學校實物收發管理制度一、總則1.目的為了加強學校實物收發管理，規范實物收發流程，確保學校各類物資的合理使用與妥善保管，提高物資使用效率，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于學校內所有實物的收發管理，包括但不限于辦公用品、教學設備、教材圖書、實驗器材、維修材料等各類物資。3.基本原則嚴格規范原則：實物收發各環節必須嚴格按照規定的流程和標準進行操作，確保收發工作的準確性和規范性。責任明確原則：明確各部門及相關人員在實物收發過程中的職責，做到責任到人，避免出現推諉扯皮現象。高效及時原則：優化實物收發流程，提高工作效率，及時滿足學校教學、科研及日常管理工作的需要。賬目清晰原則：建立健全實物收發賬目，做到賬物相符，定期進行盤點核對，確保物資信息準確無誤。二、實物采購管理1.采購計劃制定各部門根據教學、科研、日常辦公等工作需要，提前制定實物采購計劃。采購計劃應詳細列出所需物資的名稱、規格、型號、數量、預計采購時間等信息。采購計劃需經部門負責人審核簽字后，報學校分管領導審批。對于金額較大或涉及重要物資的采購計劃，需經學校領導班子集體研究決定。2.采購方式選擇根據采購物資的性質、金額及市場供應情況，選擇合適的采購方式。采購方式主要包括集中采購、分散采購、詢價采購、招標采購等。集中采購適用于通用性強、需求量大的物資，如辦公用品、教材圖書等。由學校統一組織采購，以降低采購成本。分散采購適用于專業性較強、個性化需求較高的物資，如實驗器材、專用設備等。由各部門自行組織采購，但需按照學校相關規定進行操作。詢價采購適用于金額較小、市場價格比較透明的物資。采購部門向多家供應商詢價，選擇價格合理、質量可靠的供應商進行采購。招標采購適用于金額較大、技術復雜或對學校發展具有重要影響的物資采購項目。按照國家及學校相關招投標法律法規的要求，組織公開招標或邀請招標。3.供應商選擇與管理建立供應商評估機制，對供應商的資質、信譽、產品質量、價格、售后服務等方面進行綜合評估。選擇優質供應商，建立長期穩定的合作關系。采購部門負責收集供應商信息，建立供應商檔案。檔案內容包括供應商營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、產品質量認證、業績情況、聯系方式等。定期對供應商進行考核評價，對于表現不佳的供應商，及時采取警告、暫停合作、終止合作等措施。4.采購合同簽訂采購業務達成后，采購部門應與供應商簽訂采購合同。采購合同應明確物資的名稱、規格、型號、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式等條款。采購合同經學校法律顧問審核后，由學校法定代表人或其授權代表簽字蓋章。合同簽訂后，采購部門應及時將合同副本分送相關部門存檔。5.采購驗收與付款物資到貨后，采購部門應及時通知使用部門、資產管理部門等相關人員進行驗收。驗收內容包括物資的數量、規格、型號、質量等是否符合合同要求。驗收合格后，由驗收人員在驗收單上簽字確認。驗收單應一式多份，分送采購部門、財務部門、資產管理部門等存檔。財務部門根據采購合同及驗收單，按照規定的付款方式和時間辦理付款手續。對于不符合合同要求的物資，財務部門有權拒絕付款，并及時通知采購部門與供應商協商解決。三、實物入庫管理1.入庫流程物資到貨后，采購人員應及時填寫入庫通知單，連同物資及相關憑證一并送交倉庫管理人員。倉庫管理人員根據入庫通知單，對物資的數量、規格、型號、質量等進行核對驗收。驗收合格后，辦理入庫手續，將物資存入相應的倉庫，并在入庫通知單上簽字確認。倉庫管理人員根據入庫通知單及驗收情況，在庫存管理系統中錄入物資入庫信息，更新庫存臺賬。2.入庫憑證入庫憑證主要包括采購合同、發票、送貨單、驗收單等。倉庫管理人員應認真審核入庫憑證的真實性、完整性和準確性，確保入庫物資信息與憑證一致。對于無采購合同或發票的物資，倉庫管理人員應拒絕辦理入庫手續，并及時通知采購部門。采購部門應及時與供應商聯系，補齊相關憑證后再辦理入庫。3.入庫物資分類存放倉庫管理人員應按照物資的類別、性質、用途等進行分類存放，便于物資的查找、盤點和管理。對于貴重物資、易燃易爆物資、危險化學品等特殊物資，應設置專門的存放區域，并采取相應的安全防護措施。4.庫存標識與標簽倉庫管理人員應對庫存物資設置明顯的標識和標簽，標明物資的名稱、規格、型號、數量、入庫時間、保質期等信息。庫存標識和標簽應保持清晰、準確、完整，如有損壞或丟失，應及時更換或補充。