公司文件遺失管理制度一、總則（一）目的為加強公司文件管理，規范文件遺失的預防、處理及責任追究等工作，確保公司文件的完整性、準確性和安全性，保障公司各項工作的正常開展，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門、各分支機構以及全體員工在工作過程中涉及的各類文件，包括但不限于紙質文件、電子文件、合同協議、規章制度、技術資料、會議紀要等。（三）基本原則1.預防為主原則：通過完善文件管理流程、加強人員培訓、提高安全意識等措施，預防文件遺失情況的發生。2.及時發現原則：建立文件遺失監測機制，確保能夠及時發現文件遺失事件。3.責任明確原則：明確文件遺失事件中相關責任人的責任，做到責任到人。4.妥善處理原則：對文件遺失事件進行及時、有效的處理，降低損失和影響。二、文件管理職責分工（一）文件管理部門職責1.綜合管理部負責制定和完善公司文件管理制度，并監督執行。統一管理公司各類文件的收發、登記、歸檔、保管等工作。定期對公司文件進行清查和盤點，確保文件的完整性和準確性。負責對文件遺失事件進行調查、分析和處理，并提出改進措施。2.各部門負責本部門文件的起草、審核、印發、保管等工作。按照公司文件管理制度的要求，及時將本部門文件移交綜合管理部歸檔。負責對本部門員工進行文件管理相關培訓，提高員工的文件管理意識和技能。協助綜合管理部對涉及本部門的文件遺失事件進行調查和處理。（二）文件管理人員職責1.文件收發人員負責文件的收發登記工作，確保文件及時、準確地傳遞給相關人員。對收到的文件進行初步審核，檢查文件的完整性和準確性，如有問題及時與發文部門溝通。做好文件的簽收、交接記錄，明確文件的流向和責任人。2.文件保管人員負責公司文件的分類、整理、歸檔和保管工作，確保文件存放有序，便于查找和使用。定期對保管的文件進行清查和盤點，發現問題及時報告并處理。做好文件保管場所的安全防范工作，防止文件被盜、被損、丟失等情況發生。3.電子文件管理人員負責公司電子文件的存儲、備份、維護等工作，確保電子文件的安全性和可訪問性。建立電子文件索引和目錄，方便文件的檢索和使用。定期對電子文件進行清理和歸檔，刪除過期或無用的文件。三、文件遺失預防措施（一）文件管理制度培訓1.綜合管理部定期組織公司全體員工參加文件管理制度培訓，培訓內容包括文件的分類、編號、收發、歸檔、保管等流程，以及文件遺失的風險和防范措施。2.各部門在新員工入職培訓時，應將文件管理相關內容納入培訓課程，確保新員工了解公司文件管理制度的要求。3.通過內部培訓、宣傳資料、案例分析等方式，加強員工對文件管理重要性的認識，提高員工的文件管理意識和責任心。（二）文件管理流程規范1.文件起草與審核文件起草部門應按照公司文件格式和內容要求，認真起草文件，確保文件內容準確、完整、清晰。文件起草完成后，應提交部門負責人審核，審核通過后報相關領導審批。涉及多個部門的文件，應經相關部門會簽后再進行審批。2.文件編號與登記綜合管理部對公司所有文件進行統一編號，編號應具有唯一性和系統性，便于文件的識別和管理。文件收發人員在收到文件后，應及時進行登記，登記內容包括文件名稱、編號、發文部門、發文日期、份數、密級等。3.文件分發與傳閱文件分發人員應根據文件的內容和傳閱范圍，及時將文件分發給相關人員，并做好簽收記錄。文件傳閱應遵循“快速、高效、準確”的原則，確保文件能夠及時傳遞給需要閱讀的人員。傳閱過程中，傳閱人應在文件傳閱單上簽字，注明傳閱時間。4.文件歸檔與保管文件辦理完畢后，文件起草部門應及時將文件整理成冊，移交綜合管理部歸檔。綜合管理部應按照文件的類別、年度、保管期限等進行分類歸檔，建立健全文件檔案管理制度，確保文件檔案的安全和完整。文件保管人員應定期對保管的文件進行清查和盤點，發現文件遺失或損壞應及時報告并采取相應措施。5.電子文件管理公司應建立電子文件管理系統，對電子文件進行集中存儲和管理。電子文件的命名應規范、統一，便于識別和查找。電子文件應按照與紙質文件相同的分類方法進行分類存儲，并建立相應的索引和目錄。定期對電子文件進行備份，備份存儲介質應異地存放，以防止因自然災害、設備故障等原因導致電子文件丟失。（三）文件保管環境與設施1.公司應設立專門的文件保管場所，文件保管場所應具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全設施，確保文件的安全存放。