公司預(yù)定酒店管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司員工因公務(wù)出差、業(yè)務(wù)洽談、會(huì)議培訓(xùn)等活動(dòng)預(yù)定酒店的行為，確保酒店預(yù)定工作的順利進(jìn)行，保障公司利益，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工在因公務(wù)需要預(yù)定酒店的情況。（三）基本原則1.合規(guī)性原則：酒店預(yù)定必須符合國(guó)家法律法規(guī)以及公司的相關(guān)規(guī)定。2.經(jīng)濟(jì)性原則：在滿足業(yè)務(wù)需求的前提下，盡量選擇性價(jià)比高的酒店，控制酒店費(fèi)用支出。3.便利性原則：優(yōu)先選擇交通便利、周邊配套設(shè)施完善的酒店，以方便員工開(kāi)展工作。4.審批流程規(guī)范原則：嚴(yán)格按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行酒店預(yù)定申請(qǐng)，確保預(yù)定信息準(zhǔn)確、合理。二、酒店預(yù)定申請(qǐng)流程（一）申請(qǐng)員工因公務(wù)需要預(yù)定酒店時(shí)，應(yīng)提前填寫(xiě)《酒店預(yù)定申請(qǐng)表》。申請(qǐng)表應(yīng)詳細(xì)注明出差或業(yè)務(wù)活動(dòng)的時(shí)間、地點(diǎn)、預(yù)計(jì)入住天數(shù)、同行人數(shù)、酒店檔次要求、特殊需求等信息。（二）審批1.部門(mén)負(fù)責(zé)人審批：?jiǎn)T工所在部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)根據(jù)工作實(shí)際情況，對(duì)酒店預(yù)定申請(qǐng)進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核出差或業(yè)務(wù)活動(dòng)的必要性、酒店檔次選擇的合理性等。如同意申請(qǐng)，在申請(qǐng)表上簽署意見(jiàn)并簽字。2.分管領(lǐng)導(dǎo)審批：對(duì)于涉及金額較大、重要業(yè)務(wù)活動(dòng)或特殊情況的酒店預(yù)定申請(qǐng)，需報(bào)分管領(lǐng)導(dǎo)審批。分管領(lǐng)導(dǎo)應(yīng)綜合考慮公司整體利益、預(yù)算安排等因素，做出審批決定，并簽字確認(rèn)。3.財(cái)務(wù)部門(mén)審核：財(cái)務(wù)部門(mén)對(duì)酒店預(yù)定申請(qǐng)進(jìn)行財(cái)務(wù)審核，主要審核費(fèi)用預(yù)算是否在公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)范圍內(nèi)。如預(yù)算超支，需說(shuō)明原因并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。審核通過(guò)后，財(cái)務(wù)部門(mén)在申請(qǐng)表上蓋章。（三）預(yù)定執(zhí)行經(jīng)審批通過(guò)的《酒店預(yù)定申請(qǐng)表》交至行政部門(mén)，行政部門(mén)負(fù)責(zé)按照申請(qǐng)表上的信息進(jìn)行酒店預(yù)定。行政部門(mén)應(yīng)選擇與公司有合作協(xié)議或信譽(yù)良好的酒店進(jìn)行預(yù)定，并確保預(yù)定信息準(zhǔn)確無(wú)誤。在預(yù)定成功后，及時(shí)將酒店名稱(chēng)、地址、聯(lián)系方式、入住時(shí)間、退房時(shí)間等信息反饋給申請(qǐng)員工。三、酒店選擇標(biāo)準(zhǔn)（一）地理位置1.優(yōu)先選擇位于公司業(yè)務(wù)活動(dòng)區(qū)域附近或交通樞紐周邊的酒店，方便員工出行，減少路途時(shí)間成本。2.對(duì)于出差到外地的情況，應(yīng)選擇靠近當(dāng)?shù)刂饕虅?wù)中心、會(huì)議場(chǎng)所或客戶所在地的酒店。（二）酒店檔次1.根據(jù)業(yè)務(wù)活動(dòng)的性質(zhì)、重要程度以及預(yù)算情況，合理選擇酒店檔次。一般情況下，普通業(yè)務(wù)出差可選擇經(jīng)濟(jì)實(shí)惠型酒店；重要商務(wù)洽談、大型會(huì)議培訓(xùn)等活動(dòng)可選擇中高端酒店。2.嚴(yán)禁超標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定酒店，如因特殊原因需要選擇高于標(biāo)準(zhǔn)檔次的酒店，必須提前經(jīng)過(guò)特別審批。（三）設(shè)施與服務(wù)1.酒店應(yīng)具備基本的住宿設(shè)施，如干凈整潔的房間、舒適的床鋪、完善的衛(wèi)生設(shè)施等。2.提供良好的餐飲服務(wù)，包括早餐質(zhì)量、餐廳環(huán)境等方面能夠滿足員工需求。3.具備必要的會(huì)議、商務(wù)設(shè)施，如會(huì)議室、商務(wù)中心、無(wú)線網(wǎng)絡(luò)等，以滿足業(yè)務(wù)活動(dòng)的開(kāi)展。4.酒店服務(wù)人員應(yīng)具備良好的服務(wù)態(tài)度和專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)，能夠及時(shí)響應(yīng)并解決員工遇到的問(wèn)題。（四）安全與衛(wèi)生1.酒店應(yīng)具備完善的安全保障措施，如門(mén)禁系統(tǒng)、監(jiān)控設(shè)備、安保人員等，確保員工人身和財(cái)產(chǎn)安全。2.嚴(yán)格遵守衛(wèi)生標(biāo)準(zhǔn)，房間、餐廳、公共區(qū)域等應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，無(wú)異味、無(wú)蟲(chóng)害。