公共物品使用管理制度一、總則1.目的為了加強公司公共物品的管理，合理配置資源，提高公共物品的使用效率，保障公司正常運營，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司全體員工，包括正式員工、試用期員工、實習生以及其他在公司工作的人員。3.定義本制度所稱公共物品，是指公司為滿足日常辦公、生產經營等需要而購置的，供全體員工共同使用的物品，包括但不限于辦公設備（電腦、打印機、復印機等）、辦公家具（桌椅、文件柜等）、通訊設備（電話、傳真機等）、交通工具（公司車輛）以及其他公共設施。二、公共物品的采購與配置1.需求申請各部門根據工作實際需要，填寫《公共物品需求申請表》，詳細說明所需物品的名稱、規格、數量、用途及預計使用時間等信息，并提交至行政部門。2.審批流程行政部門收到《公共物品需求申請表》后，進行初步審核，核實需求的合理性和必要性。對于價值較高或涉及多個部門的公共物品采購申請，需提交公司管理層審批。審批通過后，行政部門負責組織采購。3.采購原則遵循性價比原則，在滿足使用需求的前提下，選擇質量可靠、價格合理的產品。優先采購具有節能環保、易于維護等特點的產品，以降低公司運營成本。對于批量采購的公共物品，應通過招標、詢價等方式，選擇合適的供應商，確保采購過程的公開、公平、公正。4.配置標準辦公設備的配置應根據員工崗位的工作性質和實際需求進行，確保員工能夠高效地完成工作任務。例如，文案策劃崗位應配備性能較好的電腦及相關辦公軟件；銷售崗位應配備便于攜帶的筆記本電腦等。辦公家具的配置應符合人體工程學原理，提供舒適的工作環境。根據辦公區域的布局和員工數量，合理配置桌椅、文件柜等家具。通訊設備的配置應滿足公司業務溝通的需要，確保信息傳遞的及時、準確。根據部門職能和工作需求，配備相應數量的固定電話、移動電話及傳真機等。交通工具的配置應根據公司業務發展和實際工作需要進行，嚴格控制車輛數量，提高車輛使用效率。三、公共物品的領用與發放1.領用流程員工因工作需要領用公共物品時，需填寫《公共物品領用申請表》，注明物品名稱、規格、數量及領用原因等信息，并提交至所在部門負責人審批。部門負責人審核通過后，簽字確認并交行政部門。行政部門根據審批后的申請表發放公共物品，并做好領用登記。2.發放標準辦公設備按照配置標準發放給相應崗位的員工，員工應妥善保管和使用，不得擅自轉借他人。辦公家具根據辦公區域和員工數量進行合理分配，確保辦公環境的整潔和有序。通訊設備按照部門職能和工作需求進行配置，員工應嚴格按照公司規定使用通訊設備，不得用于私人事務。交通工具由行政部門統一調配使用，員工因工作需要使用公司車輛時，需提前填寫《車輛使用申請表》，經審批后到行政部門辦理派車手續。3.特殊情況領用對于因特殊工作任務需要額外領用公共物品的情況，員工需提前向所在部門負責人說明原因，經部門負責人審核同意后，報行政部門備案。行政部門根據實際情況進行審批和發放。四、公共物品的使用與維護1.使用規范員工應按照公共物品的使用說明書和操作規程正確使用公共物品，不得擅自更改設備的設置和參數。辦公設備使用過程中如遇故障，應及時向行政部門報告，不得自行拆卸或維修，以免造成更大的損壞。辦公家具應保持整潔，不得隨意涂寫、刻劃或損壞。如需移動辦公家具，應輕搬輕放，避免碰撞。通訊設備應妥善保管，不得丟失或損壞。員工離職時，應將通訊設備交回公司。交通工具使用時，應嚴格遵守交通規則，確保行車安全。駕駛員應定期對車輛進行保養和維護，保持車輛性能良好。2.維護責任行政部門負責公共物品的日常維護和保養工作，定期對辦公設備、辦公家具、通訊設備等進行檢查和維修，確保其正常運行。對于大型或專業性較強的公共物品，行政部門可委托專業維修機構進行維護和保養。員工在使用公共物品過程中發現問題，應及時向行政部門反饋，積極配合行政部門做好維護工作。因員工個人原因導致公共物品損壞的，由員工承擔相應的賠償責任。3.維修流程員工發現公共物品出現故障或損壞時，應填寫《公共物品維修申請表》，詳細說明故障情況和損壞原因，并提交至行政部門。行政部門收到維修申請后，安排維修人員進行檢查和維修。對于能夠當場修復的問題，應立即進行維修；對于需要更換零部件或較長時間維修的問題，應及時告知員工預計維修時間，并盡快完成維修工作。