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文檔簡介
公司采購業務管理制度一、總則(一)目的為規范公司采購業務流程,加強采購管理,確保采購工作的高效、有序進行,保障公司生產經營活動的順利開展,降低采購成本,提高公司經濟效益,特制定本制度。(二)適用范圍本制度適用于公司內部所有采購業務活動,包括但不限于原材料采購、設備采購、辦公用品采購、服務采購等。(三)基本原則1.合法性原則:采購活動必須遵守國家法律法規及相關政策規定。2.效益性原則:在保證采購質量的前提下,努力降低采購成本,提高采購效益。3.公平公正原則:采購過程應遵循公平、公正、公開的原則,確保所有供應商都有平等的參與機會。4.誠實守信原則:采購人員應誠實守信,與供應商建立良好的合作關系,嚴格履行采購合同。二、采購組織與職責(一)采購部門1.負責公司采購業務的歸口管理,制定采購計劃和采購預算。2.組織實施采購活動,包括供應商選擇、采購談判、采購合同簽訂等。3.建立和維護供應商檔案,定期對供應商進行評估和管理。4.跟蹤采購合同的執行情況,協調解決采購過程中的問題。5.收集市場采購信息,為公司采購決策提供參考依據。(二)需求部門1.根據公司生產經營計劃,提出采購需求,填寫采購申請單。2.參與采購供應商的選擇和評估工作,提供技術支持和質量要求。3.負責采購物資的驗收工作,對驗收結果負責。4.反饋采購物資的使用情況,協助采購部門改進采購工作。(三)財務部門1.審核采購預算,監督采購資金的使用。2.參與采購合同的審核,確保合同條款符合財務規定。3.辦理采購款項的支付手續,對采購付款進行賬務處理。(四)審計部門1.對采購業務進行審計監督,檢查采購活動的合法性、合規性和效益性。2.對采購合同進行審計,防范采購風險。3.對采購過程中的違規行為進行調查和處理。三、采購流程(一)采購申請1.需求部門根據公司生產經營計劃、庫存情況等,填寫采購申請單,詳細注明采購物資的名稱、規格型號、數量、需求時間等信息。2.采購申請單經需求部門負責人審核簽字后,提交至采購部門。(二)采購審批1.采購部門收到采購申請單后,對采購申請的必要性、合理性進行審核。2.對于金額較大或重要的采購項目,采購部門應組織相關部門進行論證,并報公司領導審批。3.經審批后的采購申請單,由采購部門安排采購人員進行采購。(三)供應商選擇與評估1.采購人員根據采購申請單的要求,通過多種渠道尋找潛在供應商,如網絡搜索、行業推薦、供應商自薦等。2.對潛在供應商進行初步篩選,收集其營業執照、資質證書、產品質量認證、業績情況等相關資料。3.采購部門組織相關人員對篩選后的供應商進行實地考察和評估,評估內容包括供應商的生產能力、質量控制、價格水平、售后服務等方面。4.根據評估結果,建立供應商檔案,確定合格供應商名單,并定期對供應商進行重新評估和調整。(四)采購談判1.采購人員與選定的供應商進行采購談判,就采購物資的價格、質量、交貨期、付款方式等條款進行協商。2.在談判過程中,采購人員應充分了解市場行情,掌握談判技巧,爭取有利的采購條件。3.談判達成一致后,形成采購談判紀要,作為采購合同的附件。(五)采購合同簽訂1.根據采購談判結果,采購人員起草采購合同,明確雙方的權利和義務。2.采購合同經采購部門負責人審核后,提交至財務部門、法務部門進行審核。3.財務部門審核采購合同的付款條款,確保付款方式合理、風險可控;法務部門審核采購合同的合法性、合規性,防范法律風險。4.經審核通過后的采購合同,由公司法定代表人或其授權代表簽字蓋章,并加蓋公司公章。5.采購合同簽訂后,采購人員應及時將合同副本分發給需求部門、財務部門等相關部門。(六)采購執行1.采購人員按照采購合同的要求,及時向供應商下達采購訂單,明確采購物資的名稱、規格型號、數量、交貨期等信息。2.供應商按照采購訂單的要求組織生產和發貨,并及時通知采購人員發貨情況。3.采購人員跟蹤采購訂單的執行情況,及時協調解決可能出現的問題,確保采購物資按時、按質、按量到貨。(七)驗收1.需求部門負責采購物資的驗收工作,制定驗收標準和驗收流程。2.采購物資到貨后,需求部門應及時組織相關人員進行驗收,驗收內容包括物資的數量、規格型號、質量等方面。3.