出入境外國人管理制度一、總則（一）目的為規范公司涉及外國人出入境相關事務的管理，保障公司正常運營秩序，維護國家法律法規及公司規章制度，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于所有與公司有業務往來涉及外國人出入境相關事務的部門及人員，包括但不限于人力資源部門、外事部門、涉及外籍員工及外國來訪人員的各業務部門等。（三）基本原則1.遵守國家法律法規原則嚴格遵守中華人民共和國關于外國人出入境管理的各項法律法規，確保公司相關行為合法合規。2.保障安全與便利原則在合法合規的前提下，為外國人在公司的工作、交流等活動提供必要的便利，同時保障公司及人員的安全。3.信息準確與及時更新原則確保涉及外國人出入境相關信息的準確收集、整理、記錄和更新，以便及時掌握動態并做出相應處理。二、外國人入境管理（一）工作簽證申請1.對于因工作需要邀請外國人來公司工作的部門，應提前向人力資源部門提交申請。申請內容包括外國人基本信息（姓名、國籍、出生日期、護照號碼等）、工作職位、工作期限、工作內容及職責等詳細信息。2.人力資源部門收到申請后，審核其必要性和合理性，并協同外事部門根據國家相關規定準備工作簽證申請所需材料，如公司營業執照副本、外國人工作許可通知、邀請函、勞動合同等。3.按照規定的流程向當地出入境管理機構提交工作簽證申請，并跟蹤申請進度，及時補充或修正相關材料，確保申請順利獲批。（二）臨時商務訪問簽證申請1.因商務洽談、技術交流等臨時事務邀請外國人員來訪的，由相關業務部門填寫臨時商務訪問簽證申請表，注明來訪目的、行程安排、預計停留時間等信息。2.申請表經部門負責人審批后提交至外事部門，外事部門審核其訪問的必要性和合規性，并準備相應申請材料，如公司邀請函、行程安排表、接待計劃等。3.外事部門負責向當地出入境管理機構申請臨時商務訪問簽證，同時告知來訪外國人相關注意事項，如遵守中國法律法規、按時離境等。（三）入境前通知與準備1.在外國人入境前，負責邀請或接待的部門應提前通知其入境相關事宜，包括所需材料、入境口岸、預計抵達時間等。2.提醒外國人準備好有效的護照及其他必要的旅行文件，并協助其了解中國入境的相關規定和流程。3.對于持工作簽證入境的外國人，安排專人在入境口岸迎接，并確保其順利前往公司或住宿地點。三、外國人居留管理（一）居留許可辦理1.外國人持工作簽證入境后，人力資源部門應在規定時間內協同外事部門為其辦理外國人居留許可。辦理前，確保已按照要求簽訂勞動合同、繳納社會保險等，并準備好相關證明材料。2.收集外國人的有效護照、簽證、近期免冠照片等必要材料，填寫居留許可申請表，并按照出入境管理機構的要求進行提交。3.跟蹤居留許可辦理進度，及時領取居留許可并發放給外國人，同時告知其居留許可的有效期、延期規定及注意事項。（二）居留登記與信息更新1.外國人在公司工作或居住期間，應按照規定及時辦理居留登記。人力資源部門負責在其入境后指定時間內，帶領外國人前往當地派出所辦理臨時住宿登記手續。2.如外國人的個人信息（如姓名、護照號碼、工作單位、居住地址等）發生變更，相關部門應及時通知人力資源部門，人力資源部門協同外事部門在規定時間內向出入境管理機構辦理信息變更手續。3.定期對公司內外國人的居留情況進行檢查和梳理，確保所有外國人的居留信息準確、有效，避免出現逾期居留等違規情況。（三）居留期限管理1.嚴格按照外國人居留許可批準的期限安排其工作和生活，如需延期居留許可，人力資源部門應提前[X]個工作日協同外事部門向出入境管理機構提交延期申請。2.延期申請應附相關證明材料，如公司出具的延期工作證明、外國人的健康證明等，經出入境管理機構審核批準后辦理延期手續。3.對于居留期限屆滿未及時辦理延期手續的外國人，應及時提醒并協助其辦理相關手續，如因特殊原因無法按時辦理延期，應提前向出入境管理機構申請合理的停留期限。四、外國人工作管理（一）工作許可與合同管理1.人力資源部門負責為外國人辦理工作許可相關手續，確保其在中國合法工作。工作許可申請應符合國家關于外國人就業的相關規定，明確工作崗位、工作內容、工作期限等信息。2.與外國人簽訂詳細、明確的勞動合同，合同內容應包括工作內容、工作時間、勞動報酬、福利待遇、社會保險、勞動保護、勞動條件、職業危害防護等條款，確保雙方權益得到保障。3.勞動合同應按照國家法律法規規定的格式和要求簽訂，并報當地勞動部門備案。同時，人力資源部門應建立外國人勞動合同管理檔案，妥善保存合同文本及相關資料。（二）工作安排與考核1.