學(xué)校圖書采購管理制度一、總則（一）目的為規(guī)范學(xué)校圖書采購工作，確保采購圖書的質(zhì)量和適用性，滿足師生教學(xué)、科研和閱讀需求，提高圖書資源的利用效率，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于學(xué)校各類圖書的采購活動，包括紙質(zhì)圖書、電子圖書等。（三）基本原則1.按需采購原則：根據(jù)學(xué)校教學(xué)計劃、學(xué)科建設(shè)、師生閱讀需求等，有針對性地采購圖書，確保圖書資源與學(xué)校發(fā)展相適應(yīng)。2.質(zhì)量優(yōu)先原則：優(yōu)先采購內(nèi)容健康、學(xué)術(shù)價值高、實用性強的圖書，保證圖書質(zhì)量符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。3.公平公正原則：在圖書采購過程中，遵循公平、公正、公開的原則，確保所有供應(yīng)商享有平等的競爭機會。4.效益原則：合理控制圖書采購成本，提高資金使用效益，實現(xiàn)圖書資源的優(yōu)化配置。二、采購組織與職責(zé)（一）圖書采購工作小組成立由學(xué)校圖書館、教務(wù)處、各學(xué)科專家等組成的圖書采購工作小組，負(fù)責(zé)制定圖書采購計劃、審核采購預(yù)算、評估供應(yīng)商、參與圖書采購招標(biāo)及驗收等工作。（二）圖書館職責(zé)1.負(fù)責(zé)圖書采購的具體實施工作，包括收集師生圖書需求信息、進行市場調(diào)研、編制采購清單、組織采購招標(biāo)、簽訂采購合同、圖書驗收及入庫等。2.建立圖書采購數(shù)據(jù)庫，記錄圖書采購的相關(guān)信息，如采購時間、供應(yīng)商、圖書品種、數(shù)量、價格等，以便查詢和統(tǒng)計分析。3.定期對圖書采購工作進行總結(jié)和評估，分析采購工作中存在的問題，提出改進措施和建議。（三）教務(wù)處職責(zé)1.根據(jù)學(xué)校教學(xué)計劃和學(xué)科建設(shè)需求，提供教學(xué)相關(guān)的圖書采購建議，協(xié)助圖書館制定圖書采購計劃。2.參與圖書采購招標(biāo)工作，對教學(xué)類圖書的采購標(biāo)準(zhǔn)和質(zhì)量進行審核。3.配合圖書館做好圖書采購后的分發(fā)和調(diào)配工作，確保圖書及時供應(yīng)到各教學(xué)單位。（四）學(xué)科專家職責(zé)1.從學(xué)科專業(yè)角度出發(fā)，對本學(xué)科領(lǐng)域的圖書采購提供專業(yè)意見和建議，參與制定學(xué)科專業(yè)圖書采購目錄。2.協(xié)助圖書館評估供應(yīng)商提供的圖書資源，對圖書的學(xué)術(shù)價值、專業(yè)性和適用性進行審核。3.參與圖書采購招標(biāo)的評標(biāo)工作，確保采購的圖書符合學(xué)科專業(yè)發(fā)展需求。三、采購計劃與預(yù)算（一）采購計劃制定1.圖書館每年定期向師生發(fā)放圖書需求調(diào)查問卷，收集師生對各類圖書的需求信息，包括圖書類別、作者、出版社等。2.結(jié)合學(xué)校教學(xué)計劃、學(xué)科建設(shè)規(guī)劃以及圖書館館藏情況，對收集到的需求信息進行整理和分析，制定年度圖書采購計劃初稿。3.將年度圖書采購計劃初稿提交圖書采購工作小組審議，根據(jù)審議意見進行修改完善，形成正式的年度圖書采購計劃。（二）采購預(yù)算編制1.根據(jù)年度圖書采購計劃，圖書館結(jié)合市場價格行情，編制圖書采購預(yù)算草案。2.采購預(yù)算草案需明確各類圖書的采購數(shù)量、預(yù)計采購金額等，并提交學(xué)校財務(wù)部門審核。3.財務(wù)部門根據(jù)學(xué)校財務(wù)狀況和資金安排，對采購預(yù)算草案進行審核調(diào)整，確定最終的圖書采購預(yù)算，并報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。（三）采購計劃與預(yù)算調(diào)整1.在圖書采購過程中，如因教學(xué)需求變化、學(xué)科發(fā)展調(diào)整、市場圖書資源變化等原因，需要對采購計劃和預(yù)算進行調(diào)整的，由圖書館提出調(diào)整申請。2.