學校自行采購管理制度一、總則（一）目的為規范學校自行采購行為，加強采購管理，提高資金使用效益，保證采購質量，促進廉政建設，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校各部門、各單位使用財政性資金、自有資金等進行的自行采購活動。（三）基本原則1.合法性原則：采購活動必須遵守國家法律法規和相關政策規定。2.公開、公平、公正原則：采購過程應公開透明，確保所有符合條件的供應商都有平等參與競爭的機會，公正對待每一個供應商，不偏袒、不歧視。3.效益原則：在保證采購質量的前提下，追求采購成本的最小化，提高資金使用效益。4.誠信原則：采購各方應誠實守信，嚴格履行合同約定。二、采購組織與職責（一）采購決策機構學校成立采購領導小組，負責對重大采購事項進行決策。采購領導小組由學校領導、相關部門負責人等組成。其職責包括：1.審議采購管理制度、采購計劃和采購預算。2.審批采購項目的采購方式、采購文件、采購合同等。3.協調解決采購過程中的重大問題。（二）采購執行部門學校設立采購工作小組，作為采購執行部門。采購工作小組負責具體采購項目的組織實施。其職責包括：1.根據采購需求，編制采購文件，發布采購信息。2.組織供應商報名、資格審查、開標、評標等采購活動。3.與中標供應商簽訂采購合同，并監督合同履行。4.整理采購文件和采購資料，建立采購檔案。（三）需求部門各需求部門負責提出采購需求，參與采購文件的編制和評審工作，配合采購執行部門進行采購項目的驗收等工作。其職責包括：1.根據工作需要，準確填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規格、數量、技術要求、預算金額等內容。2.對采購項目的技術要求、售后服務等提出明確意見。3.參與采購項目的驗收工作，提供驗收意見。（四）監督部門學校紀檢監察部門負責對采購活動進行全程監督，受理采購活動中的投訴舉報，查處違規違紀行為。其職責包括：1.監督采購決策機構和采購執行部門的決策和執行過程。2.檢查采購活動是否符合法律法規和學校采購管理制度的規定。3.對采購活動中的違規違紀行為進行調查處理。三、采購預算管理（一）預算編制1.各需求部門應根據年度工作計劃和實際需要，在每年規定時間內編制本部門的采購預算，報學校財務部門審核。2.學校財務部門匯總各部門采購預算后，結合學校年度經費預算安排，編制學校年度采購預算草案，報學校采購領導小組審議。3.學校采購領導小組審議通過后，將采購預算草案報學校決策機構批準。（二）預算執行1.采購項目必須在批準的采購預算范圍內進行。采購執行部門應嚴格按照采購預算組織采購活動，不得超預算采購。2.如因特殊情況需要調整采購預算，需求部門應提出書面申請，說明調整原因和調整金額，經學校財務部門審核后，報學校采購領導小組審議，學校決策機構批準。（三）預算監督1.學校財務部門負責對采購預算的執行情況進行監督檢查，定期向學校采購領導小組報告采購預算執行情況。2.采購執行部門應定期向學校財務部門報送采購項目的資金使用情況，接受財務部門的監督。四、采購方式（一）公開招標1.公開招標是指采購人依法以招標公告的方式邀請不特定的供應商參加投標的采購方式。2.達到公開招標數額標準的采購項目，應當采用公開招標方式采購。公開招標數額標準按照國家和地方有關規定執行。3.采購執行部門應按照規定編制公開招標文件，發布招標公告，組織開標、評標等活動。（二）邀請招標1.邀請招標是指采購人依法從符合相應資格條件的供應商中隨機邀請三家以上供應商，并以投標邀請書的方式邀請其參加投標的采購方式。2.符合下列情形之一的貨物或者服務，可以采用邀請招標方式采購：具有特殊性，只能從有限范圍的供應商處采購的；采用公開招標方式的費用占政府采購項目總價值的比例過大的。3.采購執行部門應從省級以上財政部門建立的供應商庫中隨機抽取供應商，并向其發出投標邀請書。（三）競爭性談判1.