維修完成后，維修人員應填寫《公共物品維修記錄單》，記錄維修情況和更換的零部件等信息，并由使用員工簽字確認。五、公共物品的借用與歸還1.借用規定員工因工作需要借用公共物品時，需填寫《公共物品借用申請表》，注明借用物品名稱、規格、數量、借用時間及歸還時間等信息，并提交至所在部門負責人審批。部門負責人審核通過后，簽字確認并交行政部門。行政部門根據審批后的申請表辦理借用手續，將借用物品交付給借用員工，并做好借用登記。借用期限一般不得超過[X]個工作日，如有特殊情況需要延長借用期限的，借用員工需提前向行政部門提出申請，經批準后方可延長。2.歸還要求借用員工應在規定的歸還時間內將借用物品完好無損地歸還至行政部門，并辦理歸還手續。行政部門在收到歸還物品后，應進行檢查，如發現物品有損壞或丟失的情況，借用員工應照價賠償。對于借用期間發生的公共物品損壞，借用員工應及時向行政部門報告，并按照本制度的相關規定進行賠償或維修。借用員工離職時，應將借用的公共物品全部歸還公司，否則不予辦理離職手續。六、公共物品的盤點與清查1.盤點周期行政部門應定期對公共物品進行盤點，盤點周期分為月度小盤點、季度中盤點和年度大盤點。月度小盤點主要對部分重點公共物品進行抽查；季度中盤點對所有公共物品進行全面盤點；年度大盤點則對公司所有公共物品進行詳細清查和盤點。2.盤點方法采用實地盤點的方法，對公共物品的數量、規格、型號、使用狀況等進行逐一核對和記錄。對于辦公設備，應檢查設備的運行情況、配置情況及軟件安裝情況等；對于辦公家具，應檢查其完好程度、使用狀況及擺放位置等；對于通訊設備，應檢查其功能是否正常、話費使用情況等；對于交通工具，應檢查車輛的行駛里程、保養記錄、維修情況等。3.清查結果處理盤點結束后，行政部門應編制《公共物品盤點報告》，詳細記錄盤點情況，包括盤點時間、盤點范圍、盤點結果等。如發現賬實不符的情況，應查明原因，并填寫《公共物品盤盈盤虧報告表》，注明盤盈或盤虧的物品名稱、規格、數量、原因及處理意見等。對于盤盈的公共物品，應及時調整賬目，并查明原因，如屬于采購時多購或其他原因導致的，應妥善處理；對于盤虧的公共物品，應根據責任認定情況，由相關責任人照價賠償。如因不可抗力等特殊原因導致盤虧的，應經公司管理層批準后進行相應處理。行政部門應根據盤點結果，對公共物品的管理情況進行總結和分析，針對存在的問題提出改進措施和建議，不斷完善公共物品管理制度。七、公共物品的報廢與處置1.報廢條件公共物品已達到規定的使用年限，且無法正常使用或維修成本過高的。因技術更新換代，現有公共物品已被淘汰，不再具有使用價值的。因自然災害、意外事故等原因導致公共物品嚴重損壞，無法修復的。2.報廢申請使用部門或行政部門發現公共物品符合報廢條件時，應填寫《公共物品報廢申請表》，詳細說明報廢物品的名稱、規格、數量、購置時間、報廢原因等信息，并提交至行政部門。行政部門對報廢申請進行初步審核后，提交公司管理層審批。3.報廢處置經公司管理層批準報廢的公共物品，由行政部門負責統一處置。處置方式包括但不限于出售給廢品回收公司、捐贈給相關單位或個人等。在處置過程中，行政部門應做好記錄，確保處置過程的公開、透明。4.資產核銷行政部門應根據報廢處置情況，及時辦理公共物品的資產核銷手續，調整公司固定資產賬目，確保賬實相符。八、罰則1.員工如有下列行為之一的，公司將視情節輕重給予相應的處罰：未經批準擅自領用、借用公共物品的，給予警告處分，并責令其立即歸還；如造成公共物品損壞或丟失的，照價賠償。未按規定使用公共物品，導致公共物品損壞的，除負責維修或照價賠償外，給予記過處分；情節嚴重的，給予降職或辭退處理。擅自將公共物品轉借他人或用于私人事務的，給予記大過處分，并責令其立即歸還；如造成公共物品損壞或丟失的，照價賠償，并視情節輕重給予降職或辭退處理。故意損壞公共物品的，除照價賠償外，給予辭退處理；如構成犯罪的，依法追究刑事責任。未按規定辦理公共物品的借用、歸還、維修等手續的，給予警告處分，并責令其限期補辦；如因未辦理手續導致公共物品管理混亂的，給予記過處分。2.部門負責人如有下列行為之一的，公司將視情節輕重給予相應的處罰：對本部門員工違反公共物品使用管理制度的行