醫(yī)藥公司辦公管理制度總則一、目的為規(guī)范醫(yī)藥公司辦公行為，提高辦公效率，確保公司各項工作的順利進(jìn)行，特制定本辦公管理制度。本制度適用于公司全體員工，包括總部及各分支機(jī)構(gòu)的員工。二、管理原則1.統(tǒng)一管理原則：公司的辦公管理實行統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級負(fù)責(zé)的原則，各部門應(yīng)在公司的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下，按照本制度的要求，做好本部門的辦公管理工作。2.規(guī)范有序原則：公司的辦公管理應(yīng)遵循規(guī)范、有序、高效的原則，通過建立健全各項規(guī)章制度，明確工作流程和職責(zé)，確保公司的辦公管理工作有序進(jìn)行。3.以人為本原則：公司的辦公管理應(yīng)以人為本，尊重員工的個性和需求，為員工提供良好的辦公環(huán)境和工作條件，激發(fā)員工的工作積極性和創(chuàng)造性。4.節(jié)約成本原則：公司的辦公管理應(yīng)堅持節(jié)約成本的原則，合理利用辦公資源，降低辦公成本，提高辦公效率。三、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.人事行政部是公司辦公管理的主管部門，負(fù)責(zé)公司辦公管理制度的制定、修訂和執(zhí)行，以及辦公設(shè)備、辦公用品的采購、管理和維護(hù)等工作。2.各部門負(fù)責(zé)人是本部門辦公管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門辦公管理制度的執(zhí)行，以及本部門辦公設(shè)備、辦公用品的管理和使用等工作。3.公司全體員工應(yīng)嚴(yán)格遵守公司的辦公管理制度，自覺維護(hù)公司的辦公秩序和辦公環(huán)境。辦公環(huán)境管理一、辦公區(qū)域劃分1.公司總部辦公區(qū)域應(yīng)根據(jù)公司的部門設(shè)置和工作需要，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置和辦公面積。2.各分支機(jī)構(gòu)辦公區(qū)域應(yīng)根據(jù)分支機(jī)構(gòu)的規(guī)模和工作需要，合理劃分辦公區(qū)域，明確各部門的辦公位置和辦公面積。3.辦公區(qū)域應(yīng)劃分公共區(qū)域和私人區(qū)域，公共區(qū)域包括會議室、接待區(qū)、走廊、樓梯等，私人區(qū)域包括員工辦公室、經(jīng)理辦公室等。二、辦公環(huán)境要求1.辦公區(qū)域應(yīng)保持整潔、衛(wèi)生，地面、桌面、墻面等應(yīng)保持干凈，無雜物、無污漬。2.辦公區(qū)域應(yīng)保持通風(fēng)、明亮，窗戶應(yīng)保持清潔，窗簾應(yīng)定期清洗，照明設(shè)備應(yīng)保持正常運行。3.辦公區(qū)域應(yīng)保持安靜，不得大聲喧嘩、打鬧，不得在辦公區(qū)域內(nèi)吸煙、吃零食等。4.辦公區(qū)域應(yīng)保持秩序，不得隨意堆放物品，不得在辦公區(qū)域內(nèi)亂貼亂畫，不得在辦公區(qū)域內(nèi)進(jìn)行與工作無關(guān)的活動。三、辦公設(shè)備管理1.辦公設(shè)備包括電腦、打印機(jī)、復(fù)印機(jī)、傳真機(jī)、電話機(jī)等，各部門應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)本部門辦公設(shè)備的管理和使用。2.辦公設(shè)備的采購應(yīng)按照公司的采購制度進(jìn)行，由人事行政部統(tǒng)一采購，各部門不得自行采購辦公設(shè)備。3.辦公設(shè)備的使用應(yīng)按照設(shè)備的使用說明書進(jìn)行，不得私自拆卸、改裝辦公設(shè)備，不得使用未經(jīng)授權(quán)的軟件和硬件。4.辦公設(shè)備的維護(hù)應(yīng)按照設(shè)備的維護(hù)要求進(jìn)行，由人事行政部統(tǒng)一安排維護(hù)人員進(jìn)行維護(hù)，各部門不得自行維護(hù)辦公設(shè)備。5.辦公設(shè)備的報廢應(yīng)按照公司的固定資產(chǎn)管理制度進(jìn)行，由人事行政部統(tǒng)一辦理報廢手續(xù)，各部門不得自行報廢辦公設(shè)備。四、辦公用品管理1.辦公用品包括紙張、筆、墨、文件夾、訂書機(jī)、膠帶等，各部門應(yīng)根據(jù)工作需要，合理申請辦公用品。2.辦公用品的采購應(yīng)按照公司的采購制度進(jìn)行，由人事行政部統(tǒng)一采購，各部門不得自行采購辦公用品。3.辦公用品的領(lǐng)用應(yīng)按照公司的辦公用品管理制度進(jìn)行，由各部門指定專人負(fù)責(zé)辦公用品的領(lǐng)用，領(lǐng)取辦公用品時應(yīng)填寫辦公用品領(lǐng)用單。4.辦公用品的使用應(yīng)節(jié)約使用，不得浪費辦公用品，不得私自將辦公用品帶出公司。5.辦公用品的保管應(yīng)妥善保管，不得丟失、損壞辦公用品，不得將辦公用品借給他人使用。辦公時間管理一、工作時間1.公司總部員工的工作時間為每周一至周五，上午8:30至12:00，下午13:30至17:30，周六、周日及法定節(jié)假日休息。2.