調(diào)整申請需詳細說明調(diào)整的原因、內(nèi)容及預(yù)計增加或減少的采購金額等，經(jīng)圖書采購工作小組審核后，報學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)審批。3.經(jīng)批準(zhǔn)的采購計劃和預(yù)算調(diào)整，圖書館應(yīng)及時進行相應(yīng)的調(diào)整和實施。四、供應(yīng)商管理（一）供應(yīng)商選擇1.圖書館通過多種渠道收集供應(yīng)商信息，如網(wǎng)絡(luò)搜索、行業(yè)推薦、供應(yīng)商自薦等，建立供應(yīng)商信息庫。2.根據(jù)圖書采購需求和供應(yīng)商信息庫，篩選出符合條件的潛在供應(yīng)商，向其發(fā)出邀請，要求提供公司簡介、資質(zhì)證明、圖書資源目錄、報價單等相關(guān)資料。3.對潛在供應(yīng)商提供的資料進行初步審核，評估其信譽、實力、圖書資源質(zhì)量及價格等方面情況，確定入圍供應(yīng)商名單。4.組織入圍供應(yīng)商進行現(xiàn)場考察或參加圖書采購招標(biāo)，進一步了解供應(yīng)商的實際情況，最終確定合作供應(yīng)商。（二）供應(yīng)商評估1.建立供應(yīng)商評估機制，定期對合作供應(yīng)商進行評估。評估內(nèi)容包括圖書供應(yīng)質(zhì)量、交貨期、售后服務(wù)、價格合理性等方面。2.圖書館根據(jù)師生反饋、圖書驗收情況等，對供應(yīng)商的圖書供應(yīng)質(zhì)量進行評價；通過統(tǒng)計供應(yīng)商實際交貨時間與合同約定交貨期的差異，評估其交貨期執(zhí)行情況；根據(jù)供應(yīng)商對學(xué)校提出的售后服務(wù)要求的響應(yīng)速度和解決問題的能力，評價其售后服務(wù)質(zhì)量；對比市場同類圖書價格，評估供應(yīng)商價格的合理性。3.根據(jù)評估結(jié)果，對表現(xiàn)優(yōu)秀的供應(yīng)商給予適當(dāng)獎勵，如增加采購份額、優(yōu)先合作等；對表現(xiàn)不佳的供應(yīng)商提出整改要求，如整改后仍不符合要求，可終止合作。（三）供應(yīng)商合作與溝通1.與確定的合作供應(yīng)商簽訂詳細的采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)，包括圖書品種、數(shù)量、價格、交貨期、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)、售后服務(wù)等條款。2.建立與供應(yīng)商的定期溝通機制，及時了解圖書出版發(fā)行動態(tài)、供應(yīng)商庫存情況等信息，確保圖書采購工作的順利進行。3.在圖書采購過程中，如出現(xiàn)圖書質(zhì)量問題、交貨延遲等情況，及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求其采取相應(yīng)的解決措施。五、采購流程（一）采購申請1.師生根據(jù)教學(xué)、科研和閱讀需求，填寫圖書采購申請表，詳細注明所需圖書的書名、作者、出版社、ISBN號、數(shù)量等信息。2.圖書采購申請表提交至所在教學(xué)單位或部門負(fù)責(zé)人審核，審核通過后交圖書館。（二）采購審批1.圖書館收到圖書采購申請表后，對申請內(nèi)容進行初審，檢查申請圖書是否符合學(xué)校圖書采購計劃和相關(guān)規(guī)定。2.初審?fù)ㄟ^的圖書采購申請?zhí)峤粓D書采購工作小組審批，工作小組根據(jù)學(xué)校圖書采購政策和實際需求進行審核，確定是否批準(zhǔn)采購。3.經(jīng)審批同意采購的圖書申請，圖書館進行編號登記，納入采購計劃安排。（三）采購實施1.根據(jù)圖書采購計劃和審批通過的采購申請，圖書館選擇合適的采購方式進行采購。采購方式包括招標(biāo)采購、詢價采購、單一來源采購等，具體采購方式根據(jù)圖書采購金額、品種數(shù)量、市場供應(yīng)情況等因素確定。2.對于招標(biāo)采購，圖書館按照相關(guān)法律法規(guī)和學(xué)校招標(biāo)管理規(guī)定，編制招標(biāo)文件，發(fā)布招標(biāo)公告，組織開標(biāo)、評標(biāo)、定標(biāo)等工作，確定中標(biāo)供應(yīng)商。3.對于詢價采購，圖書館向多家供應(yīng)商發(fā)出詢價函，要求其提供圖書報價及相關(guān)服務(wù)承諾，根據(jù)報價和服務(wù)情況選擇合適的供應(yīng)商簽訂采購合同。