培訓機構短信管理制度總則一、目的為規范本培訓機構的短信使用行為，確保短信溝通的高效、準確和安全，提高工作效率，特制定本管理制度。二、適用范圍本制度適用于本培訓機構全體員工及與本機構有業務往來的相關人員。三、管理職責1.人事行政部門負責短信管理制度的制定、修訂和監督執行，對短信使用情況進行統計和分析，提出改進建議。2.各部門負責人負責本部門員工的短信使用管理，監督員工遵守短信管理制度，及時處理本部門的短信相關事務。3.員工應嚴格遵守本制度，正確使用短信進行工作溝通和業務聯系，不得利用短信進行違法、違規或損害公司利益的行為。四、短信使用原則1.合法性原則：短信使用應符合國家法律法規和公司相關規定，不得發送違法、違規或不良信息。2.準確性原則：短信內容應準確、清晰、簡潔，避免產生歧義或誤解。3.及時性原則：應及時發送和回復短信，確保信息的時效性，不得拖延或遺漏重要信息。4.保密性原則：對涉及公司機密、客戶隱私等敏感信息的短信，應采取相應的保密措施，確保信息的安全。5.禮貌性原則：短信溝通應注意禮貌用語，尊重對方，不得使用粗俗、侮辱性或攻擊性的語言。短信發送管理一、短信發送范圍1.內部溝通：用于本機構內部員工之間的工作溝通、通知、協調等。2.外部溝通：用于與客戶、合作伙伴、供應商等進行業務聯系、服務通知、促銷活動等。二、短信發送流程1.發送申請：需要發送短信的部門或員工應填寫《短信發送申請表》（見附件1），注明短信發送的目的、對象、內容等相關信息，經部門負責人審核簽字后，提交給人事行政部門。2.審核批準：人事行政部門對《短信發送申請表》進行審核，確認短信內容符合本制度規定后，報分管領導批準。3.短信發送：經批準后的短信由人事行政部門統一安排發送，確保短信的及時、準確發送。4.記錄備案：人事行政部門應對每次短信發送情況進行記錄，包括發送時間、發送對象、發送內容等，以備查閱。三、短信內容要求1.主題明確：短信應具有明確的主題，便于接收方快速了解短信的主要內容。2.內容簡潔：短信內容應簡潔明了，避免冗長、復雜的句子和段落，一般不超過140字。3.語言規范：使用規范的語言文字，不得使用錯別字、語病或不規范的表達方式。4.格式統一：短信應采用統一的格式，包括開頭稱呼、正文內容、結尾祝福語等，體現公司的形象和規范。5.重要信息突出：對于重要的信息，應在短信中突出顯示，如使用加粗、變色等方式，以引起接收方的注意。四、短信發送頻率限制1.內部溝通：應避免頻繁發送短信，以免影響工作效率和造成信息干擾。一般情況下，每天每個員工的內部短信發送次數不得超過10次。2.外部溝通：對于與客戶、合作伙伴等的業務聯系短信，應根據實際情況合理安排發送頻率，不得過度騷擾對方。一般情況下，每月每個員工的外部短信發送次數不得超過50次。五、短信發送對象限制1.內部溝通：應僅限于本機構內部員工，不得發送給外部人員。2.外部溝通：應根據業務需要，選擇合適的發送對象，不得隨意發送給無關人員。對于涉及多個接收方的短信，應確保接收方均為與業務相關的人員。短信接收管理一、短信接收要求1.及時查看：員工應及時查看自己的手機短信，不得忽視或遺漏重要信息。一般情況下，應在收到短信后的1小時內查看并回復。2.準確回復：對于收到的短信，應及時進行回復，確保信息的溝通順暢。回復應簡潔明了，表達清楚自己的意見和態度。3.保密處理：對于涉及公司機密、客戶隱私等敏感信息的短信，應嚴格保密，不得隨意泄露給他人。二、短信回復流程1.回復原則：一般情況下，應在收到短信后的1小時內進行回復。對于復雜的問題或需要進一步溝通的情況，應在24小時內回復。2.回復內容：回復應針對短信的內容進行回復，不得偏離主題或答非所問。回復應簡潔明了，表達清楚自己的意見和態度。3.確認回復：對于重要的短信或需要對方確認的情況，應在回復中要求對方進行確認，以確保信息的準確性和有效性。三、短信存儲管理1.員工應將重要的短信進行存儲，以備查閱。一般情況下，應將與工作相關的短信至少保存6個月，與客戶相關的短信至少保存1年。2.人事行政部門應定期對短信存儲情況進行檢查和清理，刪除過期或無用的短信，確保短信存儲的合理性和安全性。附則一、本制度由人事行政部門負責解釋和修訂。二、本制度自發布之日起生效，原有的相關制度同時廢止。三、本制度如有未盡事宜，按照國家法律法規和公司相關規定執行。