工資記錄保存管理制度一、總則（一）目的為了規(guī)范公司工資記錄的保存管理，確保工資信息的準確性、完整性和安全性，維護員工的合法權(quán)益，同時滿足公司內(nèi)部管理和外部審計、監(jiān)管等要求，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工工資記錄的保存管理，包括工資核算、發(fā)放過程中涉及的各類數(shù)據(jù)、文件、報表等。（三）基本原則1.準確性原則：工資記錄應(yīng)真實、準確地反映員工的工資核算和發(fā)放情況，確保數(shù)據(jù)的可靠性。2.完整性原則：涵蓋工資核算的各個環(huán)節(jié)，包括考勤記錄、績效評估、獎金計算、扣款項目等相關(guān)信息，保證記錄的全面性。3.安全性原則：采取有效措施保護工資記錄的安全，防止信息泄露、篡改或丟失。4.保密性原則：嚴格遵守保密規(guī)定，對工資記錄中的敏感信息予以保密，未經(jīng)授權(quán)不得向任何無關(guān)人員透露。二、工資記錄的內(nèi)容（一）員工基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、身份證號碼、入職日期、崗位名稱、所屬部門等。2.員工聯(lián)系方式，包括手機號碼、電子郵箱等。（二）工資核算依據(jù)1.考勤記錄：詳細記錄員工的出勤情況，包括正常出勤天數(shù)、加班天數(shù)、請假天數(shù)（病假、事假、年假等）、遲到早退次數(shù)等。2.績效評估結(jié)果：記錄員工的績效考核得分、績效等級以及績效獎金的計算依據(jù)。3.崗位變動信息：如崗位晉升、降職、調(diào)崗等相關(guān)文件及變動時間。（三）工資構(gòu)成明細1.基本工資：根據(jù)員工崗位、職級確定的固定工資部分。2.績效工資：與員工績效評估結(jié)果掛鉤的工資部分。3.獎金：如月度獎金、季度獎金、年度獎金等，明確獎金的發(fā)放標準和計算方式。4.加班工資：按照國家法律法規(guī)和公司規(guī)定計算的加班報酬。5.津貼補貼：如交通補貼、餐補、通訊補貼、住房補貼等。6.其他工資項目：如特殊獎勵、補發(fā)工資等。（四）工資發(fā)放記錄1.每月工資發(fā)放金額、發(fā)放日期。2.工資發(fā)放方式，如銀行代發(fā)、現(xiàn)金發(fā)放等，并記錄相關(guān)銀行賬號或現(xiàn)金領(lǐng)取簽收情況。3.工資發(fā)放過程中的扣稅記錄，包括個人所得稅及其他代扣代繳款項。（五）工資調(diào)整記錄1.工資定期調(diào)整（如年度調(diào)薪）的文件依據(jù)、調(diào)整幅度、調(diào)整時間。2.因特殊情況（如崗位變動、績效特別優(yōu)秀等）導致工資臨時調(diào)整的相關(guān)記錄。（六）工資相關(guān)審批文件1.工資核算表審批簽字記錄，包括各級領(lǐng)導的審批意見和簽字。2.工資發(fā)放申請審批文件，確保工資發(fā)放流程合規(guī)。三、工資記錄的保存方式（一）電子存儲1.使用公司專門的人力資源管理系統(tǒng)（HR系統(tǒng)）進行工資數(shù)據(jù)的錄入、核算和存儲。HR系統(tǒng)應(yīng)具備完善的數(shù)據(jù)備份和恢復功能，定期對工資數(shù)據(jù)進行備份，備份數(shù)據(jù)存儲在安全的服務(wù)器或存儲設(shè)備上。2.建立電子工資檔案文件夾，按照年度和月份對工資記錄進行分類存儲，每個員工的工資記錄單獨建立子文件夾，包含上述規(guī)定的各項工資記錄文件。電子文件應(yīng)進行加密處理，設(shè)置不同級別的訪問權(quán)限，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能訪問和操作。（二）紙質(zhì)存儲1.打印并保存每月的工資核算表、工資發(fā)放明細表、工資條等紙質(zhì)文件。