賓館采購合同管理制度一、總則1.目的為加強賓館采購合同管理，規范采購行為，維護賓館合法權益，保障賓館經營活動的順利進行，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于賓館內所有涉及采購合同的簽訂、履行、變更、解除及終止等活動。3.基本原則合法性原則：采購合同的簽訂與履行必須遵守國家法律法規的規定，不得損害國家利益、社會公共利益和他人合法權益。平等自愿原則：合同雙方在簽訂合同時應遵循平等、自愿的原則，充分協商達成一致意見。公平公正原則：合同條款應體現公平公正，不得顯失公平，確保雙方權利義務對等。誠實守信原則：合同雙方應誠實守信，嚴格履行合同約定的義務，不得擅自變更或解除合同。二、采購合同的簽訂1.采購申請與審批采購需求提出：各部門根據經營需要，填寫《采購申請表》，詳細注明采購物品或服務的名稱、規格、數量、質量要求、預計采購金額、用途等信息，并提交部門負責人審核。部門負責人審核：部門負責人對采購申請進行審核，確認采購需求的合理性和必要性，簽署審核意見后提交采購部門。采購部門審核：采購部門收到采購申請后，對采購物品或服務的市場供應情況、價格走勢等進行調查分析，核實采購申請的真實性和可行性，提出采購建議，并提交財務部門審核。財務部門審核：財務部門對采購申請的資金預算進行審核，確保采購資金的合理性和充足性，簽署審核意見后提交賓館管理層審批。賓館管理層審批：賓館管理層根據各部門的審核意見，對采購申請進行最終審批。對于重大采購項目，需經賓館管理層集體研究決策。2.供應商選擇與評估供應商篩選：采購部門通過多種渠道收集供應商信息，建立供應商數據庫。根據采購需求，從供應商數據庫中篩選出符合要求的潛在供應商，并向其發出《供應商詢價邀請函》，邀請其提供報價和相關資料。供應商報價與資料提交：供應商收到詢價邀請函后，應在規定時間內提交報價單及營業執照、稅務登記證、組織機構代碼證、生產許可證、產品質量檢驗報告等相關資料。供應商評估：采購部門組織相關人員對供應商提交的報價和資料進行評估，評估內容包括供應商的信譽、資質、生產能力、產品質量、價格水平、售后服務等方面。根據評估結果，確定入圍供應商名單。供應商實地考察：對于重要采購項目或新合作的供應商，采購部門應組織相關人員對供應商進行實地考察，了解其實際生產經營情況，評估其是否具備履行合同的能力。實地考察結束后，考察人員應提交《供應商實地考察報告》。3.合同談判與起草合同談判：采購部門與入圍供應商就采購合同的條款進行談判，明確雙方的權利義務、產品或服務的規格、數量、價格、交貨時間、交貨地點、質量標準、驗收方式、付款方式、違約責任等內容。談判過程中，應充分溝通協商，爭取達成有利于賓館的合同條款。合同起草：根據談判結果，采購部門負責起草采購合同文本。合同文本應使用規范的格式和語言，條款應清晰明確、具體詳細，避免模糊不清或歧義性表述。合同文本起草完成后，提交法律部門審核。4.合同審核與審批法律部門審核：法律部門對采購合同文本進行審核，重點審查合同條款的合法性、合規性、完整性和風險防范措施等方面。對于存在法律風險或條款不完善的地方，法律部門應提出修改意見，采購部門根據修改意見對合同文本進行修改完善。財務部門審核：財務部門對采購合同的付款方式、結算周期、資金預算等內容進行審核，確保合同付款條款符合賓館財務管理制度和資金安排，簽署審核意見后提交賓館管理層審批。賓館管理層審批：賓館管理層對審核通過的采購合同進行最終審批。對于重大采購合同，需經賓館管理層集體研究決策。審批通過后，合同方可正式簽訂。5.合同簽訂授權代表簽字：采購合同經賓館管理層審批通過后，由賓館法定代表人或其授權代表與供應商簽訂合同。簽訂合同時，應確保合同雙方簽字蓋章齊全，合同文本一式多份，分別由賓館采購部門、財務部門、法律部門等相關部門留存歸檔。合同編號與備案：采購部門對簽訂的采購合同進行編號，并將合同副本提交財務部門、法律部門等相關部門備案。