2.文件保管場所應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合文件保管的要求。3.文件保管場所應配備必要的文件保管設備，如文件柜、書架、保險柜、除濕機、空調等，以保證文件的妥善保管。（四）文件使用與借閱管理1.文件使用員工因工作需要使用公司文件時，應填寫文件使用申請表，經部門負責人批準后到綜合管理部辦理借閱手續。文件使用人員應在規定的時間內歸還文件，不得擅自轉借他人或帶出公司。如需延長使用時間，應辦理續借手續。文件使用過程中，應妥善保管文件，不得擅自涂改、損壞、丟失文件。如發現文件有損壞或丟失情況，應及時報告綜合管理部，并承擔相應責任。2.文件借閱外單位人員因工作需要借閱公司文件時，應填寫文件借閱申請表，經公司相關領導批準后，由綜合管理部指定專人陪同查閱，并做好借閱記錄。借閱文件的期限一般不得超過[X]個工作日，如需延長借閱時間，應重新辦理審批手續。借閱人員應嚴格遵守公司文件管理規定，不得擅自復印、摘抄、傳播借閱的文件內容。借閱期滿后，應及時歸還文件，不得拖延。四、文件遺失事件處理（一）遺失報告與初步調查1.當發現文件遺失后，文件保管人員或相關責任人應立即向本部門負責人報告，部門負責人應在接到報告后的[X]小時內通知綜合管理部。2.綜合管理部接到報告后，應立即組織相關人員對文件遺失事件進行初步調查，了解文件遺失的時間、地點、經過、涉及人員等情況，并填寫文件遺失事件調查表。3.在初步調查過程中，應收集相關證據，如文件收發記錄、借閱記錄、使用記錄、現場照片等，以便后續調查和處理。（二）深入調查與原因分析1.根據初步調查情況，綜合管理部應成立專門的調查小組，對文件遺失事件進行深入調查。調查小組應由綜合管理部、涉及部門等相關人員組成。2.調查小組通過詢問當事人、查閱相關資料、實地勘查等方式，全面了解文件遺失的原因和過程，確定文件遺失的責任主體。3.在調查過程中，應與相關人員進行充分溝通，聽取各方意見，確保調查結果客觀、公正。4.調查結束后，調查小組應撰寫文件遺失事件調查報告，報告內容包括事件經過、調查情況、原因分析、責任認定等，并提出處理建議。（三）責任認定與處理1.根據文件遺失事件調查報告，公司應按照相關規定對責任主體進行責任認定。責任認定應遵循“實事求是、客觀公正、責任明確”的原則。2.對于因工作疏忽、保管不善等原因導致文件遺失的責任人，公司將視情節輕重給予相應的處罰，處罰措施包括批評教育、警告、罰款、降職、辭退等。3.對于因故意泄露、篡改、銷毀文件等行為導致文件遺失的責任人，公司將依法追究其法律責任。4.如文件遺失給公司造成經濟損失或其他不良影響的，責任主體應承擔相應的賠償責任。賠償金額根據公司實際損失情況確定。（四）文件補救措施1.對于重要文件遺失且無法找回的情況，公司應及時采取補救措施，如重新起草、收集相關資料進行補充等，以確保工作的正常開展。2.對于涉及公司機密的文件遺失，公司應立即啟動保密應急預案，采取相應的保密措施，防止機密信息泄露。3.在文件遺失事件處理完畢后，公司應組織相關部門對事件進行總結和反思，分析原因，總結經驗教訓，采取有效措施，防止類似事件再次發生。五、監督與檢查（一）定期檢查1.綜合管理部應定期對公司文件管理情況進行檢查，檢查內容包括文件管理制度的執行情況、文件的收發登記、歸檔保管、使用借閱等情況。2.定期檢查的頻率為每季度一次，檢查結果應形成書面報告，報送公司領導，并通報各部門。3.對于檢查中發現的問題，應及時下達整改通知書，要求相關部門限期整改。整改完成后，綜合管理部應進行復查，確保問題得到徹底解決。（二）不定期抽查1.公司領導或綜合管理部可根據工作需要，不定期對公司文件管理情況進行抽查。2.抽查的內容和方式可根據實際情況確定，包括實地檢查文件保管場所、查閱文件管理記錄、詢問相關人員等。3.對于抽查中發現的問題，應及時提出整改意見，要求相關部門立即整改。如發現嚴重違反文件管理制度的行為，應嚴肅處理。（三）考核與獎懲1.將文件管理工作納入公司績效考核體系，對文件管理工作表現優秀的部門和個人進行表彰和獎勵。2.對違反文件管理制度，導致文件遺失或造成其他不良影響的部門和個人，按照公司績效考核相關規定進行扣分或處罰。3.考核結果作為員工晉升、調薪