后勤備用鑰匙管理制度一、總則（一）目的為了加強公司后勤備用鑰匙的管理，確保備用鑰匙的安全、規范使用，保障公司財產安全和正常運營秩序，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內所有后勤備用鑰匙的管理，包括但不限于辦公區域、倉庫、機房、配電室等場所的備用鑰匙。（三）管理原則1.安全第一原則：確保備用鑰匙的存放和使用安全，防止因鑰匙管理不善導致公司財產損失或安全事故。2.規范操作原則：明確備用鑰匙的申請、審批、領取、歸還等流程，規范操作行為，提高工作效率。3.責任明確原則：明確各部門和相關人員在備用鑰匙管理中的職責，做到責任到人。二、備用鑰匙的分類與標識（一）分類1.辦公區域備用鑰匙：包括辦公室、會議室、檔案室等辦公場所的備用鑰匙。2.公共區域備用鑰匙：如走廊、樓梯間、電梯間等公共區域的備用鑰匙。3.設備設施備用鑰匙：倉庫、機房、配電室、消防設備房等設備設施的備用鑰匙。4.特殊場所備用鑰匙：如財務室、保險柜室等特殊場所的備用鑰匙。（二）標識1.對每把備用鑰匙進行編號，并在鑰匙上粘貼帶有編號的標識牌。2.標識牌應注明鑰匙對應的場所名稱、編號等信息，確保清晰可辨。三、備用鑰匙的保管（一）保管部門1.辦公區域備用鑰匙由行政部門指定專人負責保管。2.公共區域備用鑰匙由物業管理部門負責保管。3.設備設施備用鑰匙由相關設備管理部門負責保管，如倉庫備用鑰匙由倉庫管理部門保管，機房備用鑰匙由信息部門保管等。4.特殊場所備用鑰匙由財務部門或相關安全管理部門負責保管，具體根據公司實際情況確定。（二）保管方式1.備用鑰匙應存放在專門的鑰匙柜或保險箱內，鑰匙柜或保險箱應具備良好的防盜、防火性能。2.鑰匙柜或保險箱應設置專人負責管理，管理人員應妥善保管鑰匙柜或保險箱的鑰匙，不得隨意轉借他人。3.對于重要場所的備用鑰匙，如財務室、保險柜室等，應實行雙人保管制度，由兩名保管人員分別持有鑰匙，共同開啟使用。（三）保管環境1.備用鑰匙的保管環境應保持干燥、通風，避免鑰匙受潮生銹或損壞。2.定期對鑰匙柜或保險箱進行檢查和維護，確保其正常使用。四、備用鑰匙的申請與審批（一）申請條件1.因工作需要，如正常辦公期間辦公室門鎖損壞無法及時修復、設備設施突發故障需要緊急進入等情況，可申請使用備用鑰匙。2.非工作時間因特殊原因需要進入相關場所，如處理緊急事務、應對安全事故等，必須經過嚴格審批后才能申請使用備用鑰匙。（二）申請流程1.申請人填寫《備用鑰匙申請表》，詳細說明申請備用鑰匙的原因、使用場所、預計歸還時間等信息。2.將填寫好的申請表提交給所在部門負責人審核。3.部門負責人審核通過后，在申請表上簽字并注明審核意見，然后將申請表提交給備用鑰匙保管部門負責人審批。4.備用鑰匙保管部門負責人根據實際情況進行審批，如同意申請，在申請表上簽字并注明批準意見；如不同意申請，應說明理由并退回申請表。（三）審批權限1.一般辦公區域備用鑰匙的申請，由行政部門負責人審批。2.公共區域備用鑰匙的申請，由物業管理部門負責人審批。3.設備設施備用鑰匙的申請，由相關設備管理部門負責人審批。4.特殊場所備用鑰匙的申請，如財務室、保險柜室等，必須經過公司分管領導審批。五、備用鑰匙的領取與歸還（一）領取1.申請人憑經審批通過的《備用鑰匙申請表》到備用鑰匙保管部門領取備用鑰匙。2.備用鑰匙保管人員在發放備用鑰匙時，應與申請人共同核對鑰匙編號、標識等信息，確保無誤后雙方在《備用鑰匙領取登記表》上簽字確認。3.領取備用鑰匙后，申請人應妥善保管，不得隨意轉借他人或用于非工作目的。（二）歸還1.使用完畢后，申請人應及時將備用鑰匙歸還至備用鑰匙保管部門。2.備用鑰匙保管人員在收回備用鑰匙時，應仔細檢查鑰匙的完整性和可用性，如發現鑰匙損壞或丟失，應及時向申請人了解情況并做好記錄。3.申請人與備用鑰匙保管人員共同在《備用鑰匙歸還登記表》上簽字確認鑰匙已歸還。六、備用鑰匙的使用規定（一）使用范圍備用鑰匙只能在規定的緊急情況下使用，不得用于其他非工作目的。（二）使用記錄1.每次使用備用鑰匙時，使用人員應在《備用鑰匙使用記錄表》上詳細記錄使用時間、使用原因、使用場所、歸還時間等信息。2.使用記錄應妥善保存，以備查閱。（三）監督檢查1.各部門負責人應定期對本部門人員使用備用鑰匙的情況進行檢查，確保備用鑰匙的使用符合規定。2.行政部門或相關監督管理部門應不定期對備用鑰匙的管理情況進行抽查，發現問題及時督促整改。七、備用鑰匙的更換與補充（一）更換1.當備用鑰匙出現損壞、丟失或其他原因無法正常使用時，備用鑰匙保管部門應及時申請更換。2.申請更換備用鑰匙的流程與新申請備用鑰匙的流程相同，需填寫《備用鑰匙申請表》并經過相應的審批。3.更換后的備用鑰匙應按照本制度的要求進行編號、標識和保管。（二）補充1.隨著公司業務的發展和場所的增加，如新建辦公區域、新增設備設施等，需要及時補充備用鑰匙。2.補充備用鑰匙時，由相關部門提出申請，經公司領導批準后，按照本制度的規定進行編號、標識和保管。八、備用鑰匙的盤點與清查（一）盤點1.定期對備用鑰匙進行盤點，確保實際保管的備用鑰匙數量與《備用鑰匙臺賬》記錄一致。2.盤點工作由備用鑰匙保管部門負責人組織實施，相關人員參與。3.盤點結束后，應填寫《備用鑰匙盤點表》，對盤點情況進行詳細記錄，如發現賬實不符，應及時查明原因并進行處理。（二）清查1.每年至少進行一次備用鑰匙的全面清查工作，清查內容包括備用鑰匙的保管情況、使用記錄、審批流程等。2.清查工作由行政部門或相關監督管理部門牽頭組織，各備用鑰匙保管部門配合。3.清查結束后，應形成清查報告，對清查中發現的問題提出整改措施和建議，報公司領導審閱。九、責任追究（一）因保管不善導致備用鑰匙丟失、損壞或被盜用，給公司造成損失的，由備用鑰匙保管人員承擔相應的賠償責任。（二）未經審批擅自使用備用鑰匙或轉借他人使用備用鑰匙的，視情節輕重給予相應的紀律處分；如造成公司損失