公司文件收接管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件收接管理，確保文件傳遞的及時、準確、安全，提高公司工作效率，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構及全體員工在文件收接過程中的管理活動。（三）基本原則1.及時高效原則文件收接要做到及時登記、傳遞，確保文件不積壓、不延誤，以最快速度送達相關人員手中，滿足工作需要。2.準確無誤原則收接文件時要認真核對文件內容、份數、收件人等信息，確保文件準確傳遞到正確的部門和人員，避免出現錯誤或遺漏。3.安全保密原則嚴格遵守公司保密規定，對涉及公司機密的文件要妥善保管，防止文件丟失、泄露，確保公司信息安全。二、文件分類與編號（一）文件分類1.行政文件包括公司發布的各類規章制度、通知、通報、報告、決定、決議等行政性文件。2.業務文件與公司業務相關的合同、協議、項目文件、業務報表、技術資料等。3.財務文件財務預算、決算報告、財務報表、審計報告、資金審批文件等。4.人事文件員工檔案、招聘文件、培訓記錄、績效考核文件、薪酬福利文件等。（二）文件編號1.公司對各類文件進行統一編號，編號規則如下：行政文件：“XZ+年份+序號”，例如：XZ2023001，表示2023年第1號行政文件。業務文件：“YW+年份+業務板塊代碼+序號”，業務板塊代碼根據公司業務分類設定，如銷售業務為“XS”，采購業務為“CG”等。例如：YW2023XS002，表示2023年銷售業務第2號文件。財務文件：“CW+年份+序號”，例如：CW2023003，表示2023年第3號財務文件。人事文件：“RS+年份+序號”，例如：RS2023004，表示2023年第4號人事文件。2.編號由公司辦公室負責統一管理和分配，確保編號的唯一性和連續性。三、文件收接流程（一）外部文件收接1.郵件接收公司指定專門的郵箱接收外部文件，如行政文件郵箱、業務文件郵箱等。郵箱管理人員要定期查看郵箱，及時下載郵件附件。收到郵件后，根據郵件主題和內容初步判斷文件類別，并按照編號規則進行編號登記。登記內容包括郵件發件人、收件人、主題、日期、附件名稱及大小等信息。對于重要文件或緊急文件，要立即通知相關部門或人員，并在郵件系統中標記為“重要”或“緊急”，以便提醒。2.快遞接收公司前臺或指定的文件接收人員負責簽收快遞文件。簽收時要仔細核對快遞單上的收件人信息、文件數量等，確保無誤后簽字確認。將快遞文件帶回公司文件管理區域，按照文件類別進行分類整理。對于需要登記的文件，填寫《文件收接登記表》，詳細記錄快遞單號、發件人、收件部門、文件名稱、份數等信息。及時通知收件部門或人員領取文件，并在登記表上注明領取情況。（二）內部文件收接1.部門間文件傳遞各部門之間如需傳遞文件，應填寫《內部文件傳遞單》，注明文件名稱、份數、發送部門、接收部門、傳遞原因等信息。將文件及傳遞單一并交至公司文件管理部門，由文件管理人員進行登記編號后，按照傳遞單上的要求及時傳遞給接收部門。接收部門收到文件后，要在傳遞單上簽字確認，并將傳遞單返回文件管理部門存檔。2.員工提交文件員工因工作需要提交文件時，應將文件整理好后交至所在部門負責人。部門負責人對文件進行審核，確認無誤后在文件上簽字，并填寫《員工文件提交登記表》，注明員工姓名、部門、文件名稱、提交日期等信息。部門負責人將審核后的文件及登記表一并交至公司文件管理部門進行登記編號和存檔。四、文件登記與保管（一）文件登記1.建立《文件收接登記表》，對所有收接的文件進行詳細登記。登記內容包括文件編號、類別、名稱、收接日期、發件人、收件人、份數、密級、處理情況等信息。2.登記表應按照文件編號順序進行裝訂成冊，妥善保管，以便查詢和追溯。（二）文件保管1.紙質文件保管設立專門的文件檔案室，對紙質文件進行分類存放。不同類別的文件應存放在不同的檔案柜中，并按照編號順序排列，便于查找。對于重要文件和機密文件，要單獨設立專柜保管，嚴格限制查閱權限。檔案室內要保持干燥、通風，防止文件受潮、發霉、蟲蛀等。