公司證書使用管理制度一、總則（一）目的為加強公司各類證書的規范管理，確保證書的正確使用，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內部所有涉及使用公司證書的部門、員工及相關業務活動。（三）證書定義本制度所指證書包括但不限于公司營業執照、資質證書、榮譽證書、產品認證證書、人員資格證書等各類具有證明公司或員工特定能力、資質、榮譽等的文件。二、證書管理職責（一）證書管理部門及職責1.行政部門負責公司營業執照、資質證書等重要證書的日常保管、年檢、變更等工作。建立證書管理臺賬，詳細記錄證書的名稱、編號、頒發機構、有效期、領取時間、使用情況等信息。定期對證書進行盤點，確保證書的安全存放。2.人力資源部門負責人事相關證書（如員工職業資格證書等）的收集、審核、登記工作。根據公司業務需求，協調員工證書的使用申請。配合行政部門做好證書的統一管理工作。3.業務部門根據業務開展需要，提出證書使用申請，并確保證書使用符合公司規定和業務要求。負責本部門使用證書的日常管理，保證證書使用過程中的安全、規范。（二）證書保管人員職責1.妥善保管證書原件，確保證書存放安全，防止證書丟失、損壞或被盜用。2.嚴格按照規定流程辦理證書的領取、歸還手續，對證書的使用情況進行詳細記錄。3.定期對證書保管環境進行檢查，確保證書保存條件符合要求。三、證書領取與歸還（一）領取流程1.使用部門如需領取證書，應填寫《證書使用申請表》，詳細說明證書使用的用途、期限、使用范圍等信息。2.《證書使用申請表》經部門負責人簽字確認后，提交至證書管理部門。3.證書管理部門對申請進行審核，審核通過后，由保管人員向使用部門發放證書，并在證書管理臺賬上進行登記。（二）歸還流程1.使用完畢后，使用部門應及時將證書歸還至證書管理部門。2.保管人員在收回證書時，應仔細檢查證書的完整性和有效性，如發現證書有損壞、丟失等情況，應及時報告并查明原因。3.證書歸還后，保管人員在證書管理臺賬上記錄歸還時間、使用情況等信息，并將證書妥善存放。四、證書使用規范（一）使用范圍1.公司證書僅用于公司內部業務活動、對外宣傳、項目投標、資質申報等合法合規的用途，嚴禁用于任何違法違規或損害公司利益的行為。2.未經公司書面授權，任何部門和個人不得擅自將公司證書轉借、出租、轉讓給其他單位或個人使用。（二）使用審批1.證書使用申請必須經過嚴格的審批流程，確保使用目的合理、合法、合規。2.對于涉及重要項目投標、重大資質申報等關鍵業務的證書使用，需經公司高層領導審批同意后方可使用。（三）使用記錄1.使用部門在使用證書過程中，應詳細記錄證書的使用情況，包括使用時間、使用地點、使用內容、使用人等信息。2.使用記錄應妥善保存，以備證書管理部門隨時查閱和審計。（四）證書展示與宣傳1.在公司對外宣傳資料、網站、展會等場合展示公司證書時，應確保證書的展示內容準確、完整，不得擅自修改或偽造證書信息。2.如需在宣傳活動中使用證書復印件，應在復印件上注明“僅限于[宣傳活動名稱]使用”字樣，并加蓋公司公章。五、證書年檢與變更（一）年檢1.行政部門負責按照證書頒發機構的要求，定期組織公司各類證書的年檢工作。2.年檢前，行政部門應通知相關部門和人員準備好年檢所需的資料，并對資料進行審核。3.及時辦理證書年檢手續，確保證書的有效性，如因未及時年檢導致證書失效，相關責任人應承擔相應責任。（二）變更1.當公司名稱、法定代表人、經營范圍等信息發生變更時，行政部門應及時辦理證書的變更手續。2.變更申請經公司審批通過后，由行政部門負責向證書頒發機構提交變更申請，并按照要求提供相關資料。3.證書變更完成后，行政部門應及時更新證書管理臺賬，并將新證書妥善保管。六、證書遺失與補辦（一）遺失報告1.如發現公司證書遺失，證書保管人員或使用部門應立即向證書管理部門報告，并提交書面遺失報告。2.遺失報告應詳細說明證書名稱、編號、頒發機構、遺失時間、遺失地點等信息。（二）補辦流程1.證書管理部門接到遺失報告后，應及時核實情況，并向公司領導匯報。2.根據證書頒發機構的要求，準備補辦證書所需的資料，辦理補辦手續。3.在補辦證書期間，如需使用原證書相關信息，應經公司領導批準后，采取臨時替代措施（如提供證書復印件并加蓋公章等）。4.補辦完成后，證書管理部門應將新證書妥善保管，并在證書管理臺賬上記錄相關信息。七、監督與檢查（一）內部監督1.公司內部審計部門定期對證書使用情況進行審計檢查，確保證書使用符合公司制度規定。2.證書管理部門應定期對證書保管情況進行自查，及時發現和解決存在的問題。（二）違規處理1.對于違反本制度規定使用證書的部門和個人，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括但不限于警告、罰款、解除勞動合同等。2.如因證書使用不當給公司造成經濟損失或其他不良影響的，相關責任人應承擔全部賠償責任，并依法追究其法律責任。八、附則（一）解釋權本制度由公司