各分支機(jī)構(gòu)員工的工作時間應(yīng)根據(jù)當(dāng)?shù)氐墓ぷ鲿r間規(guī)定進(jìn)行調(diào)整，具體工作時間由各分支機(jī)構(gòu)自行制定，并報人事行政部備案。二、考勤管理1.公司實行考勤制度，員工應(yīng)按時上下班，不得遲到、早退、曠工。2.員工考勤應(yīng)采用打卡制度，員工應(yīng)在規(guī)定的工作時間內(nèi)到公司打卡，不得代打卡、漏打卡。3.人事行政部應(yīng)定期對員工的考勤情況進(jìn)行統(tǒng)計和考核，對于遲到、早退、曠工等情況應(yīng)按照公司的考勤制度進(jìn)行處理。4.員工因工作需要加班的，應(yīng)提前填寫加班申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報人事行政部備案。加班結(jié)束后，應(yīng)及時填寫加班記錄表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，報人事行政部審核。人事行政部應(yīng)按照公司的加班管理制度，對加班情況進(jìn)行統(tǒng)計和核算，并按照規(guī)定給予加班補(bǔ)貼。三、請假管理1.員工因事、因病需要請假的，應(yīng)提前填寫請假申請表，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報人事行政部備案。請假申請表應(yīng)注明請假事由、請假時間等內(nèi)容。2.員工請假時間在1天以內(nèi)的，由部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)；請假時間在1天以上3天以內(nèi)的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報人事行政部備案；請假時間在3天以上的，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，報人事行政部審核，經(jīng)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，方可請假。3.員工請假期間應(yīng)保持通訊暢通，不得擅自離崗，請假結(jié)束后應(yīng)及時到公司銷假。4.對于未經(jīng)批準(zhǔn)擅自請假的，或請假逾期未歸的，按曠工處理。會議管理一、會議分類1.公司級會議：包括公司年度總結(jié)會、半年工作總結(jié)會、季度工作例會、月度工作例會等，由公司總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持召開。2.部門級會議：包括部門年度總結(jié)會、半年工作總結(jié)會、季度工作例會、月度工作例會等，由部門負(fù)責(zé)人主持召開。3.專題會議：包括新產(chǎn)品研發(fā)會議、市場營銷會議、質(zhì)量管理會議等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)人主持召開。二、會議組織1.公司級會議的組織由人事行政部負(fù)責(zé)，人事行政部應(yīng)提前通知參會人員會議的時間、地點、議程等內(nèi)容，并做好會議的記錄和紀(jì)要的編寫工作。2.部門級會議的組織由各部門負(fù)責(zé)，各部門應(yīng)提前通知參會人員會議的時間、地點、議程等內(nèi)容，并做好會議的記錄和紀(jì)要的編寫工作。3.專題會議的組織由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，相關(guān)部門應(yīng)提前通知參會人員會議的時間、地點、議程等內(nèi)容，并做好會議的記錄和紀(jì)要的編寫工作。三、會議要求1.參會人員應(yīng)按時參加會議，不得遲到、早退、缺席。如有特殊情況不能參加會議，應(yīng)提前向會議主持人請假。2.參會人員應(yīng)認(rèn)真聽取會議內(nèi)容，積極發(fā)言，不得在會議上玩手機(jī)、聊天、打瞌睡等。3.會議主持人應(yīng)控制會議時間和會議進(jìn)度，確保會議的高效進(jìn)行。4.會議紀(jì)要應(yīng)及時編寫并發(fā)送給參會人員，會議紀(jì)要應(yīng)包括會議的時間、地點、參會人員、會議內(nèi)容、決議事項等內(nèi)容。參會人員應(yīng)認(rèn)真閱讀會議紀(jì)要，如有異議應(yīng)及時提出。文件管理一、文件分類1.公司文件：包括公司規(guī)章制度、公司文件、公司通知、公司報告等，由人事行政部負(fù)責(zé)管理。2.部門文件：包括部門規(guī)章制度、部門文件、部門通知、部門報告等，由各部門負(fù)責(zé)管理。二、文件起草1.公司文件的起草應(yīng)由相關(guān)部門或人員負(fù)責(zé)，起草文件時應(yīng)嚴(yán)格按照公司的文件格式和要求進(jìn)行起草。2.部門文件的起草應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)人或指定人員負(fù)責(zé)，起草文件時應(yīng)嚴(yán)格按照部門的文件格式和要求進(jìn)行起草。三、文件審核1.公司文件的審核應(yīng)由人事行政部負(fù)責(zé)，人事行政部應(yīng)嚴(yán)格按照公司的文件審核流程進(jìn)行審核，確保文件的合法性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性。