四、實物出庫管理1.出庫流程使用部門根據工作需要填寫出庫申請單，注明物資的名稱、規格、型號、數量、用途等信息，并經部門負責人簽字審批。出庫申請單提交給倉庫管理人員，倉庫管理人員根據庫存情況進行審核。對于庫存充足的物資，辦理出庫手續；對于庫存不足的物資，及時通知采購部門進行采購。倉庫管理人員按照出庫申請單的要求，從倉庫中取出相應的物資，并在出庫申請單上簽字確認。同時，在庫存管理系統中錄入物資出庫信息，更新庫存臺賬。物資出庫后，倉庫管理人員應將出庫申請單及相關憑證送交財務部門進行賬務處理。2.出庫憑證出庫憑證主要包括出庫申請單、領料單等。倉庫管理人員應認真審核出庫憑證的真實性、完整性和準確性，確保出庫物資信息與憑證一致。對于無出庫申請單或領料單的物資，倉庫管理人員應拒絕辦理出庫手續，并及時通知使用部門。使用部門應補齊相關憑證后再辦理出庫。3.特殊物資出庫管理對于貴重物資、易燃易爆物資、危險化學品等特殊物資的出庫，應嚴格按照相關規定辦理審批手續。審批流程包括使用部門申請、部門負責人審核、學校分管領導審批等環節。特殊物資出庫時，倉庫管理人員應嚴格按照審批要求進行發放，并做好發放記錄。發放記錄應包括物資名稱、規格、型號、數量、領取人、領取時間、用途等信息。五、實物盤點管理1.盤點計劃制定資產管理部門應定期組織實物盤點工作，制定盤點計劃。盤點計劃應明確盤點范圍、盤點時間、盤點人員、盤點方法等內容。盤點計劃需經學校分管領導審批后實施。盤點時間應選擇在財務結賬期前，以便及時發現和處理盤點中出現的問題。2.盤點方法實物盤點可采用實地盤點法、抽樣盤點法等方法進行。實地盤點法是對所有庫存物資進行逐一清點；抽樣盤點法是按照一定的比例從庫存物資中抽取部分進行清點，然后根據抽樣結果推斷整體庫存情況。盤點過程中，盤點人員應認真核對物資的數量、規格、型號、質量等信息，如實記錄盤點結果。對于盤盈、盤虧的物資，應查明原因，并填寫盤盈盤虧報告表。3.盤點結果處理盤點結束后，資產管理部門應及時整理盤點資料，編制盤點報告。盤點報告應包括盤點基本情況、盤點結果、盤盈盤虧原因分析、處理建議等內容。對于盤盈的物資，應及時查明原因，辦理入庫手續，并調整庫存臺賬。對于盤虧的物資，應根據不同情況進行處理：屬于正常損耗的，經審批后核銷；屬于責任人原因造成的，由責任人負責賠償；屬于其他原因造成的，應查明原因，追究相關人員的責任。財務部門根據盤點報告及相關審批文件，調整賬務處理，確保賬物相符。六、實物報廢管理1.報廢申請對于已損壞無法修復、已超過使用年限或因其他原因需要報廢的實物，使用部門應填寫報廢申請單，注明物資的名稱、規格、型號、數量、購置時間、報廢原因等信息，并經部門負責人簽字審批。報廢申請單提交給資產管理部門，資產管理部門對報廢物資進行初步審核。審核內容包括物資是否符合報廢條件、報廢原因是否合理等。2.報廢鑒定對于價值較高或涉及重要資產的報廢物資，資產管理部門應組織相關專業人員進行報廢鑒定。鑒定人員應根據物資的實際情況，出具報廢鑒定報告，明確物資是否可以報廢。報廢鑒定報告需經學校分管領導審批后作為報廢處理的依據。3.報廢處理經批準報廢的物資，資產管理部門應按照相關規定進行處理。處理方式主要包括變賣、捐贈、報廢銷毀等。對于有利用價值的報廢物資，可進行變賣處理。變賣收入應及時上繳學校財務部門，納入學校預算管理。對于可捐贈的報廢物資，應按照學校相關捐贈管理規定辦理捐贈手續。對于無利用價值的報廢物資，應進行報廢銷毀處理。報廢銷毀過程應進行記錄，確保報廢物資得到妥善處理。4.報廢賬務處理財務部門根據報廢申請單、報廢鑒定報告及相關審批文件，及時進行賬務處理。將報廢物資的賬面價值予以核銷，同時調整相關資產科目。七、監督與檢查1.內部審計監督學校內部審計部門應定期對實物收發管理情況進行審計監督。審計內容包括采購計劃執行情況、采購合同簽訂與執行情況、實物入庫與出庫管理情況、實物盤點情況、實物報廢管理情況等。通過審計監督，及時發現實物收發管理中存在的問題，并提出改進建議，促進學校實物收發管理工作規范、高效運行。2.日常檢查資產管理部門應加強對實物收發管理工作的日常檢查。檢查內容包括倉庫物資存放情況、庫存標識與標簽情況、出入庫手續辦理情況、盤點工作開展情況等。對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，資產管理部門應進行復查，確保問題得到徹底解決。3.責任追究對于在實物收發管理工作中違反本制度規定的部門和個人，學校將視情節輕重