4.對于單一來源采購，圖書館需提供充分的理由和依據(jù)，經(jīng)學(xué)校相關(guān)部門批準(zhǔn)后，與特定供應(yīng)商進行談判，簽訂采購合同。5.采購合同簽訂后，圖書館及時跟蹤合同執(zhí)行情況，督促供應(yīng)商按照合同約定的時間、質(zhì)量、數(shù)量等要求供應(yīng)圖書。（四）圖書驗收1.圖書到貨前，圖書館通知相關(guān)人員做好驗收準(zhǔn)備工作。驗收人員應(yīng)包括圖書館工作人員、學(xué)科專家等。2.圖書到貨時，驗收人員按照采購合同要求，對圖書的品種、數(shù)量、質(zhì)量、版本等進行仔細核對。檢查圖書是否有缺頁、破損、裝訂錯誤等質(zhì)量問題，核對圖書的ISBN號、書名、作者、出版社等信息是否與合同一致。3.驗收合格的圖書，驗收人員在驗收清單上簽字確認(rèn)，并辦理入庫手續(xù)；驗收不合格的圖書，及時與供應(yīng)商聯(lián)系，要求其更換或處理。4.圖書館對驗收情況進行詳細記錄，建立圖書驗收檔案，以備查詢和統(tǒng)計分析。（五）圖書入庫與分發(fā)1.驗收合格的圖書由圖書館按照分類標(biāo)準(zhǔn)進行整理、編目，錄入圖書館管理系統(tǒng)，建立館藏數(shù)據(jù)庫，然后辦理入庫上架手續(xù)。2.根據(jù)學(xué)校教學(xué)單位和部門的需求，圖書館定期將新采購的圖書分發(fā)到各單位資料室或教師個人手中。分發(fā)過程中，做好圖書交接記錄，確保圖書分發(fā)準(zhǔn)確無誤。六、采購監(jiān)督與審計（一）內(nèi)部監(jiān)督1.學(xué)校設(shè)立圖書采購監(jiān)督小組，由學(xué)校紀(jì)檢監(jiān)察部門、審計部門等相關(guān)人員組成，負(fù)責(zé)對圖書采購工作進行全程監(jiān)督。2.監(jiān)督小組檢查圖書采購計劃的制定和執(zhí)行情況，確保采購工作符合學(xué)校需求和相關(guān)規(guī)定。3.參與圖書采購招標(biāo)、評標(biāo)等關(guān)鍵環(huán)節(jié)，監(jiān)督采購過程的公平、公正、公開，防止違規(guī)操作和不正當(dāng)競爭行為。4.對圖書采購合同的簽訂、執(zhí)行情況進行監(jiān)督，檢查合同條款的履行情況，確保雙方權(quán)益得到保障。（二）審計監(jiān)督1.學(xué)校審計部門定期對圖書采購工作進行審計，審查圖書采購預(yù)算的編制和執(zhí)行情況，檢查采購資金的使用是否合理合規(guī)。2.審計圖書采購流程的規(guī)范性，包括采購申請、審批、實施、驗收等環(huán)節(jié)是否符合規(guī)定程序。3.對圖書采購的經(jīng)濟效益進行審計評估，分析采購成本控制情況、圖書資源利用效率等，提出改進建議和意見。（三）投訴處理1.建立圖書采購?fù)对V機制，接受師生對圖書采購工作中存在問題的投訴。投訴渠道包括電話、郵箱、書面投訴等。2.對收到的投訴進行及時登記和調(diào)查核實，根據(jù)調(diào)查結(jié)果，按照相關(guān)規(guī)定進行處理，并將處理結(jié)果反饋給投訴人。3.針對投訴中發(fā)現(xiàn)的問題，及時采取措施進行整改，完善圖書采購管理制度和流程，防止類似問題再次發(fā)生。七、檔案管理（一）檔案內(nèi)容1.圖書采購工作中形成的各類文件資料，包括圖書采購計劃、采購預(yù)算、采購申請、采購合同、招標(biāo)文件、評標(biāo)報告、驗收記錄、供應(yīng)商資料等。2.與圖書采購相關(guān)的會議紀(jì)要、決策文件、監(jiān)督檢查記錄、審計報告等。（二）檔案整理與歸檔1.圖書館負(fù)責(zé)對圖書采購檔案進行整理和歸檔工作，按照文件形成時間、類別等進行分類編號，確保檔案資料的完整性和系統(tǒng)性。2.采購檔案應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，紙質(zhì)檔案應(yīng)裝訂成冊，妥善保管；電子檔案應(yīng)進行備份存儲，便于查詢和使用。（三）檔案查閱與借閱1.學(xué)校內(nèi)部人員因工作需要查閱圖書采購檔案的，需填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)后，到圖書館查閱。2.查閱檔案時，應(yīng)在圖書館指定地點進行，不得擅自將檔案帶出圖書