競爭性談判是指采購人通過與符合相應資格條件的不少于三家的供應商分別談判，商定價格、條件和合同條款，最后從中確定成交供應商的采購方式。2.符合下列情形之一的貨物或者服務，可以采用競爭性談判方式采購：招標后沒有供應商投標或者沒有合格標的或者重新招標未能成立的；技術復雜或者性質特殊，不能確定詳細規格或者具體要求的；采用招標所需時間不能滿足用戶緊急需要的；不能事先計算出價格總額的。3.采購執行部門應成立談判小組，與供應商進行談判，并記錄談判過程和結果。（四）單一來源采購1.單一來源采購是指采購人向唯一供應商進行采購的方式。2.符合下列情形之一的貨物或者服務，可以采用單一來源方式采購：只能從唯一供應商處采購的；發生了不可預見的緊急情況不能從其他供應商處采購的；必須保證原有采購項目一致性或者服務配套的要求，需要繼續從原供應商處添購，且添購資金總額不超過原合同采購金額百分之十的。3.采購執行部門應組織相關人員進行論證，并報學校采購領導小組批準。（五）詢價1.詢價是指采購人向有關供應商發出詢價單讓其報價，在報價基礎上進行比較并確定最優供應商的一種采購方式。2.采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的政府采購項目，可以采用詢價方式采購。3.采購執行部門應向不少于三家的供應商發出詢價通知書，要求其一次報出不得更改的價格。采購執行部門根據符合采購需求、質量和服務相等且報價最低的原則確定成交供應商。五、采購程序（一）采購申請各需求部門根據工作需要，填寫采購申請表，詳細說明采購項目的名稱、規格、數量、技術要求、預算金額、采購方式建議等內容，經部門負責人審核簽字后，報學校采購執行部門。（二）采購審批1.采購執行部門收到采購申請表后，對采購項目進行初審，審核采購項目的必要性、合規性、預算金額等內容。2.初審通過后，采購執行部門將采購申請表報學校采購領導小組審批。采購領導小組根據采購項目的具體情況，決定是否批準采購申請，并確定采購方式。（三）采購文件編制1.根據采購領導小組批準的采購方式和采購項目需求，采購執行部門編制采購文件。采購文件應包括采購公告、采購邀請書、采購需求、采購文件格式、評標標準、合同條款等內容。2.采購文件應明確采購項目的技術要求、質量標準、售后服務等內容，確保采購項目能夠滿足需求部門的實際需要。（四）采購信息發布1.采購執行部門根據采購文件的要求，通過學校官網、政府采購網等渠道發布采購信息。采購信息應包括采購項目的名稱、采購方式、采購內容、采購預算、供應商資格條件、報名時間、開標時間等內容。2.對于公開招標、邀請招標等采購方式，采購執行部門應在規定的媒體上發布招標公告或投標邀請書。（五）供應商報名與資格審查1.供應商應在規定的報名時間內，按照采購文件的要求，向采購執行部門提交報名資料。報名資料應包括營業執照副本復印件、法定代表人授權書、資質證書復印件等內容。2.采購執行部門對供應商提交的報名資料進行資格審查，審查供應商的營業執照、資質證書、業績情況、信譽狀況等內容。資格審查合格的供應商，方可參加采購活動。（六）采購評審1.采購執行部門組織成立評審小組，評審小組由學校相關部門人員、專家等組成。評審小組負責對供應商的投標文件或響應文件進行評審。2.評審小組按照采購文件規定的評標標準或談判標準，對供應商的報價、技術方案、售后服務等內容進行評審，并出具評審報告。評審報告應推薦中標候選人或成交供應商。（七）中標（成交）供應商確定1.采購執行部門根據評審小組出具的評審報告，確定中標（成交）供應商。中標（成交）供應商應在規定的時間內與采購執行部門簽訂采購合同。2.采購執行部門應將中標（成交）結果在學校官網、政府采購網等渠道進行公示，公示期不得少于三個工作日。（八）采購合同簽訂與履行1.采購執行部門與中標（成交）供應商簽訂采購合同。采購合同應明確采購項目的名稱、規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、售后服務等內容。