公司備用公章管理制度一、總則（一）目的為加強公司備用公章的管理，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門及全體員工在涉及使用備用公章的相關事宜。（三）基本原則1.嚴格審批原則：備用公章的使用必須經過嚴格的審批流程，確保使用事由合法合規。2.安全保管原則：明確保管責任，采取必要的安全措施，防止公章被盜用、遺失或損壞。3.規范使用原則：公章使用應按照規定的用途、程序進行，確保蓋章文件真實有效。二、備用公章的種類及用途（一）種類1.公司行政章：用于公司一般性行政事務文件，如通知、報告、函件等。2.合同專用章：專門用于簽訂各類合同、協議等具有法律效力的文件。3.財務專用章：用于公司財務相關文件，如發票、收據、支票等。（二）用途1.公司行政章以公司名義發布的各類行政公文、通知、通報等。與政府部門、合作伙伴等往來的一般性函件。員工的各類證明文件，如工作證明、收入證明等。2.合同專用章對外簽訂的采購合同、銷售合同、租賃合同、服務合同等各類經濟合同。涉及公司重大權益的合作協議、投資協議等。3.財務專用章開具公司各類發票、收據。在銀行辦理開戶、銷戶、賬戶信息變更等業務時使用。用于財務結算的支票、匯票等票據蓋章。三、備用公章的保管（一）保管部門及人員1.公司行政章由行政部指定專人保管。2.合同專用章由法務部或負責合同管理的部門指定專人保管。3.財務專用章由財務部指定專人保管。（二）保管要求1.保管人員應具備高度的責任心，嚴格遵守公司的保密制度，不得擅自將公章交予他人保管或使用。2.公章應存放在安全可靠的保險柜或專門的印章保管箱內，確保存放地點具備防火、防盜、防潮等條件。3.保管人員應定期檢查公章的保管情況，如發現公章有損壞、遺失等情況，應立即向部門負責人報告，并采取相應的措施。（三）交接規定1.公章保管人員因工作調動、離職等原因需要交接時，必須辦理嚴格的交接手續。交接雙方應在監交人的監督下，對公章的數量、完好情況等進行詳細核對，并填寫《備用公章交接清單》。2.《備用公章交接清單》應一式三份，交接雙方各執一份，存檔一份。交接清單應包括公章名稱、數量、交接時間、交接人、監交人等信息，并由交接雙方及監交人簽字確認。四、備用公章的使用流程（一）申請1.使用部門或個人需要使用備用公章時，應填寫《備用公章使用申請表》，詳細說明用章事由、用章文件名稱、份數、蓋章位置等信息。2.《備用公章使用申請表》應由申請部門負責人簽字審核，并注明申請日期。（二）審批1.根據用章事由的不同，按照以下審批權限進行審批：一般性行政事務用章，由行政部負責人審批。涉及合同簽訂、重要文件蓋章等事項，需經分管領導審批。重大事項用章，如對外投資、融資、擔保等合同用章，需經總經理審批。2.審批人應認真審核用章申請，確保用章事由合法合規，文件內容真實有效。如發現問題，應及時與申請部門溝通并要求修改完善。（三）用章1.經審批同意使用公章后，申請部門或個人應攜帶審批通過的《備用公章使用申請表》及相關文件，到公章保管部門辦理用章手續。2.公章保管人員應對用章文件進行再次審核，確認無誤后，在用章文件規定的蓋章位置加蓋公章，并在《備用公章使用登記表》上登記用章時間、用章文件名稱、份數、蓋章人等信息。3.蓋章時應確保公章清晰、端正，不得模糊、歪斜或遺漏。如有多頁文件需要蓋章，應逐頁加蓋公章，并在騎縫處加蓋公章。（四）登記備案1.每次用章完畢后，公章保管人員應及時將《備用公章使用申請表》、《備用公章使用登記表》等相關資料整理歸檔，以備查閱。2.行政部或相關部門應定期對備用公章的使用情況進行統計分析，如發現異常情況，應及時進行調查處理。五、特殊情況用章規定（一）緊急情況用章1.如遇緊急情況需要立即使用公章，但無法按照正常審批流程進行審批時，申請部門或個人應電話向相關領導報告用章事由，并在事后及時補辦審批手續。2.公章保管人員在接到緊急用章通知后，應在確保用章事由合法合規的前提下，先行用章，并做好記錄。事后，申請部門或個人應盡快補齊審批文件，并交公章保管部門存檔。（二）異地用章1.因業務需要在異地使用備用公章時，應提前與公章保管部門溝通協調，并按照以下流程辦理：申請部門或個人填寫《備用公章異地使用申請表》，詳細說明異地用章事由、用章文件名稱、份數、蓋章位置等信息，并經部門負責人簽字審核。將《備用公章異地使用申請表》及相關文件掃描件發送至公章保管部門，由公章保管部門按照正常審批流程進行審批。審批通過后，公章保管部門將《備用公章異地使用申請表》原件及相關文件快遞至異地用章地點，并與異地接收人做好交接手續。異地用章完畢后，異地接收人應將用章文件原件及《備用公章異地使用申請表》復印件及時寄回公章保管部門存檔。2.異地用章期間，公章保管人員應與異地接收人保持密切聯系，確保用章過程的安全、規范。六、監督與檢查（一）內部監督1.行政部、法務部、財務部等相關部門應定期對備用公章的保管和使用情況進行檢查，確保公章管理制度的嚴格執行。2.檢查內容包括公章保管是否安全、使用流程是否規范、審批手續是否齊全等。如發現問題，應及時責令整改，并追究相關人員的責任。（二）外部審計公司應定期接受外部審計機構的審計，審計內容包括備用公章的管理情況。對于審計中發現的問題，應及時進行整改，并將整改情況向審計機構反饋。七、違規處理（一）違規行為界定1.未經審批擅自使用備用公章。2.超越審批范圍使用備用公章。3.使用虛假文件或資料申請用章。4.因保管不善導致公章被盜用、遺失或損壞。5.其他違反本管理制度的行為。（二）處理措施1.對于違規使用備用公章的行為，公司將視情節輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、降職、辭退等。2.如因違規用章給公司造成經濟損失或其他不良影響的，違規人員應承擔相應的賠償責任。構成犯罪的，將依法追究刑事責任。3.對于因保管不善導致公章被盜用、遺失或損壞的保管