合同編號應具有唯一性和系統性，便于合同的管理和查詢。三、采購合同的履行1.合同交底交底內容：采購合同簽訂后，采購部門應組織相關人員進行合同交底，向合同執行人員詳細介紹合同的主要條款、雙方的權利義務、履行要求、注意事項等內容，確保合同執行人員熟悉合同內容，明確工作責任。交底記錄：合同交底過程應形成書面記錄，由參與交底的人員簽字確認。交底記錄應作為合同執行過程中的重要參考文件，妥善保存。2.供應商履約跟蹤建立跟蹤機制：采購部門應建立供應商履約跟蹤機制，定期對供應商的履約情況進行跟蹤檢查，及時掌握供應商的生產進度、產品質量、交貨時間等信息。溝通協調：在供應商履約過程中，如發現問題或出現爭議，采購部門應及時與供應商溝通協調，要求其采取有效措施解決問題，確保合同順利履行。如供應商未能按時履行合同義務，采購部門應按照合同約定追究其違約責任。履約報告：采購部門應定期向賓館管理層提交供應商履約情況報告，匯報合同履行過程中的進展情況、存在的問題及解決措施等內容，為賓館管理層決策提供依據。3.賓館內部協調配合部門協作：采購合同的履行涉及多個部門，各部門應密切協作、相互配合，共同推進合同履行工作。例如，采購部門負責與供應商溝通協調，確保貨物按時供應；倉庫管理部門負責貨物的驗收、入庫、保管等工作；使用部門負責對采購物品或服務進行驗收和使用等。信息共享：各部門應建立信息共享機制，及時傳遞與合同履行相關的信息，確保信息暢通。如采購部門應及時將供應商的交貨時間、交貨地點等信息通知倉庫管理部門和使用部門，以便做好相應的準備工作。4.驗收管理驗收標準：采購物品或服務到貨后，倉庫管理部門或使用部門應按照合同約定的驗收標準進行驗收。驗收標準應明確、具體，包括產品的規格、數量、質量、外觀等方面的要求。驗收程序：驗收人員應按照規定的驗收程序進行驗收，首先核對貨物的名稱、規格、數量等是否與合同一致，然后對產品質量進行檢驗。對于需要進行專業檢測的物品，應委托具有資質的檢測機構進行檢測。驗收合格后，驗收人員應填寫《驗收報告》，并簽字確認。不合格處理：如驗收發現貨物存在質量問題或與合同約定不符，驗收人員應及時通知采購部門，并要求供應商采取換貨、補貨、降價等措施解決問題。如供應商未能按時解決問題，采購部門應按照合同約定追究其違約責任。四、采購合同的變更與解除1.變更情形客觀情況變化：因不可抗力、政策法規調整、市場環境變化等客觀原因，導致采購合同無法按照原約定履行，需要變更合同條款的。雙方協商一致：合同雙方經協商一致，同意對采購合同的條款進行變更的。其他合理原因：因其他合理原因，如賓館經營策略調整、采購需求變化等，需要變更采購合同的。2.變更程序提出變更申請：合同一方如需變更合同條款，應填寫《采購合同變更申請表》，詳細說明變更的原因、內容及對合同履行的影響等，并提交對方審核。對方審核：對方收到變更申請后，應在規定時間內進行審核，如無異議，簽署審核意見后反饋給申請方。協商簽訂變更協議：經雙方審核同意后，合同雙方應就變更事項進行協商，達成一致意見后簽訂《采購合同變更協議》。變更協議應作為原采購合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。變更備案：采購部門應將變更協議副本提交財務部門、法律部門等相關部門備案。3.解除情形合同目的無法實現：因不可抗力、政策法規調整、市場環境變化等原因，導致采購合同的目的無法實現，合同雙方可以協商解除合同。雙方協商一致：合同雙方經協商一致，同意解除采購合同的。一方違約：如一方違反采購合同約定，經另一方催告后在合理期限內仍未履行合同義務，另一方有權解除合同。其他法定情形：根據法律法規的規定，采購合同可以解除的其他情形。4.解除程序提出解除申請：合同一方如需解除合同，應填寫《采購合同解除申請表》，詳細說明解除合同的原因、依據及對雙方權益的影響等，并提交對方審核。對方審核：對方收到解除申請后，應在規定時間內進行審核，如無異議，簽署審核意見后反饋給申請方。