學校購買小組管理制度一、總則（一）目的為規范學校購買小組的工作流程，提高采購效率，保證采購質量，加強對采購活動的監督與管理，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學校購買小組負責的所有采購項目，包括但不限于教學設備、辦公用品、后勤物資等的采購。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規及學校相關規定。2.公正性原則：采購過程應公平、公正，維護學校和供應商的合法權益。3.公開性原則：除涉及保密事項外，采購信息應公開透明。4.效益性原則：在保證質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高資金使用效益。二、組織架構與職責（一）購買小組組成學校購買小組由學校相關部門負責人、專業技術人員、財務人員等組成。（二）職責分工1.組長職責全面負責購買小組的工作，組織制定采購計劃和采購方案。協調解決采購過程中的重大問題，監督采購工作的執行情況。對采購結果進行審核和決策。2.成員職責參與采購需求的調研和分析，提供專業意見和建議。協助組長制定采購計劃和采購方案，參與采購文件的編制。負責采購項目的具體實施，包括供應商的選擇、談判、合同簽訂等。對采購項目進行跟蹤和驗收，確保采購質量和進度。負責采購資料的整理和歸檔，配合財務部門進行采購款項的支付。三、采購流程（一）采購需求申報1.各部門根據教學、科研、管理等工作需要，填寫《采購需求申請表》，詳細說明采購項目的名稱、規格型號、數量、技術參數、預算金額、采購時間等內容。2.《采購需求申請表》經部門負責人審核簽字后，提交給購買小組組長。（二）采購計劃制定1.購買小組組長收到《采購需求申請表》后，組織成員對采購需求進行評估和審核。2.根據評估結果，制定采購計劃，明確采購項目的采購方式、采購時間、采購預算等內容。3.采購計劃經學校相關領導審批后實施。（三）采購方式選擇1.學校采購項目的采購方式主要包括公開招標、邀請招標、競爭性談判、單一來源采購、詢價采購等。2.購買小組應根據采購項目的特點、預算金額、采購時間等因素，選擇合適的采購方式，并按照相關規定履行審批手續。3.對于達到公開招標數額標準的采購項目，應當采用公開招標方式進行采購；因特殊情況需要采用其他采購方式的，應當在采購活動開始前獲得學校相關領導的批準。（四）采購文件編制1.根據采購方式和采購需求，購買小組負責編制采購文件，包括招標文件、談判文件、詢價文件等。2.采購文件應明確采購項目的技術規格、商務條款、評標標準、合同條款等內容，確保采購文件的完整性、準確性和公正性。3.采購文件編制完成后，經購買小組組長審核簽字后發布。（五）供應商選擇與采購實施1.公開招標采購項目購買小組在指定媒體上發布招標公告，邀請符合條件的供應商參加投標。對供應商的投標文件進行開標、評標，按照評標標準確定中標供應商。向中標供應商發出中標通知書，并與中標供應商簽訂采購合同。2.邀請招標采購項目購買小組向符合條件的供應商發出投標邀請書，邀請其參加投標。對供應商的投標文件進行開標、評標，按照評標標準確定中標供應商。向中標供應商發出中標通知書，并與中標供應商簽訂采購合同。3.競爭性談判采購項目購買小組成立談判小組，與符合條件的供應商進行談判。在談判過程中，談判小組可以要求供應商對談判文件進行澄清、說明或者提供補充材料。根據談判結果，確定成交供應商，并與成交供應商簽訂采購合同。4.單一來源采購項目購買小組對符合單一來源采購條件的項目進行公示，公示期不少于5個工作日。公示無異議后，購買小組與供應商進行協商，確定成交價格，并簽訂采購合同。5.詢價采購項目購買小組向符合條件的供應商發出詢價通知書，要求其在規定時間內報價。對供應商的報價進行比較，選擇報價最低且符合采購需求的供應商作為成交供應商。向成交供應商發出成交通知書，并與成交供應商簽訂采購合同。（六）合同簽訂與履行1.采購合同由購買小組負責起草，經學校法律顧問審核后，由學校法定代表人或其授權代表與供應商簽訂。2.采購合同應明確雙方的權利和義務，包括采購項目的名稱、規格型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等內容。3.購買小組應跟蹤采購合同的履行情況，及時協調解決合同履行過程中出現的問題。4.供應商應按照采購合同的約定履行義務，按時、按質、按量交付貨物或提供服務。（七）驗收與付款1.采購項目完成后，購買小組應組織相關部門和人員進行驗收。2.驗收人員應按照采購合同和相關標準對采購項目進行驗收，填寫《采購項目驗收報告》。3.驗收合格的采購項目，由財務部門按照采購合同的約定支付采購款項。4.驗收不合格的采購項目，購買小組應及時與供應商溝通協商，要求其限期整改或退換貨物。如供應商拒不整改或退換貨物，學校有權扣除相應的采購款項，并追究其違約責任。四、采購監督與管理（一）內部監督1.學校審計部門負責對采購活動進行審計監督，檢查采購程序是否合規、采購文件是否規范、采購合同是否履行等。2.學校紀檢監察部門負責對采購活動中的違規違紀行為進行調查處理，維護采購活動的公正性和嚴肅性。3.購買小組應定期向學校相關部門匯報采購工作進展情況，接受內部監督。（二）外部監督1.學校采購活動應接受社會公眾的監督，采購信息應及時公開，接受社會監督。2.供應商對采購活動有異議的，可以向學校提出質疑和投訴，學校應按照相關規定及時處理。五、采購人員行為規范（一）職業道德1.采購人員應遵守國家法律法規和學校的各項規章制度，誠實守信，廉潔奉公。2.采購人員應保守采購活動中的商業秘密，不得泄露采購信息和供應商信息。3.采購人員應尊重供應商，不得歧視、刁難供應商，不得接受供應商的賄賂和不正當利益。（二）工作紀律1.采購人員應按時參加購買小組組織的會議和培訓，認真履行職責。2.采購人員應嚴格按照采購流程和采購文件的要求開展工作，不得擅自更改采購程序和采購標準。3.采購人員應積極配合內部監督和外部