審計公司檔案管理制度一、總則（一）目的為加強審計公司檔案管理，確保檔案的完整、準確、系統和安全，便于檔案的查閱和利用，為公司各項工作提供有力支持，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于審計公司全體員工及公司所承接的各類審計項目檔案管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：公司檔案由專門的檔案管理部門集中統一管理，確保檔案管理的規范性和一致性。2.真實性原則：檔案內容必須真實反映公司各項業務活動和歷史面貌。3.完整性原則：全面收集、整理與公司業務相關的各類檔案，保證檔案的齊全完整。4.保密性原則：嚴格遵守國家保密法律法規，對涉及公司機密的檔案進行妥善保管，防止泄密。5.便于利用原則：優化檔案管理流程，提高檔案檢索效率，方便員工查閱和利用檔案。二、檔案管理機構及職責（一）檔案管理部門公司設立獨立的檔案管理部門，負責公司檔案的日常管理工作。檔案管理部門配備專業的檔案管理人員，負責檔案的收集、整理、歸檔、保管、查閱、統計等工作。（二）各部門職責1.業務部門在項目實施過程中，負責及時收集、整理本部門形成的各類文件資料，并按照檔案管理要求進行初步分類和整理。項目結束后，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，并協助檔案管理部門完成檔案的最終歸檔工作。2.行政部門負責收集、整理公司行政管理活動中形成的文件資料，如公司文件、會議紀要、工作計劃、工作總結等，并移交檔案管理部門。協助檔案管理部門做好檔案管理的其他相關工作，如檔案庫房的安全管理等。3.財務部門負責收集、整理公司財務活動中形成的文件資料，如會計憑證、賬簿、報表、審計報告等，并移交檔案管理部門。對涉及財務機密的檔案進行重點管理，確保財務信息的安全。（三）檔案管理人員職責1.檔案收集與整理定期接收各部門移交的檔案資料，對接收的檔案進行認真核對，確保檔案的完整性和準確性。按照檔案分類標準，對檔案進行科學分類、編號、編目，編制檔案檢索工具，便于檔案的查找和利用。2.檔案保管負責檔案庫房的日常管理，確保檔案庫房的安全、整潔、通風良好，具備防火、防潮、防蟲、防盜等條件。對檔案進行妥善保管，定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案進行修復和復制，確保檔案的可讀性。3.檔案查閱與利用建立檔案查閱登記制度，對查閱檔案的人員、時間、內容等進行詳細記錄。根據檔案查閱規定，為查閱人員提供必要的幫助和服務，確保查閱工作的順利進行。嚴格控制檔案的借閱范圍和期限，對借閱的檔案進行跟蹤管理，按時催還，防止檔案丟失或損壞。4.檔案統計與鑒定定期對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計，編制檔案統計報表，為公司檔案管理決策提供依據。按照檔案鑒定標準，對到期檔案進行鑒定，提出存毀意見，報公司領導審批后進行處理。5.檔案信息化管理負責公司檔案信息化系統的建設和維護，將檔案信息錄入系統，實現檔案的數字化管理。利用信息化手段，提高檔案檢索效率和利用水平，為公司提供便捷的檔案信息服務。三、檔案分類與編號（一）檔案分類1.行政管理類：包括公司文件、會議紀要、工作計劃、工作總結、規章制度、人事檔案、行政事務檔案等。2.業務項目類：包括各類審計項目檔案，如審計業務約定書、審計計劃、審計工作底稿、審計報告等。3.財務會計類：包括會計憑證、賬簿、報表、審計報告、財務分析報告等。4.客戶資料類：包括客戶基本信息、業務往來文件、項目報價單、合同協議等。