四、酒店費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)及支付方式（一）費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)1.公司根據(jù)不同地區(qū)、不同檔次酒店制定相應(yīng)的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)。具體標(biāo)準(zhǔn)如下：一線城市：經(jīng)濟(jì)實(shí)惠型酒店每晚不超過(guò)[X]元；中高端酒店每晚不超過(guò)[X]元。二線城市：經(jīng)濟(jì)實(shí)惠型酒店每晚不超過(guò)[X]元；中高端酒店每晚不超過(guò)[X]元。三線及以下城市：經(jīng)濟(jì)實(shí)惠型酒店每晚不超過(guò)[X]元；中高端酒店每晚不超過(guò)[X]元。2.如因特殊情況需要超出費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)，必須在預(yù)定申請(qǐng)中詳細(xì)說(shuō)明原因，并經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。（二）支付方式1.原則上由公司統(tǒng)一支付酒店費(fèi)用。行政部門(mén)在酒店預(yù)定成功后，按照公司財(cái)務(wù)制度辦理付款手續(xù)。2.如遇特殊情況需要員工先行墊付酒店費(fèi)用的，員工應(yīng)在入住酒店前向行政部門(mén)報(bào)備，并在退房后及時(shí)提供正規(guī)發(fā)票及費(fèi)用明細(xì)，經(jīng)審核無(wú)誤后，由公司報(bào)銷(xiāo)給員工。五、入住與退房管理（一）入住1.員工應(yīng)按照預(yù)定的入住時(shí)間準(zhǔn)時(shí)到達(dá)酒店辦理入住手續(xù)。如有特殊情況不能按時(shí)入住，應(yīng)提前與酒店聯(lián)系說(shuō)明原因，避免產(chǎn)生不必要的費(fèi)用。2.辦理入住手續(xù)時(shí)，員工應(yīng)仔細(xì)核對(duì)酒店提供的入住信息，如房間號(hào)、房?jī)r(jià)、入住天數(shù)等，確保準(zhǔn)確無(wú)誤。如有疑問(wèn)，及時(shí)與酒店溝通解決。（二）退房1.員工應(yīng)按照預(yù)定的退房時(shí)間辦理退房手續(xù)，避免逾期產(chǎn)生額外費(fèi)用。2.在退房前，員工應(yīng)檢查房間內(nèi)的設(shè)施設(shè)備是否完好，如有損壞應(yīng)及時(shí)告知酒店工作人員，并按照酒店規(guī)定進(jìn)行賠償。3.員工辦理退房手續(xù)后，應(yīng)及時(shí)將房卡、發(fā)票等相關(guān)憑證交至行政部門(mén)備案。六、酒店變更與取消規(guī)定（一）變更1.如因特殊原因需要變更酒店預(yù)定信息，員工應(yīng)提前[X]個(gè)工作日填寫(xiě)《酒店預(yù)定變更申請(qǐng)表》，說(shuō)明變更原因及變更后的酒店信息。2.酒店預(yù)定變更申請(qǐng)表的審批流程與原預(yù)定申請(qǐng)流程相同，經(jīng)審批通過(guò)后方可進(jìn)行變更操作。3.因變更酒店產(chǎn)生的費(fèi)用差額，按照“誰(shuí)變更、誰(shuí)負(fù)責(zé)”的原則處理。如因公司原因?qū)е伦兏?，費(fèi)用由公司承擔(dān)；如因員工個(gè)人原因?qū)е伦兏M(fèi)用由員工自行承擔(dān)。（二）取消1.如需取消酒店預(yù)定，員工應(yīng)提前[X]個(gè)工作日填寫(xiě)《酒店預(yù)定取消申請(qǐng)表》，說(shuō)明取消原因。2.酒店預(yù)定取消申請(qǐng)表的審批流程與原預(yù)定申請(qǐng)流程相同，經(jīng)審批通過(guò)后方可取消預(yù)定。3.如因公司原因取消酒店預(yù)定，行政部門(mén)應(yīng)及時(shí)與酒店溝通協(xié)調(diào)，盡量避免產(chǎn)生違約金等損失。如因員工個(gè)人原因取消酒店預(yù)定，導(dǎo)致酒店收取違約金等費(fèi)用的，由員工自行承擔(dān)。七、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.行政部門(mén)定期對(duì)酒店預(yù)定情況進(jìn)行統(tǒng)計(jì)分析，檢查是否存在違反本制度的行為，如超標(biāo)準(zhǔn)預(yù)定、未經(jīng)審批預(yù)定等。2.財(cái)務(wù)部門(mén)定期對(duì)酒店費(fèi)用支出進(jìn)行審計(jì)，核實(shí)費(fèi)用是否符合公司規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)和審批流程，對(duì)發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題及時(shí)進(jìn)行整改。（二）員工監(jiān)督鼓勵(lì)公司員工對(duì)酒店預(yù)定過(guò)程中的違規(guī)行為進(jìn)行監(jiān)督舉報(bào)。對(duì)于經(jīng)查實(shí)的違規(guī)行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理。八、違規(guī)處理（一）對(duì)于違反本制度的員工，視情節(jié)輕重給予以下處理：1.情節(jié)較輕的，給予警告處分，并責(zé)令其改正違規(guī)行為，承擔(dān)相應(yīng)的費(fèi)用損失。2.情節(jié)較重的，給予記過(guò)處分，扣發(fā)一定比例的績(jī)效獎(jiǎng)金，并在公司內(nèi)部進(jìn)行通報(bào)批評(píng)。