公司外出公辦管理制度一、總則（一）目的為規范公司員工外出公辦行為，加強外出管理，確保工作順利開展，提高工作效率，保障員工安全，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因工作需要外出公辦的情況。（三）基本原則1.確保工作原則：外出公辦應圍繞公司業務目標，確保各項工作任務按時、高質量完成。2.安全第一原則：員工外出期間要高度重視自身安全，遵守交通規則和當地法律法規，采取必要的安全防范措施。3.規范管理原則：明確外出審批流程、報告要求和相關紀律，實現規范化管理。二、外出申請與審批（一）申請流程1.員工因工作需要外出公辦，應提前填寫《外出公辦申請表》，詳細注明外出事由、目的地、預計出發時間、預計返回時間、同行人員等信息。2.將申請表提交給直接上級領導進行初審。（二）審批權限1.一般員工外出1天以內（含1天），由直接上級領導審批。2.一般員工外出1天以上至3天（含3天），經直接上級領導同意后，報部門經理審批。3.一般員工外出3天以上，經部門經理同意后，報分管領導審批。4.部門經理外出，無論時間長短，均需報分管領導審批。5.分管領導外出，需報總經理審批。（三）特殊情況處理如遇緊急情況無法提前申請，員工應在外出前電話向直接上級領導說明情況，并在返回公司后2個工作日內補辦申請手續。三、外出準備（一）工作安排1.員工在外出前應與同事做好工作交接，確保相關工作不因本人外出而受到影響。2.對于正在進行的重要工作，應制定詳細的工作計劃和進度安排，明確交接人員的職責和任務。（二）資料攜帶根據外出工作的需要，攜帶必要的文件、資料、辦公用品等。重要資料應進行備份，以防丟失或損壞。（三）通訊設備確保手機等通訊設備電量充足、話費余額充足，并保持通訊暢通。如有需要，應提前了解當地的通訊網絡情況，必要時準備好備用通訊設備。（四）交通工具安排1.根據外出目的地、時間等因素，合理選擇交通工具。如需乘坐公共交通工具，應提前查詢車次、航班等信息，預訂車票、機票。2.如需公司安排車輛，應提前向行政部門提出申請，說明用車時間、地點、人數等需求。四、外出期間管理（一）工作執行1.員工應嚴格按照外出工作計劃和任務要求，認真履行工作職責，積極完成各項工作任務。2.及時與公司內部相關人員保持溝通，匯報工作進展情況，遇有重大問題或突發事件應及時請示匯報。（二）考勤管理1.外出期間的考勤按照公司正常考勤制度執行。員工應如實記錄自己的出勤情況，如有加班等情況，應按照公司加班管理規定辦理相關手續。2.因工作需要延長外出時間的，應提前按照審批流程辦理延期申請手續。（三）費用管理1.員工外出公辦期間的費用報銷應按照公司財務制度執行。嚴格控制費用支出，確保費用合理、合規。2.費用報銷憑證應真實、合法、有效，包括發票、收據、車票、機票等。報銷時應填寫費用報銷單，注明費用明細、金額、事由等，并按照審批流程進行審批。（四）安全管理1.員工應增強安全意識，注意人身安全和財產安全。在外出期間，遵守當地的法律法規和社會公德，避免發生安全事故。2.如遇自然災害、突發事件等緊急情況，應保持冷靜，采取有效的應對措施，并及時向公司報告。五、外出報告（一）定期報告1.員工應按照公司要求定期向直接上級領導報告外出工作進展情況。一般情況下，每天下班前應通過電話、郵件等方式匯報當天工作完成情況及次日工作計劃。2.如外出時間較長，應每周提交一份書面工作報告，詳細說明工作進展、遇到的問題及解決方案等。（二）特殊情況報告1.如在外出期間遇到重大問題、突發事件或工作任務有重大調整等情況，應立即向直接上級領導報告，并及時采取措施妥善處理。2.對于可能影響公司利益或形象的情況，應在第一時間向公司報告，并積極配合公司采取應對措施。六、外出歸來（一）工作交接1.員工外出歸來后，應及時與同事進行工作交接，將外出期間完成的工作成果、收集的資料等移交給相關人員，并詳細說明工作進展情況和后續工作安排。2.對于重要工作項目，應組織相關人員進行專題匯報和討論，確保工作的順利銜接和推進。（二）費用報銷1.按照公司財務制度及時辦理費用報銷手續。報銷時應確保報銷憑證齊全、合規，報銷流程完整。2.財務部門應嚴格審核費用報銷憑證，對不符合規定的費用不予報銷。（三）總結反饋1.對本次外出工作進行總結，分析工作中存在的問題和不足之處，提出改進措施和建議。2.將總結報告提交給直接上級領導和相關部門，為公司今后的工作提供參考和借鑒。七、監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對員工外出公辦情況進行日常監督和檢查。（二）檢查內容1.外出申請與審批手續是否齊全、合規。2.外出期間的工作執行情況、考勤情況、費用報銷情況等是否符合公司規定。3.員工是否及時報告外出工作進展情況和特殊情況。（三）違規處理1.對于違反本制度的員工，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款、降職降薪、解除勞動合同等處理。2.因員工違規行為給公司造成經濟損失的，應承擔相應的賠償責任。