公司郵箱內部管理制度一、總則（一）目的為加強公司郵箱的使用管理，規范員工的郵箱使用行為，確保公司信息安全與溝通順暢，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工。（三）基本原則1.安全保密原則：確保公司郵箱信息的安全，防止信息泄露、被篡改或濫用。2.規范使用原則：員工應按照規定的方式和用途使用公司郵箱，不得進行違規操作。3.高效溝通原則：充分利用公司郵箱作為內部溝通的重要工具，提高工作效率。二、郵箱賬號管理（一）賬號申請1.新員工入職時，由人力資源部門負責為其申請公司郵箱賬號。賬號命名規則為：員工姓名全拼首字母+員工工號（例如：liusan_001）。2.員工需向人力資源部門提供準確的個人信息，包括姓名、部門、崗位等，以便順利開通郵箱賬號。（二）賬號權限1.公司郵箱賬號分為普通用戶賬號和管理員賬號。普通用戶賬號由員工本人使用，僅具有郵箱的基本收發郵件功能。2.管理員賬號由公司指定的專人負責管理，具有更高的權限，如賬號創建、刪除、權限設置等。（三）賬號密碼1.員工首次登錄公司郵箱時，需自行修改初始密碼。密碼應設置為包含字母、數字和特殊字符的強密碼，長度不少于[X]位。2.員工應妥善保管自己的郵箱密碼，不得將密碼告知他人。如發現密碼可能泄露，應及時修改密碼。（四）賬號停用與刪除1.員工離職或崗位調動時，人力資源部門應及時通知郵箱管理員停用其郵箱賬號。2.對于長期不使用或已離職員工的郵箱賬號，郵箱管理員應定期清理，刪除賬號及相關郵件數據。三、郵箱使用規范（一）郵件主題1.郵件主題應簡潔明了，準確概括郵件內容，便于收件人快速了解郵件主旨。2.主題應避免使用無意義或模糊的詞匯，如“重要”“緊急”等，以免誤導收件人。（二）郵件正文1.郵件正文應條理清晰，邏輯連貫，語言表達準確、簡潔。2.開頭應簡要說明郵件目的，結尾應明確提出需要收件人采取的行動或期望的回復。3.對于重要事項或復雜問題，應分點闡述，必要時可附上相關附件進行詳細說明。（三）郵件附件1.如需發送附件，應確保附件內容與郵件主題相關，且附件格式清晰、可正常打開。2.附件大小應符合公司郵箱的規定限制，如超過限制，應考慮通過其他方式（如云盤共享）提供附件。3.在郵件正文中應明確提及附件內容，以便收件人在查看郵件時能及時了解附件情況。（四）收件人1.發送郵件時，應準確填寫收件人郵箱地址，避免誤發或漏發。2.如郵件需要多人知曉，應使用抄送（CC）或密送（BCC）功能，但需明確說明抄送或密送的目的。3.盡量避免將無關人員加入收件人列表，以免造成信息干擾。（五）郵件發送時間1.非緊急情況下，應避免在節假日、周末或下班后發送重要郵件，以免打擾收件人休息。2.如遇緊急情況需要發送郵件，應在郵件主題中注明“緊急”字樣，并簡要說明緊急原因。（六）郵件回復1.收到郵件后，應及時回復。對于重要郵件，應在[X]個工作日內給予回復；對于一般性郵件，也應在合理時間內回復。2.回復郵件時，應針對原郵件內容進行回應，如有需要，可進一步補充相關信息。3.如無法及時回復郵件，應向發件人說明原因，并告知預計回復時間。四、信息安全管理（一）保密信息保護1.員工應嚴格遵守公司的保密制度，不得通過公司郵箱發送涉及公司商業秘密、技術秘密、客戶信息等保密內容的郵件。2.對于確需發送的保密信息，應采取加密等安全措施，并確保收件人具有相應的保密權限。（二）病毒防范1.員工應避免從不可信來源下載附件，以防感染病毒。如收到可疑附件，應先進行病毒掃描后再打開。2.如發現電腦感染病毒，應及時采取措施進行清除，并通知公司IT部門協助處理。同時，應避免通過公司郵箱傳播病毒。（三）網絡安全1.員工應遵守國家網絡安全法律法規，不得利用公司郵箱進行非法活動，如發送垃圾郵件、網絡詐騙等。2.注意保護公司郵箱賬號安全，防止賬號被盜用。如發現異常登錄情況，應立即修改密碼，并通知郵箱管理員。五、監督與考核（一）監督機制1.公司郵箱管理員負責對員工的郵箱使用情況進行日常監督，包括郵件收發記錄、賬號使用情況等。2.人力資源部門和其他相關部門可根據工作需要，對員工的郵箱使用情況進行抽查。（二）違規處理1.對于違反本制度的員工，公司將視情節輕重給予相應的處理，包括但不限于警告、罰款、降職、辭退等。2.如因員工違規使用公司郵箱導致公司信息泄露、遭受損失或引發其他不良后果的，員工應承擔相應的法律責任。（三）考核指標1.將員工的郵箱使用規范情況納入績效考核體系，作為考核員工工作表現的一項指標。2.考核內容包括郵件主題的準確性、正文的規范性、附件的管理、回復的及時性等方面。六、附則（一）制度解釋權本制度由公司人力資源部門負責解釋。（二）制度修訂本制度將根據公司實際情況和法律