2.采購執行部門應監督采購合同的履行，中標（成交）供應商應按照采購合同的約定，按時、按質、按量提供貨物或服務。（九）采購驗收1.采購項目完成后，需求部門應組織相關人員對采購項目進行驗收。驗收內容應包括采購項目的數量、質量、規格、性能等方面。2.驗收合格后，需求部門應填寫采購項目驗收報告，并報學校采購執行部門備案。采購執行部門應將采購項目驗收情況與采購合同進行核對，確保采購項目符合合同要求。六、采購合同管理（一）合同簽訂1.采購執行部門應在中標（成交）通知書發出之日起三十日內，與中標（成交）供應商簽訂采購合同。2.采購合同應采用書面形式，明確雙方的權利和義務。采購合同的主要條款應與采購文件的要求一致。（二）合同履行1.采購執行部門和中標（成交）供應商應按照采購合同的約定履行各自的義務。采購執行部門應監督供應商的履行情況，及時解決合同履行過程中出現的問題。2.如因特殊情況需要變更采購合同，采購執行部門和中標（成交）供應商應協商一致，并簽訂書面補充協議。補充協議的內容不得與原采購合同的實質性內容相背離。（三）合同驗收1.采購項目完成后，采購執行部門應組織需求部門等相關人員對采購合同的履行情況進行驗收。驗收合格后，采購執行部門應出具驗收報告。2.驗收報告應包括采購項目的名稱、規格、數量、質量、交貨時間、交貨地點、驗收標準、驗收結果等內容。（四）合同付款1.采購執行部門應按照采購合同的約定，及時辦理付款手續。付款前，采購執行部門應審核供應商提交的發票、驗收報告等相關資料。2.對于財政性資金采購項目，采購執行部門應按照財政部門的規定，辦理資金支付手續。七、采購檔案管理（一）檔案內容采購檔案應包括采購項目的采購申請表、采購文件、供應商報名資料、投標文件或響應文件、評審報告、中標（成交）通知書、采購合同、驗收報告、付款憑證等相關資料。（二）檔案整理采購執行部門應按照檔案管理的要求，對采購檔案進行整理、分類、編號、裝訂等工作。采購檔案應做到資料齊全、內容完整、字跡清晰、裝訂整齊。（三）檔案保管采購檔案應妥善保管，保管期限按照國家和地方有關規定執行。采購檔案可以采用紙質檔案和電子檔案相結合的方式進行保管。（四）檔案查閱因工作需要查閱采購檔案的，查閱人員應填寫檔案查閱申請表，經采購執行部門負責人批準后，方可查閱。查閱檔案時，應在指定地點進行，不得擅自復印、拍照、帶出檔案原件。八、監督與檢查（一）內部監督1.學校紀檢監察部門負責對采購活動進行全程監督，檢查采購活動是否符合法律法規和學校采購管理制度的規定。2.學校財務部門負責對采購預算的執行情況進行監督檢查，檢查采購項目的資金使用是否合規。3.采購執行部門應建立健全內部監督機制，加強對采購活動各個環節的監督管理，確保采購活動規范有序進行。（二）外部監督1.接受財政部門、審計部門等相關部門的監督檢查，積極配合相關部門的工作，如實提供采購活動的有關資料。2.接受社會監督，采購信息應及時公開，接受社會公眾的監督。對于社會公眾的投訴舉報，應及時進行調查處理，并將處理結果向社會公開。九、違規處理（一）對采購執行部門及相關人員的處理1.采購執行部門及相關人員在采購活動中違反法律法規和學校采購管理制度的規定，有下列情形之一的，由學校紀檢監察部門責令改正，并視情節輕重給予相應的紀律處分：應當采用公開招標方式而擅自采用其他采購方式的；擅自提高采購標準的；以不合理的條件對供應商實行差別待遇或者歧視待遇的；在采購過程中與供應商串通投標的；在采購活動中接受供應商賄賂或者獲取其他不正當利益的；其他違反法律法規和學校采購管理制度規定的行為。2.因采購執行部門及相關人員的違規行為給學校造成經濟損失的，應依法承擔賠償責任。（二）對供應商的處理1.供應商在采購活動中違反法律法規和學校采購管理制度的規定，有下列情形之一的，采購執行部門應將其列入不良行為記錄名單，在一至三年內禁止參加學校的采購活動，并依法予以處罰：提供虛假材料謀取中標、成交的；采取不正當手段詆毀、排擠其他供應商的；與采購執行部門