市場局對證照管理制度一、總則（一）目的為加強公司證照管理，規范證照的申請、領取、使用、保管、年審、變更及注銷等流程，確保公司證照的安全與有效使用，維護公司合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各類經營許可證、營業執照、資質證書、認證證書等相關證照的管理。（三）職責分工1.綜合管理部負責公司證照的統一歸口管理，建立證照管理臺賬，記錄證照的基本信息、領取時間、有效期、使用情況等。按照規定及時辦理證照的申請、領取、年審、變更、注銷等手續，確保證照的合法性和有效性。負責證照的保管，設立專門的證照保管場所，配備必要的安全設施，確保證照的安全存放。監督檢查各部門對證照的使用情況，發現問題及時督促整改。2.相關業務部門負責本部門所需證照的申請資料準備，并提交綜合管理部審核。在業務活動中需要使用證照時，提前向綜合管理部提出申請，經批準后按照規定使用，并妥善保管，使用完畢后及時歸還。配合綜合管理部做好證照的年審、變更、注銷等工作，提供相關資料和信息。二、證照的申請與領取（一）申請資料準備1.各業務部門根據業務需要，確定所需申請的證照類型，并按照市場局等相關部門的要求，準備齊全申請資料。申請資料一般包括但不限于：公司營業執照副本復印件、法定代表人身份證明、申請書、公司章程、場地證明、人員資質證明、產品或服務相關資料等。2.申請資料應真實、準確、完整，由業務部門負責人審核簽字后提交綜合管理部。（二）審核與提交1.綜合管理部對業務部門提交的申請資料進行審核，重點審核資料的完整性、準確性和合規性。如發現資料不符合要求，及時反饋業務部門進行補充或修改。2.審核通過后，綜合管理部安排專人負責向市場局等相關部門提交申請，并跟蹤申請進度。（三）領取與登記1.證照領取后，綜合管理部指定專人負責核對證照內容與申請內容是否一致，確認無誤后進行登記。登記內容包括證照名稱、編號、頒發日期、有效期、領取時間等。2.將證照原件妥善保管在專門的證照保管場所，并建立電子檔案，掃描留存證照副本及相關申請資料，以便查閱和管理。三、證照的使用（一）使用申請1.公司內部各部門因業務需要使用證照時，應提前填寫《證照使用申請表》，注明使用目的、使用期限、使用范圍等信息。2.將申請表提交部門負責人審批，部門負責人審核同意后簽字，再提交綜合管理部審批。（二）審批流程1.綜合管理部收到《證照使用申請表》后，對使用目的、使用期限、使用范圍等進行審核。如涉及重要業務或重大事項，需報公司分管領導審批。2.審批通過后，綜合管理部在申請表上加蓋“同意使用”章，并注明批準日期。（三）使用規范1.證照使用人員應嚴格按照批準的使用目的、使用期限和使用范圍使用證照，不得擅自更改或擴大使用范圍。2.使用證照時，應確保證照的安全和完整，不得轉借、出租、涂改、偽造證照。3.使用完畢后，應及時將證照歸還綜合管理部，并在《證照使用登記表》上簽字確認。四、證照的保管（一）保管場所1.設立專門的證照保管室，配備保險柜、文件柜等必要的保管設施，確保證照存放安全。2.保管室應保持干燥、通風、整潔，防止證照受潮、發霉、損壞等。（二）保管方式1.證照原件應分類存放，按照證照類型、頒發部門、有效期等進行標識，便于查找和管理。2.建立證照借閱登記制度，詳細記錄證照的借閱時間、借閱人、歸還時間等信息。借閱人需在借閱登記表上簽字確認，借閱期限一般不得超過[X]個工作日。3.定期對證照進行盤點，確保賬實相符。如發現證照丟失、損壞等情況，應及時報告綜合管理部，并采取相應的補救措施。（三）安全防范1.保管室應安裝防盜門窗、監控設備等安全設施，確保證照保管場所的安全。2.加強對保管人員的安全教育，提高安全意識，嚴格遵守保管制度，防止證照被盜、被搶等事件發生。五、證照的年審與變更（一）年審管理1.綜合管理部應提前關注證照的年審時間，在規定時間內按照市場局等相關部門的要求準備年審資料。2.年審資料一般包括公司年度報告、財務報表、人員資質證明、場地使用證明等。資料準備齊全后，提交綜合管理部審核，審核通過后向相關部門提交年審申請。3.跟蹤年審進度，及時了解年審結果。如年審通過，將年審情況記錄在證照管理臺賬中；如年審不通過，應分析原因，采取有效措施進行整改，重新申請年審，確保證照的有效性。（二）變更管理1.當公司的名稱、法定代表人、經營范圍、注冊資本、地址等登記事項發生變更時，綜合管理部應及時按照市場局等相關部門的要求辦理證照變更手續。2.變更申請資料準備齊全后，提交綜合管理部審核，審核通過后向相關部門提交變更申請，并跟蹤變更進度。3.變更完成后，及時更新證照管理臺賬和電子檔案，確保證照信息的準確性和及時性。六、證照的注銷（一）注銷情形1.公司因經營期滿、解散、破產、被吊銷營業執照等原因終止經營活動時，應及時辦理相關證照的注銷手續。2.不再從事需要特定證照的業務活動時，也應按照規定辦理證照注銷。（二）注銷流程1.綜合管理部根據公司實際情況，確定需要注銷的證照類型，并按照市場局等相關部門的要求準備注銷申請資料。2.申請資料包括注銷申請書、營業執照副本原件、稅務注銷證明、相關業務終止證明等。資料準備齊全后，提交綜合管理部審核，審核通過后向相關部門提交注銷申請。3.跟蹤注銷進度，及時了解注銷結果。注銷完成后，將注銷情況記錄在證照管理臺賬中，并對相關證照進行銷毀或妥善處理。七、監督與檢查（一）定期檢查1.綜合管理部定期對公司證照的管理情況進行檢查，檢查內容包括證照的申請、領取、使用、保管、年審、變更、注銷等環節是否符合規定。2.檢查方式可采用查閱資料、實地查看、詢問相關人員等，對發現的問題及時記錄，并提出整改意見。（二）不定期抽查1.公司領導或相關部門可根據工作需要，對證照管理情況進行不定期抽查。2.抽查重點關注證照使用的合規性、保管的安全性等方面，對抽查中發現的問題及時督促整改，并對相關責任人進行問責。（三）責任追究1.對于違反本制度規定，導致證照丟失、損壞、被盜用、轉借等情況發生，給公司造成損失的，將追究相關責任人的責任。