分公司收發文管理制度一、總則（一）目的為規范分公司收發文管理工作，確保文件傳遞的及時、準確、安全，提高工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于分公司各部門及全體員工。（三）基本原則1.準確及時原則：確保文件收發、傳遞、處理的準確性和及時性，不延誤、不積壓。2.安全保密原則：嚴格遵守國家有關保密規定，確保文件信息安全，防止文件丟失、泄密。3.規范統一原則：收發文管理工作應遵循統一的流程和標準，確保文件管理的規范性和一致性。二、收文管理（一）收文渠道1.上級機關文件：通過機要交換、專人送達等方式接收。2.外部單位來文：通過郵政快遞、電子郵件、專人送達等方式接收。3.內部部門之間文件：通過內部辦公系統、專人傳遞等方式接收。（二）收文登記1.設立專門的收文登記簿，對收到的文件進行詳細登記。登記內容包括文件編號、來文單位、來文日期、文件標題、文號、密級、份數、附件等。2.收文人員在收到文件后，應及時進行登記，并在文件首頁加蓋“收文章”，注明收文日期。（三）文件傳閱1.根據文件內容和性質，確定傳閱范圍。一般文件由辦公室主任確定傳閱范圍，重要文件由分公司領導確定傳閱范圍。2.辦公室工作人員按照傳閱范圍，將文件依次傳遞給相關人員，并做好傳閱記錄。傳閱記錄應包括傳閱時間、傳閱人姓名、傳閱意見等。3.傳閱人員應在規定時間內將文件閱畢，并簽署傳閱意見。如有批示、辦理要求等，應及時反饋給辦公室。（四）文件辦理1.承辦部門收到傳閱文件后，應按照文件要求和領導批示，及時辦理。辦理結果應在規定時間內反饋給辦公室。2.需要回復的文件，承辦部門應按照來文單位要求，及時起草回復文件，并經部門負責人審核、分公司領導簽發后，加蓋分公司印章，按時回復。3.對于涉及多個部門的文件，由辦公室協調相關部門共同辦理，并明確主辦部門和協辦部門。主辦部門負責牽頭組織辦理工作，協辦部門應積極配合。（五）文件催辦1.辦公室負責對文件辦理情況進行催辦。對于重要文件和緊急文件，應重點催辦。2.催辦方式可采用電話催辦、書面催辦等。催辦時應明確催辦事項、催辦對象、催辦時間等，并做好催辦記錄。3.承辦部門應及時向辦公室反饋文件辦理進展情況，對于因特殊原因不能按時辦理的，應說明原因并提出延期辦理申請。（六）文件歸檔1.文件辦理完畢后，承辦部門應及時將文件原件及相關資料整理歸檔。歸檔文件應齊全、完整、準確，符合檔案管理要求。2.辦公室定期對歸檔文件進行整理、裝訂，并移交分公司檔案室統一保管。檔案室應建立健全檔案管理制度，確保檔案的安全和有效利用。三、發文管理（一）發文流程1.擬稿：由相關部門或人員根據工作需要起草文件初稿。擬稿應內容準確、表述清晰、格式規范，并注明主送單位、抄送單位、密級等。2.審核：擬稿完成后，交由部門負責人進行審核。審核內容包括文件內容的準確性、合法性、規范性，以及與相關政策法規和公司制度的一致性等。3.會簽：涉及多個部門的文件，需進行會簽。會簽部門應認真審核文件內容，并簽署意見。4.簽發：審核通過的文件，由分公司領導簽發。重要文件需經分公司領導班子集體研究決定后簽發。5.編號：辦公室對簽發后的文件進行編號，編號應遵循一定的規則，確保文件編號的唯一性。6.排版：辦公室按照公司統一的公文格式要求，對文件進行排版。排版應做到頁面整潔、字體規范、格式統一。7.校對：排版完成后，由擬稿人或專人進行校對，確保文件內容準確無誤。8.印制：校對無誤后，交由辦公室統一印制。印制應保證文件質量，字跡清晰、圖案完整。9.蓋章：文件印制完成后，加蓋分公司印章。蓋章應位置準確、清晰端正。10.分發：辦公室按照文件的主送單位、抄送單位，將文件進行分發。分發可采用郵寄、專人送達、內部辦公系統發送等方式。（二）發文要求1.嚴格控制發文數量，可發可不發的文件堅決不發。能通過電話、電子郵件等方式解決問題的，不再行文。2.發文應注重針對性和實效性，突出主題，簡明扼要，避免冗長繁瑣。3.發文格式應嚴格按照國家有關公文格式標準和公司統一要求執行，確保文件的規范性和嚴肅性。（三）電子公文管理1.推行電子公文處理，提高工作效率。電子公文應采用公司統一的電子公文系統進行起草、審核、簽發、傳輸等操作。2.電子公文的格式應符合國家有關標準和公司要求，文件內容應進行加密處理，確保安全。3.電子公文的收發、處理、存儲等應建立相應的管理制度，定期進行備份，防止數據丟失。四、文件保密管理（一）保密制度1.建立健全文件保密制度，明確保密責任，加強對文件保密工作的管理。2.對涉及公司機密、商業秘密等重要文件，應嚴格控制知悉范圍，采取必要的保密措施。（二）保密措施1.涉密文件應在專門的保險柜中存放，并有專人負責保管。2.閱讀和使用涉密文件應在符合保密要求的場所進行，不得擅自將涉密文件帶出辦公區域。3.復印、摘抄涉密文件應經批準，并嚴格控制份數。復印件和摘抄件應按照涉密文件進行管理。4.銷毀涉密文件應按照規定程序進行，確保文件信息徹底銷毀，防止泄密。五、文件管理監督與考核（一）監督檢查1.辦公室定期對分公司收發文管理工作進行監督檢查，及時發現問題并督促整改。2.監督檢查內容包括文件收發登記情況、傳閱辦理情況、歸檔情況、保密情況等。（二）考核評價1.將收發文管理工作納入部門和員工績效考核體系，對工作表現突出的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對違反收發文管理制度的部門和個人，視情節輕重給予批評教育