5.其他類：包括公司榮譽證書、資質證書、培訓資料、宣傳資料等不屬于上述分類的檔案。（二）檔案編號1.編號規則檔案編號采用“年份+類別代碼+順序號”的格式。年份為檔案形成的年份，用四位數字表示。類別代碼根據檔案分類設置，采用兩位字母表示，具體如下：行政管理類：XG業務項目類：YW財務會計類：CW客戶資料類：KH其他類：QT順序號為每類檔案的流水號，用四位數字表示。2.編號示例2023年形成的行政管理類第12份檔案，編號為：2023XG00122022年承接的第5個審計項目檔案，編號為：2022YW0005四、檔案收集與整理（一）檔案收集1.收集范圍公司在各項業務活動中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數據、聲像等各種形式的記錄。公司與外部單位簽訂的合同、協議、信函、證書等文件資料。公司員工在工作中形成的個人業務檔案、培訓記錄、考核材料等。2.收集時間各部門應在文件資料形成后的一個月內，將整理好的檔案資料移交檔案管理部門。對于重大項目或緊急事項形成的檔案，應及時移交檔案管理部門。3.收集要求檔案資料應齊全完整，字跡清晰，簽署完備，格式規范。歸檔的文件資料應原件，如有特殊情況需用復印件歸檔的，應注明原件存放處，并加蓋提供單位公章。電子文件應采用通用格式存儲，并確保其真實性、完整性和可讀性。（二）檔案整理1.整理原則遵循文件資料的形成規律和內在聯系，保持文件之間的歷史銜接。區分不同價值和保管期限，便于檔案的管理和利用。2.整理方法對收集到的檔案資料進行分類、排序、編目、裝訂等工作。對于紙質檔案，應去除金屬物，采用線裝或膠裝方式裝訂，確保檔案的整齊牢固。對于電子檔案，應按照檔案管理系統的要求進行分類存儲，并建立相應的索引目錄。3.整理步驟分類：按照檔案分類標準，將檔案資料分為不同的類別。排序：在每一類檔案中，按照文件形成的時間順序或重要程度進行排序。編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限、密級等信息。裝訂：對紙質檔案進行裝訂，確保檔案的整齊美觀。五、檔案歸檔與保管（一）檔案歸檔1.歸檔流程各部門將整理好的檔案資料移交檔案管理部門，填寫檔案移交清單，雙方簽字確認。檔案管理部門對接收的檔案進行審核，對不符合要求的檔案退回原部門重新整理。審核通過后，檔案管理部門將檔案按照分類編號順序進行上架存放，并更新檔案管理系統中的相關信息。2.歸檔期限一般檔案應在項目結束或文件資料形成后的次年上半年完成歸檔。重要檔案和長期保存的檔案應及時歸檔，確保檔案的完整性和安全性。（二）檔案保管1.保管期限根據檔案的重要程度和歷史價值，確定檔案的保管期限，分為永久、長期（15年以上）、短期（15年以下）三種。具體保管期限參照國家有關檔案保管期限的規定執行。2.保管方式檔案采用紙質檔案與電子檔案相結合的保管方式。紙質檔案存放在專門的檔案庫房，按照類別和編號順序上架存放；電子檔案存儲在檔案管理系統和專用存儲設備中，并定期進行備份。檔案庫房應具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件，配備必要的消防器材、溫濕度調節設備和防蟲藥品等。3.檔案保管要求檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。對破損、褪色的檔案應及時進行修復和復制，確保檔案的可讀性。嚴格控制檔案庫房的訪問權限，非檔案管理人員未經批準不得進入檔案庫房。對電子檔案應進行加密存儲，防止數據丟失或泄露。六、檔案查閱與利用（一）查閱權限1.