工資核算表應(yīng)包含詳細的工資計算過程和各項數(shù)據(jù)來源，由核算人員、審核人員簽字確認。2.將紙質(zhì)工資記錄按照年度和月份順序裝訂成冊，存放在專門的檔案柜中。檔案柜應(yīng)具備防火、防潮、防蟲等功能，確保紙質(zhì)記錄的安全保存。3.對于涉及工資調(diào)整、特殊獎勵等重要文件，應(yīng)同時保存紙質(zhì)原件和電子掃描件，以便查閱和核對。四、工資記錄的保存期限（一）常規(guī)保存期限1.工資記錄的電子和紙質(zhì)版本應(yīng)至少保存[X]年，自工資核算和發(fā)放完成之日起計算。2.在此期間，應(yīng)確保工資記錄的完整性和可追溯性，以便隨時查閱和審計。（二）特殊情況延長保存期限1.涉及勞動糾紛、稅務(wù)審計、法律訴訟等特殊情況時，工資記錄的保存期限應(yīng)根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和要求延長。在特殊情況結(jié)束后，按照規(guī)定的期限進行妥善處理。2.例如，若發(fā)生勞動糾紛，工資記錄需保存至糾紛解決完畢后[X]年；若面臨稅務(wù)審計，應(yīng)根據(jù)稅務(wù)部門要求保存相應(yīng)期限的工資記錄。五、工資記錄的查閱與使用（一）查閱權(quán)限1.員工本人：員工有權(quán)查閱自己的工資記錄，可通過HR系統(tǒng)查詢或申請查閱紙質(zhì)工資檔案。查閱時需填寫查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人簽字同意后，到人力資源部門進行查閱。2.人力資源部門工作人員：因工作需要，人力資源部門相關(guān)人員可查閱全體員工的工資記錄。查閱應(yīng)在規(guī)定的工作區(qū)域內(nèi)進行，并遵守公司的保密規(guī)定。3.財務(wù)部門工作人員：財務(wù)部門負責工資發(fā)放的人員可查閱與工資發(fā)放相關(guān)的記錄，以便進行賬務(wù)處理和核對。查閱時應(yīng)遵循財務(wù)管理制度和保密要求。4.審計、監(jiān)察部門人員：在進行內(nèi)部審計、監(jiān)察工作時，經(jīng)公司授權(quán)，審計、監(jiān)察部門人員可查閱工資記錄。查閱應(yīng)按照審計、監(jiān)察工作程序進行，查閱結(jié)果僅限用于內(nèi)部審計、監(jiān)察目的。5.其他部門負責人：因工作涉及員工薪酬管理相關(guān)事宜，經(jīng)公司領(lǐng)導批準，其他部門負責人可查閱本部門員工的工資記錄，但不得查閱其他部門員工的工資信息。（二）查閱流程1.申請：查閱人員需填寫《工資記錄查閱申請表》，注明查閱目的、查閱范圍（全體員工/特定員工）、查閱內(nèi)容等信息。2.審批：申請表經(jīng)相關(guān)負責人簽字審批，審批通過后交人力資源部門。3.查閱：人力資源部門安排專人協(xié)助查閱人員進行查閱，并做好查閱記錄。查閱記錄應(yīng)包括查閱時間、查閱人員、查閱內(nèi)容等信息。4.歸還：查閱完畢后，查閱人員應(yīng)將查閱的工資記錄及時歸還人力資源部門，不得擅自復印、拍照或帶出公司。如因工作需要確需復制部分工資記錄，應(yīng)另行填寫復制申請表，經(jīng)審批同意后按照規(guī)定進行復制。（三）使用限制1.工資記錄僅供內(nèi)部管理、審計、監(jiān)察等合法合規(guī)目的使用，未經(jīng)公司書面授權(quán)，任何人員不得將工資記錄用于其他用途。2.嚴禁泄露工資記錄中的員工個人隱私信息，如工資數(shù)額、銀行賬號等。如有違反，將依法追究相關(guān)人員的責任。六、工資記錄的保密措施（一）人員管理1.對涉及工資記錄管理的工作人員進行定期的保密培訓，提高保密意識，明確保密責任。2.與相關(guān)工作人員簽訂保密協(xié)議，明確保密義務(wù)和違約責任，確保工資記錄信息的安全。（二）物理安全1.工資記錄存儲場所應(yīng)設(shè)置門禁系統(tǒng)，限制無關(guān)人員進入。