外來人員告知管理制度一、總則1.目的為加強公司對外來人員的管理，確保公司安全、有序的工作環境，保障公司員工的人身安全和公司財產安全，特制定本管理制度。2.適用范圍本制度適用于所有進入公司辦公區域、生產區域及其他相關區域的外來人員，包括但不限于供應商、客戶、合作伙伴、施工人員、參觀人員等。3.管理原則對外來人員的管理遵循“安全第一、規范有序、熱情服務”的原則，在確保安全的前提下，為外來人員提供必要的協助和服務，同時維護公司正常的工作秩序。二、外來人員分類及告知內容1.供應商基本信息告知：告知供應商公司的基本概況，包括公司名稱、地址、聯系方式、經營范圍等。來訪流程告知：詳細說明供應商來訪的流程，包括提前預約、到達公司后的登記手續、接待部門及聯系人等。安全注意事項告知：提醒供應商在公司內遵守安全規定，如禁止吸煙、不得隨意觸動公司設備設施等。保密要求告知：強調公司商業秘密的重要性，要求供應商嚴格遵守保密協議，不得泄露公司任何機密信息。2.客戶公司業務介紹告知：向客戶介紹公司的主要業務、產品或服務優勢，幫助客戶更好地了解公司。來訪接待安排告知：告知客戶來訪期間的接待安排，如參觀路線、會議安排、用餐地點等。合作流程及注意事項告知：如有合作意向，向客戶說明合作的基本流程、合作方式以及可能涉及的注意事項。反饋渠道告知：提供客戶反饋意見的渠道，鼓勵客戶對公司的產品或服務提出建議和意見。3.合作伙伴合作項目介紹告知：詳細介紹雙方合作的項目內容、目標、預期成果等，確保合作伙伴對合作項目有清晰的了解。合作規則及責任義務告知：明確雙方在合作中的權利和義務，包括工作分工、資源分配、保密責任、違約責任等。溝通協調機制告知：告知合作伙伴公司內部的溝通協調機制，如定期會議、聯絡人信息等，以便及時解決合作過程中出現的問題。公司相關政策告知：向合作伙伴介紹公司的相關政策，如財務政策、質量政策、環保政策等，確保合作符合公司要求。4.施工人員施工項目信息告知：向施工人員說明施工項目的具體內容、施工地點、施工期限等。安全施工要求告知：強調施工過程中的安全注意事項，如佩戴安全帽、遵守施工現場安全規定、正確使用施工設備等。公司內部管理制度告知：告知施工人員公司的內部管理制度，如出入登記制度、禁止在非施工區域逗留等。緊急情況處理流程告知：向施工人員介紹在施工過程中遇到緊急情況的處理流程，如火災、漏電等事故的應對方法。5.參觀人員公司概況及發展歷程告知：向參觀人員介紹公司的基本情況、發展歷程、企業文化等，展示公司的形象和實力。參觀路線及重點區域介紹告知：規劃合理的參觀路線，告知參觀人員各個參觀區域的主要內容和重點展示點。講解安排告知：如有講解人員，提前告知參觀人員講解的時間、地點和內容安排。互動交流環節告知：說明參觀過程中的互動交流環節，鼓勵參觀人員提問和發表意見。三、告知方式及流程1.告知方式書面資料：制作外來人員告知手冊或資料單頁，內容涵蓋上述各類外來人員的告知內容，在其來訪前發放給對方。電子郵件：對于一些可以通過電子方式溝通的外來人員，如供應商、合作伙伴等，將告知內容以電子郵件的形式發送給對方，并要求對方確認收到。現場講解：在接待外來人員時，由專門的接待人員或相關負責人進行現場講解，確保外來人員清楚了解告知內容。2.告知流程預約階段：當外來人員提出來訪預約時，接待部門或相關聯系人應及時與對方溝通，了解來訪目的、人數、時間等信息，并根據對方身份類別，準備相應的告知資料。資料發放或講解：在來訪人員到達公司前，將告知資料發放給對方（如通過電子郵件發送或現場發放書面資料），或者安排專人在來訪人員到達后進行現場講解，確保告知內容傳達清晰。