內部查閱公司員工因工作需要查閱檔案的，應填寫《檔案查閱申請表》，注明查閱目的、內容、時間等信息，經所在部門負責人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。涉及公司機密的檔案，查閱人應嚴格遵守保密規定，不得擅自復制、摘抄或傳播檔案內容。2.外部查閱外單位因工作需要查閱公司檔案的，應出具單位介紹信和查閱人的有效身份證件，經公司分管領導簽字同意后，由檔案管理部門安排專人陪同查閱，并對查閱過程進行監督。外部查閱檔案的范圍和內容應嚴格按照公司規定執行，不得查閱與工作無關的檔案信息。（二）查閱程序1.申請：查閱人填寫《檔案查閱申請表》，提交所在部門負責人簽字。2.審批：申請表經所在部門負責人簽字后，提交檔案管理部門負責人審批。涉及公司機密的檔案，還需經公司分管領導審批。3.查閱：審批通過后，查閱人到檔案管理部門查閱檔案。檔案管理人員應按照查閱申請表的要求，為查閱人提供必要的幫助和服務，并做好查閱記錄。4.歸還：查閱完畢后，查閱人應及時將檔案歸還檔案管理部門，檔案管理人員應對歸還的檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準確性。（三）利用規定1.檔案利用應遵循合法、合理、必要的原則，不得損害公司利益和他人權益。2.如需對檔案進行復制、摘抄或拍照等，應經檔案管理部門負責人批準，并按照規定辦理相關手續。3.檔案利用過程中形成的文件資料，如查閱記錄、復制件等，應及時移交檔案管理部門歸檔保存。七、檔案鑒定與銷毀（一）檔案鑒定1.鑒定組織：公司成立檔案鑒定工作小組，由檔案管理部門負責人、業務部門負責人、財務部門負責人等組成，負責對到期檔案進行鑒定。2.鑒定標準：根據檔案的保管期限、重要程度、歷史價值等因素，制定檔案鑒定標準。鑒定標準應符合國家有關檔案管理的規定和要求。3.鑒定程序檔案管理部門定期對到期檔案進行清理，列出需鑒定的檔案清單。檔案鑒定工作小組對需鑒定的檔案進行逐一審查，根據鑒定標準提出存毀意見。檔案鑒定工作小組將鑒定結果報公司領導審批。（二）檔案銷毀1.銷毀程序經公司領導批準同意銷毀的檔案，由檔案管理部門填寫《檔案銷毀申請表》，注明檔案名稱、編號、數量、銷毀原因等信息。《檔案銷毀申請表》經檔案管理部門負責人簽字后，報公司分管領導審批。審批通過后，檔案管理部門安排專人負責檔案的銷毀工作，并在銷毀現場進行監督。銷毀過程應采用適當的方式，確保檔案信息無法恢復。檔案銷毀完畢后，檔案管理人員應在《檔案銷毀申請表》上簽字確認，并將銷毀情況記錄在檔案管理系統中。2.銷毀記錄：檔案銷毀過程中應形成詳細的銷毀記錄，包括銷毀時間、地點、方式、參與人員等信息，銷毀記錄應保存備查。八、檔案信息化管理（一）信息化建設目標1.建立完善的檔案信息化管理系統，實現檔案的數字化存儲、檢索、利用和管理。2.提高檔案管理工作效率，降低檔案管理成本，為公司提供便捷、高效的檔案信息服務。3.確保檔案信息的安全，防止檔案信息的丟失、泄露和篡改。（二）信息化系統功能1.檔案錄入與管理：實現檔案信息的批量錄入、修改、刪除等功能，確保檔案信息的準確完整。2.檔案檢索與查詢：提供多種檢索方式，如按檔案編號、題名、日期、關鍵詞等進行檢索，方便用戶快速查找所需檔案信息。3.權限管理：設置不同的用戶角色和權限，對檔案的訪問和操作進行嚴格控制，確保檔案信息的安全。4.統計分析：對檔案的收進、移出、保管、利用等情況進行統計分析，生成各類統計報表，為公司檔案管理決策提供依據。5.備份與恢復：定期對檔案數據進行備份，并建立數據恢復機制，確保在數據丟失或損壞時能夠及時恢復。（三）信息化管理要求1.數據錄入：檔案管理人員應按照檔案管理系統的要求