根據公司業務需求和外國人的專業技能、工作能力，合理安排其工作崗位和工作任務，并明確工作目標和要求。2.各業務部門負責對外國人的工作表現進行日常考核，考核內容包括工作業績、工作態度、團隊協作等方面。考核結果應定期反饋給人力資源部門。3.人力資源部門根據業務部門的考核結果，結合公司整體績效考核體系，對外國人進行綜合評價。對于表現優秀的外國人給予相應的獎勵，對于不稱職的外國人，按照勞動合同及公司相關規定進行處理。（三）勞動權益保障1.確保外國人在中國工作期間享有與中國員工同等的勞動權益，按時足額支付勞動報酬，依法繳納社會保險和住房公積金。2.為外國人提供必要的勞動保護用品和勞動條件，保障其在工作過程中的安全與健康。如發生工傷事故，按照國家相關法律法規及時進行處理和賠償。3.尊重外國人的文化和習慣，營造良好的工作氛圍，促進中外員工之間的交流與合作。同時，關注外國人在工作和生活中遇到的問題，及時提供必要的幫助和支持。五、外國人出境管理（一）出境前手續辦理1.在外國人工作或訪問結束前，人力資源部門應提前通知其辦理出境相關手續的時間和要求。2.外國人需在規定時間內將工作證、居留許可等交回人力資源部門，人力資源部門協同外事部門審核相關證件及材料，確認無誤后辦理注銷手續。3.對于持臨時商務訪問簽證的外國人，外事部門應提醒其在離境前辦理簽證注銷手續，并確保其行程安排符合簽證規定，避免出現逾期停留等問題。（二）出境檢查與協助1.外國人在出境時，應按照中國海關及出入境管理機構的規定接受檢查。公司應協助其準備好所需的行李物品、文件資料等，確保其順利通過檢查。2.如外國人在出境過程中遇到問題或困難，公司應積極協調相關部門提供必要的幫助和支持，如協助解釋、提供證明材料等。3.在外國人出境后，人力資源部門應及時更新其在公司的相關信息記錄，如離職狀態等，并將相關情況通報給各相關部門。六、信息管理與保密（一）信息收集與整理1.各涉及外國人出入境事務的部門應及時收集、整理與外國人相關的各類信息，包括個人基本信息、出入境記錄、工作情況、居留信息等。2.信息收集應確保準確、完整，避免出現信息遺漏或錯誤。收集到的信息應按照規定的格式和要求進行整理，便于后續的查詢和管理。3.人力資源部門負責建立外國人信息管理檔案，將各部門收集的信息進行匯總和歸檔，確保檔案內容的真實性和完整性。（二）信息保密1.嚴格遵守國家關于信息保密的法律法規及公司保密制度，對涉及外國人的個人隱私信息、商業秘密等予以保密。2.未經外國人本人同意，不得擅自泄露其個人信息。因工作需要查閱、使用外國人信息的，應經相關負責人批準，并在規定的范圍內使用，不得用于其他目的。3.加強對涉及外國人信息管理系統的安全防護，設置不同級別的訪問權限，防止信息泄露或被非法獲取。定期對信息管理系統進行安全檢查和維護，確保系統的正常運行。七、培訓與宣傳（一）法律法規培訓1.定期組織涉及外國人出入境事務的部門及人員參加國家法律法規培訓，包括外國人出入境管理法、勞動法、社會保險法等相關法律法規。2.通過邀請專家授課、內部培訓、在線學習等多種方式，確保員工深入理解和掌握相關法律法規的內容和要求，提高法律意識和合規操作能力。3.在培訓結束后，組織相關人員進行考核，檢驗培訓效果，對于未通過考核的人員進行補考或再次培訓，確保所有人員熟悉并遵守法律法規。（二）公司制度宣傳1.向公司全體員工宣傳本出入境外國人管理制度，使員工了解公司在外國人出入境管理方面的規定和流程，明確各自的職責和義務。2.通過公司內部網站、宣傳欄、郵件等多種渠道發布管理制度相關內容，方便員工隨時查閱和學習。同時，對制度中的重點內容進行解讀和說明，確保員工理解無誤。3.針對新入職員工及涉及外國人事務較多的部門，進行專門的制度培訓和講解，使其盡快熟悉并適應公司的管理要求。八、監督與檢查（一）內部監督1.人力資源部門定期對公司各部門涉及外國人出入境管理工作進行內部監督檢查，檢查內容包括工作簽證申請、居留許可辦理、勞動合同簽訂、信息管理等方面。2.對檢查中發現的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改情況，確保問題得到有效解決。對于違反公司制度的行為，按照相關規定進行嚴肅處理。3.建立內部監督檢查記錄檔案，詳細記錄檢查時間、檢查內容、發現問題及整改情況等信息，以便對公司外國人出入境管理工作進行全面、持續的跟蹤和評估。（二）外部合規檢查1.積極配合國家出入境管理機構、勞動部門等相關外部部門的監督檢查，如實提供公司涉及外國人出入境管理的相關資料和信息。2.對于外部部門提出的問題和整改要