷憑證1.禮品采購完成后，申請部門應及時收集整理相關報銷憑證，包括采購發票、采購合同、發放記錄、審批文件等。2.報銷憑證應真實、合法、有效，發票內容應與禮品采購內容一致，且符合國家稅收法規要求。報銷流程1.申請部門經辦人將整理好的報銷憑證粘貼在費用報銷單上，并填寫報銷金額、報銷事由等信息，經部門負責人簽字確認后，提交至財務部門。2.財務部門按照公司費用報銷制度對報銷憑證進行審核，審核無誤后予以報銷。如發現報銷憑證不符合要求或存在其他問題，財務部門有權拒絕報銷，并要求申請部門補充或更正相關資料。禮品相關記錄與檔案管理記錄要求1.各部門應妥善保存與禮品申請、采購、發放及使用相關的各類記錄，包括申請表、審批文件、采購合同、發票、發放清單、使用跟蹤記錄等。2.記錄應清晰、完整、準確，能夠真實反映禮品的整個流轉過程和使用情況，以便于查詢和追溯。檔案管理1.公司行政部門負責對禮品相關記錄進行集中歸檔管理，建立禮品管理檔案。檔案應按照時間順序、類別等進行分類整理，便于查找和使用。2.禮品管理檔案應保存一定期限，具體期限按照公司檔案管理規定執行。期滿后，如需銷毀，應按照檔案銷毀程序進行審批和處理。違規處理違規行為界定1.未經審批擅自申請禮品的。2.申請禮品時提供虛假信息，騙取審批通過的。3.超預算申請禮品或擅自提高禮品標準的。4.禮品采購過程中存在違規操作，如收受供應商回扣、謀取私利等。5.禮品發放不符合規定，如未按照申請對象發放、私自截留禮品等。6.禮品使用過程中違反公司規定或法律法規，造成不良影響的。處理措施1.對于發現的違規行為，公司將視情節輕重給予相應的處理，包括但不限于批評教育、責令改正、追回違規費用、扣減績效獎金、解除勞動合同等。2.如違規行為給公司造成經濟損失的，違規責任人應承擔相應的賠償責任；如構成違法犯罪的，將依法移交司法機關處理。附則制度解釋權本制度由公司人力資源部負責解釋