檔案柜應(yīng)加鎖，確保紙質(zhì)記錄的安全存放。2.電子存儲設(shè)備應(yīng)設(shè)置密碼保護，并定期更換密碼。存儲服務(wù)器應(yīng)放置在安全的機房內(nèi)，采取防火、防盜、防潮、防雷等措施。（三）網(wǎng)絡(luò)安全1.HR系統(tǒng)應(yīng)具備完善的網(wǎng)絡(luò)安全防護機制，防止外部網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露。定期進行系統(tǒng)漏洞掃描和修復，安裝防火墻、殺毒軟件等安全軟件。2.對工資數(shù)據(jù)的傳輸進行加密處理，確保數(shù)據(jù)在網(wǎng)絡(luò)傳輸過程中的安全性。（四）信息共享限制1.嚴格控制工資記錄信息的共享范圍，僅在必要的部門和人員之間進行共享。共享信息時應(yīng)明確共享目的、共享期限，并要求接收方簽署保密承諾書。2.禁止通過非公司指定的渠道（如個人郵箱、即時通訊工具等）傳輸工資記錄信息。七、工資記錄的變更與修正（一）變更情形1.員工個人信息發(fā)生變更，如姓名、身份證號碼、聯(lián)系方式、崗位、部門等，應(yīng)及時通知人力資源部門進行工資記錄的更新。2.工資核算依據(jù)發(fā)生變化，如考勤記錄有誤、績效評估結(jié)果調(diào)整、工資政策變動等，相關(guān)部門應(yīng)及時提供準確信息，以便人力資源部門對工資記錄進行修正。（二）變更流程1.信息提交：相關(guān)部門或員工本人填寫《工資記錄變更申請表》，詳細說明變更內(nèi)容及原因，并提供相關(guān)證明材料。2.審核：人力資源部門對變更申請進行審核，核實變更信息的真實性和準確性。審核通過后，在HR系統(tǒng)中進行相應(yīng)的修改，并更新紙質(zhì)工資記錄。3.審批：對于涉及工資調(diào)整、重要信息變更等情況，需按照公司規(guī)定的審批流程進行審批，審批通過后方可進行變更操作。（三）修正記錄1.如發(fā)現(xiàn)工資記錄存在錯誤或遺漏，應(yīng)及時進行修正。修正時應(yīng)注明修正日期、修正原因、修正內(nèi)容，并由修正人員簽字確認。2.對于因修正工資記錄導致員工工資數(shù)額變動的，應(yīng)及時通知員工本人，并說明變動原因和依據(jù)。八、工資記錄的銷毀（一）銷毀條件1.工資記錄保存期限屆滿，且不存在特殊情況需要延長保存期限的，可按照本制度規(guī)定進行銷毀。2.因公司業(yè)務(wù)調(diào)整、系統(tǒng)升級等原因，不再需要保存的工資記錄，經(jīng)公司批準后可進行銷毀。（二）銷毀流程1.申請：人力資源部門提出工資記錄銷毀申請，注明銷毀的工資記錄范圍、保存期限、銷毀原因等信息。2.審批：申請經(jīng)公司領(lǐng)導審批同意后，方可進行銷毀操作。3.銷毀方式：電子工資記錄應(yīng)采用安全的數(shù)據(jù)刪除方式，確保數(shù)據(jù)無法恢復。刪除操作應(yīng)在專人監(jiān)督下進行，并記錄刪除過程和相關(guān)信息。紙質(zhì)工資記錄應(yīng)進行粉碎或焚燒處理，確保記錄內(nèi)容無法還原。銷毀過程應(yīng)拍照記錄，并由監(jiān)督人員和銷毀人員簽字確認。4.記錄存檔：將工資記錄銷毀申請、審批文件、銷毀過程記錄等相關(guān)資料整理歸檔，保存[X]年，以備后續(xù)查閱。九、監(jiān)督與檢查（一）內(nèi)部監(jiān)督1.人力資源部門定期對工資記錄的保存管理情況進行自查，檢查工資記錄的完整性、準確性、安全性以及查閱、使用、變更、銷毀等流程的執(zhí)行情況。2.內(nèi)部審計部門定期對工資記錄保存管理進行審計，檢查是否符合本制度及相關(guān)法律法規(guī)的要求，發(fā)現(xiàn)問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（二）外部檢查應(yīng)對