工程公司公章管理制度一、總則（一）目的為加強工程公司公章管理，規范公章使用流程，確保公章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于工程公司總部及所屬各項目部、分公司、子公司等所有部門和人員。（三）基本原則1.嚴格審批原則：公章使用必須經過嚴格的審批流程，確保用章事項合法合規。2.安全保密原則：加強公章保管，防止公章被盜用、冒用或丟失，確保公章使用信息的安全保密。3.責任追究原則：對違反公章管理制度的行為，追究相關責任人的責任。二、公章的種類及用途（一）公司公章1.用于以公司名義對外簽訂的合同、協議、文件、信函等具有法律效力的文書。2.用于公司對外的重要證明、聲明等。（二）合同專用章專門用于簽訂各類合同，具有與公司公章同等的法律效力。（三）財務專用章用于公司財務結算、票據開具、資金收付等財務相關業務。（四）法人章用于公司法定代表人在特定文件、票據上的簽字蓋章。（五）部門章1.各部門根據工作需要刻制的部門章，用于本部門內部的文件往來、資料傳遞等，不具有對外法律效力。2.部門章的使用范圍由各部門自行界定，但必須報公司辦公室備案。三、公章的刻制、啟用與廢止（一）刻制1.因工作需要刻制公章的，由使用部門提出申請，填寫《公章刻制申請表》，詳細說明刻制公章的名稱、用途、數量等信息。2.申請表經部門負責人簽字、分管領導審核、總經理批準后，由公司辦公室統一辦理刻制手續。3.公章刻制必須選擇具有合法資質的印章制作單位，確保公章質量和安全性。（二）啟用1.新刻制的公章啟用前，由公司辦公室負責在《公章啟用登記表》上登記公章名稱、啟用日期、保管人等信息，并留存印模。2.啟用后的公章由保管人妥善保管，并按照本制度規定的流程使用。（三）廢止1.公章因磨損、遺失、變更等原因需要廢止的，由保管人填寫《公章廢止申請表》，說明廢止原因。2.申請表經部門負責人簽字、分管領導審核、總經理批準后，由公司辦公室負責收繳廢止公章，并在《公章廢止登記表》上登記相關信息。3.廢止的公章應及時銷毀，銷毀過程要有專人監督，并在《公章銷毀登記表》上簽字確認。四、公章的保管（一）保管責任1.公司公章由公司辦公室指定專人保管，合同專用章由合同管理部門指定專人保管，財務專用章由財務部門指定專人保管，法人章由法定代表人或其授權的專人保管。2.各部門章由各部門指定專人保管，并報公司辦公室備案。3.公章保管人應嚴格履行保管職責，確保公章安全，不得擅自將公章交與他人保管或使用。（二）保管要求1.公章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、鐵皮柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮等設施。2.公章保管人應妥善保管公章使用記錄，包括用章時間、用章事項、用章人等信息，以備查閱。3.公章保管人因工作調動、離職等原因不再負責保管公章時，應及時辦理公章交接手續，確保公章安全移交。五、公章的使用（一）使用流程1.用章人填寫《公章使用申請表》，詳細說明用章事項、用章文件名稱、份數、用章時間等信息，并簽字確認。2.申請表經部門負責人審核簽字后，報分管領導審批。3.分管領導審批同意后，用章人將申請表交公章保管人，由公章保管人對照申請表內容進行核對，無誤后在用章位置加蓋公章，并在《公章使用登記表》上登記相關信息。4.涉及重大事項或金額較大的合同用章，需經總經理批準后方可使用。（二）使用限制1.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公章。2.如因工作需要確需在空白紙張上加蓋公章的，必須在空白處注明用途，并經分管領導批準。3.公章使用應嚴格按照規定的用途和范圍使用，不得超出授權范圍使用公章。（三）特殊情況處理1.因緊急情況無法事先履行審批手續的，用章人應電話請示分管領導同意后先行用章，并在事后及時補辦審批手續。2.對于異地用章的情況，原則上應通過郵寄、傳真等方式將用章文件傳回公司辦理審批手續后再行用章。如因特殊原因無法傳回的，可由用章人通過電話、電子郵件等方式向公司領導請示，經同意后先在當地公證機構辦理公證手續，再行用章。六、公章使用的監督與檢查（一）定期檢查1.公司辦公室定期對公章的保管和使用情況進行檢查，檢查內容包括公章保管是否安全、使用流程是否規范、使用記錄是否完整等。2.檢查結果應形成書面報告，對發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）不定期抽查1.公司領導或相關部門可根據工作需要對公章使用情況進行不定期抽查，確保公章使用的合法性和規范性。2.對于抽查中發現的問題，應及時責令整改，并追究相關責任人的責任。七、公章使用的風險防范（一）法律風險防范1.加強對用章事項的合法性審查，確保用章行為符合法律法規的規定。2.在簽訂合同等重要文件時，應嚴格按照合同審批流程進行審核，避免出現法律漏洞。3.對于涉及重大法律糾紛或風險的用章事項，應及時咨詢公司法律顧問的意見。（二）管理風險防范1.建立健全公章管理制度，明確各環節的職責和流程，加強對公章使用的全過程管理。2.加強對公章保管人的培訓和教育，提高其責任意識和風險防范意識。3.定期對公章使用情況進行統計分析，及時發現潛在的管理風險，并采取相應的措施加以防范。八、責任追究（一）違規責任1.對于違反本制度規定使用公章的行為，視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.因違規使用公章給公司造成經濟損失或其他不良影響的，應依法追究相關責任人的經濟賠償責任和法律責任。（二）保管責任1.公章保管人因保管不善導致公章被盜用、冒用或丟失的，應立即向公司報告，并采取相應的措施防止損失擴大。2.對于因保管人失職造成公司損失的，應依法追究保管人的經濟賠償責任和法律責任。九、附則