驗收合格的采購物資,由需求部門在驗收單上簽字確認;驗收不合格的采購物資,需求部門應及時通知采購部門與供應商協商解決,如退貨、換貨、補貨等。4.采購部門負責督促供應商對驗收不合格的物資進行處理,并跟蹤處理結果。(八)付款1.采購物資驗收合格后,采購人員應及時整理相關單據,如采購合同、采購訂單、驗收單、發票等,提交至財務部門辦理付款手續。2.財務部門審核相關單據無誤后,按照采購合同約定的付款方式和時間,辦理采購款項的支付。3.對于預付款項的采購項目,財務部門應嚴格按照合同約定進行支付,并跟蹤采購合同的執行情況,確保預付款項的安全。四、采購預算管理(一)采購預算編制1.采購部門根據公司年度生產經營計劃和財務預算要求,編制年度采購預算草案。2.年度采購預算草案應包括采購項目、采購數量、采購金額、采購時間等內容,并詳細說明預算編制的依據和理由。3.采購部門將年度采購預算草案提交至財務部門進行審核,財務部門根據公司整體預算情況,對采購預算草案進行調整和完善。4.經審核通過后的年度采購預算草案,報公司領導審批后執行。(二)采購預算執行與控制1.采購部門應嚴格按照年度采購預算組織采購活動,確保采購預算的有效執行。2.在采購過程中,如因特殊原因需要調整采購預算,采購部門應及時提出預算調整申請,說明調整的原因、內容和金額。3.預算調整申請經財務部門審核、公司領導審批后,方可進行預算調整。4.財務部門定期對采購預算的執行情況進行分析和監控,及時發現和解決預算執行過程中存在的問題。五、采購風險管理(一)風險識別與評估1.采購部門應定期對采購業務進行風險識別和評估,分析可能存在的風險因素,如市場價格波動、供應商違約、質量問題、法律風險等。2.根據風險識別和評估結果,制定相應的風險應對措施,降低采購風險。(二)風險應對措施1.市場價格波動風險:采購部門應密切關注市場價格動態,通過與供應商協商、簽訂價格調整條款、套期保值等方式,降低市場價格波動對采購成本的影響。2.供應商違約風險:采購部門應加強對供應商的管理和監督,選擇信譽良好、實力較強的供應商,并在采購合同中明確違約責任和賠償條款,以降低供應商違約風險。3.質量問題風險:采購部門應加強對采購物資質量的控制,嚴格按照驗收標準進行驗收,對質量不合格的物資及時進行處理,并要求供應商承擔相應的責任。4.法律風險:采購部門應加強對采購合同的審核和管理,確保合同條款符合法律法規要求,防范法律風險。同時,采購人員應增強法律意識,遵守法律法規,依法開展采購業務。六、采購績效評估(一)評估指標1.采購成本:主要評估采購物資的價格水平,通過與市場價格比較、采購成本降低率等指標進行衡量。2.采購質量:評估采購物資的質量符合要求的程度,通過驗收合格率、退貨率等指標進行考核。3.采購交貨期:考核采購物資按時到貨的情況,通過交貨及時率等指標進行評估。4.供應商管理:評價采購部門對供應商的管理效果,如供應商滿意度、供應商投訴率等指標。(二)評估方法1.定期評估:采購部門定期(每月、每季度或每年)對采購績效進行評估,收集相關數據和信息,按照評估指標進行計算和分析。2.對比評估:將采購績效與歷史數據、同行業數據進行對比,找出差距和不足,提出改進措施。3.綜合評估:綜合考慮采購成本、采購質量、采購交貨期、供應商管理等多個方面的因素,對采購績效進行全面、客觀的評估。(三)評估結果應用1.根據采購績效評估結果,對采購部門和采購人員進行獎懲。對采購績效優秀的部門和個人給予表彰和獎勵,對采購績效較差的部門和個人進行批評和整改。2.將采購績效評估結果作為采購部門和采購人員績效考核的重要依據,與薪酬、晉升等掛鉤。3.通過采購績效評估,總結經驗教訓,發現采購業務流程中存在的問題和不足,及時采取措施進行改進和優化,不斷提高采購管理水平。七、監督與檢查(一)內部監督1.審計部門定期對采購業務進行審計監督,檢查采購活動的合法性、合規性和效益性。2.財務部門對采購資金的使用情況進行監督,確保采購資金的安全和合理使用。3.采購部門內部應建立健全采購業務監督機制,加強對采購人員的日常管理和監督,防止違規行為的發生。(二)外部監督1.接受政府有關部門的監督檢查,積極配合相關部門的工作,及時整改存在的問題。2
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