2.部門文件的審核應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)，各部門負(fù)責(zé)人應(yīng)嚴(yán)格按照部門的文件審核流程進(jìn)行審核，確保文件的合法性、合規(guī)性和準(zhǔn)確性。四、文件發(fā)布1.公司文件的發(fā)布應(yīng)由人事行政部負(fù)責(zé)，人事行政部應(yīng)將審核通過的公司文件及時發(fā)布到公司內(nèi)部網(wǎng)站或辦公平臺上，供公司全體員工查閱。2.部門文件的發(fā)布應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)，各部門應(yīng)將審核通過的部門文件及時發(fā)布到部門內(nèi)部網(wǎng)站或辦公平臺上，供部門全體員工查閱。五、文件歸檔1.公司文件的歸檔應(yīng)由人事行政部負(fù)責(zé)，人事行政部應(yīng)將已發(fā)布的公司文件及時歸檔到公司檔案管理部門，以備查閱。2.部門文件的歸檔應(yīng)由各部門負(fù)責(zé)，各部門應(yīng)將已發(fā)布的部門文件及時歸檔到部門檔案管理部門，以備查閱。檔案管理一、檔案分類1.文書檔案：包括公司規(guī)章制度、公司文件、公司通知、公司報告等，由人事行政部負(fù)責(zé)管理。2.財務(wù)檔案：包括公司財務(wù)報表、財務(wù)憑證、財務(wù)賬簿等，由財務(wù)部門負(fù)責(zé)管理。3.人事檔案：包括員工檔案、員工勞動合同、員工培訓(xùn)記錄等，由人事行政部負(fù)責(zé)管理。4.其他檔案：包括公司的合同檔案、項目檔案、客戶檔案等，由相關(guān)部門負(fù)責(zé)管理。二、檔案立卷1.文書檔案的立卷應(yīng)由人事行政部負(fù)責(zé)，人事行政部應(yīng)按照文件的類別、年度、文號等進(jìn)行立卷，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。2.財務(wù)檔案的立卷應(yīng)由財務(wù)部門負(fù)責(zé)，財務(wù)部門應(yīng)按照財務(wù)報表的類別、年度、月份等進(jìn)行立卷，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。3.人事檔案的立卷應(yīng)由人事行政部負(fù)責(zé)，人事行政部應(yīng)按照員工的入職時間、離職時間等進(jìn)行立卷，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。4.其他檔案的立卷應(yīng)由相關(guān)部門負(fù)責(zé)，相關(guān)部門應(yīng)按照檔案的類別、年度等進(jìn)行立卷，確保檔案的系統(tǒng)性和完整性。三、檔案保管1.檔案的保管應(yīng)由專人負(fù)責(zé)，檔案管理人員應(yīng)具備一定的檔案管理知識和技能，確保檔案的安全和完整。2.檔案的存放應(yīng)符合防火、防潮、防蟲、防盜等要求，檔案庫房應(yīng)配備必要的消防設(shè)施和安全設(shè)備。3.檔案的借閱應(yīng)按照公司的檔案借閱制度進(jìn)行，借閱檔案時應(yīng)填寫檔案借閱登記表，經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)后，方可借閱。借閱檔案的期限不得超過規(guī)定的期限，逾期未歸還的，應(yīng)及時催還。4.檔案的銷毀應(yīng)按照公司的檔案銷毀制度進(jìn)行，銷毀檔案時應(yīng)填寫檔案銷毀登記表，經(jīng)檔案管理人員批準(zhǔn)后，方可銷毀。銷毀檔案時應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得將檔案內(nèi)容泄露給他人。保密管理一、保密范圍1.公司的商業(yè)秘密：包括公司的產(chǎn)品配方、生產(chǎn)工藝、客戶名單、銷售渠道等，這些信息涉及公司的核心競爭力，應(yīng)嚴(yán)格保密。2.公司的財務(wù)信息：包括公司的財務(wù)報表、財務(wù)憑證、財務(wù)賬簿等，這些信息涉及公司的財務(wù)狀況，應(yīng)嚴(yán)格保密。3.公司的人事信息：包括員工的檔案、勞動合同、培訓(xùn)記錄等，這些信息涉及員工的個人隱私，應(yīng)嚴(yán)格保密。4.其他需要保密的信息：包括公司的戰(zhàn)略規(guī)劃、重大決策、技術(shù)研發(fā)等，這些信息涉及公司的發(fā)展前景，應(yīng)嚴(yán)格保密。二、保密措施1.加強(qiáng)保密教育：公司應(yīng)定期組織員工進(jìn)行保密教育，提高員工的保密意識和保密技能。2.簽訂保密協(xié)議：公司應(yīng)與員工簽訂保密協(xié)議，明確員工的保密義務(wù)和責(zé)任。3.限制接觸范圍：公司應(yīng)限制對保密信息的接觸范圍，只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能接觸保密信息。4.使用保密設(shè)備：公司應(yīng)使用保密設(shè)備，如保密電腦、保密打印機(jī)等，確保保密信息的安全。5.加強(qiáng)檔案管理：公司應(yīng)加強(qiáng)對檔案的管理，嚴(yán)格按照檔案管理制度進(jìn)行檔案的借閱、銷毀等操作，確保檔案的安全。三、泄密處理1