協商簽訂解除協議：經雙方審核同意后，合同雙方應就解除合同的相關事宜進行協商，達成一致意見后簽訂《采購合同解除協議》。解除協議應明確雙方的權利義務、解除合同的時間、方式及善后處理等事項。解除備案：采購部門應將解除協議副本提交財務部門、法律部門等相關部門備案。五、采購合同的終止1.終止情形合同履行完畢：采購合同約定的權利義務全部履行完畢，合同自然終止。合同解除：采購合同按照約定或法定程序解除后，合同終止。債務抵銷：合同雙方互負債務，且債務的標的物種類、品質相同的，經雙方協商一致，可以抵銷債務，合同終止。提存：因債權人的原因致使債務人無法履行債務的，債務人可以將標的物提存，提存后合同終止。混同：合同債權人和債務人合為一人，合同終止。其他法定情形：根據法律法規的規定，采購合同可以終止的其他情形。2.終止程序通知對方：采購合同終止后，合同一方應及時通知對方，并辦理相關的交接手續。清理結算：合同雙方應按照合同約定或法律法規的規定，對合同履行過程中的債權債務進行清理結算，確保雙方的權益得到保障。資料歸檔：采購部門應將采購合同終止的相關資料進行整理歸檔，包括合同文本、變更協議、解除協議、驗收報告、結算憑證等，以備查閱。六、采購合同的檔案管理1.檔案收集合同文本：采購合同簽訂后，采購部門應及時收集合同正本及副本，并確保合同文本的完整性和準確性。相關資料：與采購合同相關的資料，如采購申請表、供應商報價單、供應商資質證明文件、驗收報告、變更協議、解除協議等，也應一并收集整理。2.檔案整理分類編號：采購部門應按照合同類別、簽訂時間等對收集到的合同檔案進行分類整理，并為每份合同檔案編制唯一的編號。裝訂成冊：將整理好的合同檔案資料按照編號順序裝訂成冊，確保檔案資料的整齊、美觀。編制目錄：為每冊合同檔案編制詳細的目錄，注明檔案資料的名稱、編號、頁碼等信息，便于查閱。3.檔案保管保管地點：采購合同檔案應存放在專門的檔案保管地點，確保檔案資料的安全、完整。檔案保管地點應具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。保管期限：采購合同檔案的保管期限應根據相關法律法規和賓館的實際情況確定。一般情況下，采購合同檔案的保管期限為[X]年。定期檢查：檔案管理人員應定期對采購合同檔案進行檢查，確保檔案資料的完好無損。如發現檔案資料有損壞、丟失等情況，應及時采取措施進行修復或補充。4.檔案查閱查閱申請：因工作需要查閱采購合同檔案的，查閱人員應填寫《采購合同檔案查閱申請表》，注明查閱的原因、內容、期限等信息，并提交所在部門負責人審核。審批流程：部門負責人審核通過后，將申請表提交采購部門負責人審批。采購部門負責人審批通過后，查閱人員方可到檔案保管地點查閱檔案。查閱登記：查閱人員查閱檔案時，檔案管理人員應進行查閱登記，記錄查閱人員的姓名、部門、查閱時間、查閱內容等信息。歸還檔案：查閱完畢后，查閱人員應及時將檔案歸還檔案保管地點，并由檔案管理人員進行核對簽收。七、監督與考核1.監督機制內部審計監督：賓館內部審計部門定期對采購合同的簽訂、履行、變更、解除等情況進行審計監督，檢查合同管理是否符合本制度的規定，是否存在違規操作或風險隱患等問題。法律合規監督：法律部門對采購合同的合法性、合規性進行審查監督，確保合同條款符合法律法規的要求，避免法律風險。日常工作監督：采購部門負責人對采購合同的執行情況進行日常監督，及時發現和解決合同履行過程中出現的問題，確保合同順利履行。2.考核制度考核指標：建立采購合同管理考核指標體系，對采購部門及相關人員的合同管理工作進行考核。考核指標包括合同簽訂的及時性、準確性、合規性，合同履行的效率、質量，合同變更與解除的合理性、規范性，合同檔案管理的完整性、準確性等方面。考核方式：考核方式采用定期考核與不定期考核相結合的方式。定期考核每季度進行一次，由采購部門負責人對本部門及相關人員的合同管理工作進行自評，然后由賓館管理層組織相關部門進行綜合評價。不定期考核根據工作需要隨時進行，主要針