定期對紙質文件進行清理和盤點，核對文件數量與登記記錄是否一致，對過期或無用的文件按照公司規定進行銷毀處理。2.電子文件保管建立電子文件存儲系統，按照文件類別和編號進行分類存儲。電子文件應進行備份，備份存儲在不同的介質上，并分別存放在不同的地點，以防止數據丟失。對電子文件設置訪問權限，根據文件的密級和使用范圍，授予相應人員不同的訪問級別，確保電子文件的安全。定期對電子文件進行維護和更新，清理無效文件，確保電子文件系統的正常運行。五、文件傳閱與審批（一）文件傳閱1.對于需要多個部門或人員傳閱的文件，由文件管理部門按照文件的緊急程度和重要性，確定傳閱順序和傳閱范圍。2.制作《文件傳閱單》，將文件及傳閱單一并交至傳閱人員。傳閱人員在收到文件后，要在傳閱單上簽字，并注明傳閱日期。3.傳閱人員應盡快閱讀文件，并將文件傳遞給下一位傳閱人員。如遇特殊情況無法及時傳閱，應向文件管理部門說明原因，并告知預計傳閱時間。4.文件傳閱完畢后，由文件管理部門負責收回文件，并檢查傳閱單上的簽字和日期是否完整。對于傳閱過程中提出的意見和建議，文件管理部門應及時整理反饋給相關部門或領導。（二）文件審批1.根據文件內容和公司規定，確定文件的審批流程和審批人員。審批流程應明確各審批環節的責任人和審批時間要求。2.文件提交人將文件及相關審批表格交至第一個審批人處，審批人對文件進行認真審核，簽署審批意見后交至下一個審批人。3.審批人應在規定時間內完成審批，如遇特殊情況需要延長審批時間，應向文件提交人說明原因。4.文件經所有審批人審批通過后，方可生效執行。文件管理部門要對審批過程進行跟蹤和記錄，確保審批流程的順利進行。六、文件借閱與歸還（一）文件借閱1.公司內部人員因工作需要借閱文件時，應填寫《文件借閱申請表》，注明借閱文件名稱、編號、借閱原因、借閱期限等信息。2.將申請表交至文件管理部門，由文件管理人員根據文件的密級和借閱范圍進行審核。對于涉及機密的文件，需經公司領導批準后方可借閱。3.審核通過后，文件管理人員在申請表上簽字，并按照申請表上的要求提供文件。借閱人員在收到文件后，要在《文件借閱登記表》上簽字確認。4.借閱人員應妥善保管借閱的文件，不得擅自復印、轉借他人或帶出公司。如因工作需要復印文件，應提前向文件管理部門申請，經批準后方可復印。（二）文件歸還1.借閱人員應在規定的借閱期限內歸還文件。如需延長借閱期限，應提前向文件管理部門提出申請，經批準后方可延長。2.歸還文件時，借閱人員要確保文件的完整性和保密性，不得有損壞、涂改或丟失等情況。文件管理人員要對歸還的文件進行認真檢查，核對文件數量和內容是否一致。3.檢查無誤后，文件管理人員在《文件借閱登記表》上注明文件歸還日期，并將申請表和登記表存檔。七、文件保密與銷毀（一）文件保密1.公司全體員工應嚴格遵守公司保密制度，對涉及公司機密的文件要妥善保管，不得泄露給無關人員。2.對于機密文件，應在文件上加蓋“機密”印章，并按照公司規定的保密級別進行管理。機密文件的查閱、復印、傳遞等都要經過嚴格的審批程序。3.在使用文件過程中，要注意防止文件丟失或被盜。如發現文件丟失或被盜，應立即向公司領導報告，并采取相應的措施，防止機密信息泄露。（二）文件銷毀1.對于過期、無用或已失去保存價值的文件，由文件管理部門定期進行清理和銷毀。2.制定文件銷毀清單，詳細記錄文件名稱、編號、銷毀日期、銷毀方式等信息。銷毀清單應一式兩份，一份由文件管理部門存檔，一份交公司審計部門備案。3.文件銷毀方式可根據文件的性質和數量選擇合適的方法，如粉碎、焚燒等。銷毀過程要有專人負責監督，確保文件徹底銷毀，無法恢復。八、監督與考核（一）監督檢查1.公司辦公室定期對文件收接管理情況進行監督檢查，檢查內容包括文件登記、保管、傳閱、審批、借閱、歸還、保密、銷毀等環節的執行情況。2.對監督檢查中發現的問題，及時提出整改意見，并要求相關部門或人員限期整改。整改完成后，進行跟蹤復查，確保問題得到徹底解決。（二）考核評價1.將文件收接管理工作納入公司績效考核體系，對各部門和員工在文件收接管理方面的工作表現進行考核評價。2.考核指標包括文件收接及時率、文件傳遞準確率、文件保管完好率、文件