確認與答疑：發放資料或講解后，與外來人員進行確認，確保其已清楚了解告知內容，并解答對方可能提出的疑問。四、外來人員登記管理1.登記地點及時間登記地點：在公司入口處設置外來人員登記點，由專人負責外來人員的登記工作。登記時間：外來人員到達公司時，應立即前往登記點進行登記，不得拖延。2.登記內容基本信息：包括姓名、性別、身份證號碼、聯系電話、來訪單位、來訪事由等。證件信息：如身份證、工作證、駕駛證等有效證件的號碼及復印件（如有需要）。預約信息：是否有預約及預約的相關信息。陪同人員信息：如有陪同人員，登記陪同人員的相關信息。3.登記流程外來人員到達登記點后，向登記人員說明來訪情況。登記人員根據外來人員提供的信息，按照要求進行詳細登記，并發放臨時出入證（如有需要）。登記人員告知外來人員在公司內的注意事項，如遵守公司規定、不得擅自進入非開放區域等。外來人員簽字確認登記信息無誤后，方可進入公司。4.出入證管理臨時出入證應注明有效期、使用區域等信息。外來人員在離開公司時，應將臨時出入證交回登記點，由登記人員進行回收銷毀。如外來人員不慎遺失臨時出入證，應及時向登記人員報告，并說明情況。登記人員核實后，可根據情況補發臨時出入證，但需收取一定的工本費。五、外來人員陪同管理1.陪同人員安排根據外來人員的來訪目的和身份，由相應的接待部門或負責人安排專人進行陪同。陪同人員應熟悉公司情況，了解外來人員的需求，能夠為其提供必要的協助和引導。2.陪同人員職責引導外來人員在公司內的活動，確保其按照規定的路線和區域進行參觀、訪問等。向外來人員介紹公司的相關情況，解答其提出的問題，維護公司形象。監督外來人員的行為舉止，提醒其遵守公司的各項規定，如發現異常情況及時報告。協助外來人員完成來訪的各項任務，如會議安排、業務洽談等，確保來訪活動順利進行。3.陪同要求陪同人員應全程陪同外來人員，不得擅自離開。在陪同過程中，陪同人員應保持禮貌、熱情、專業的態度，與外來人員進行良好的溝通和互動。如外來人員提出不合理的要求，陪同人員應及時向相關負責人匯報，并根據指示進行妥善處理。六、外來人員行為規范管理1.遵守公司規定外來人員應遵守公司的各項規章制度，包括但不限于考勤制度、保密制度、安全制度等。不得在公司內吸煙、隨地吐痰、亂扔垃圾，保持公司環境整潔。2.行為舉止文明外來人員在公司內的行為舉止應文明得體，不得大聲喧嘩、爭吵打鬧。尊重公司員工，不得使用不當言語或行為對待公司員工。3.不得擅自進入非開放區域未經公司允許，外來人員不得擅自進入公司的非開放區域，如機房、倉庫、財務室等。如需進入非開放區域，必須在陪同人員的帶領下，并經過相關部門或負責人的批準。4.愛護公司財產外來人員應愛護公司的財產和設備設施，不得故意損壞或破壞。使用公司的設備設施時，應按照操作規程進行操作，如發現設備設施故障應及時報告。七、外來人員安全管理1.安全教育在接待外來人員時，應對其進行必要的安全教育，告知其公司的安全注意事項和緊急情況處理方法。對于施工人員等特殊外來人員，應進行專門的安全培訓，確保其具備必要的安全知識和技能。2.安全檢查外來人員進入公司前，應對其攜帶的物品進行安全檢查，防止攜帶危險物品進入公司。在公司內活動期間，如發現外來人員有不安全行為或攜帶可疑物品，應及時進行檢查和處理。3.緊急情況處理制定針對外來人員的緊急情況處理預案，明確在火災、地震、突發事件等情況下的應對措施。如發生緊急情況，應及時通知外來人員按照預案進行疏散或采取相應的應急措施，并確保其人身安全。八、外來人員信息保密管理1.保密協議簽訂對于涉及公司商業秘密或敏感信息的外來人員，如供應商、合作伙伴等，在其來訪前應與其簽訂保密協議，明確保密責任和義務。保密協議應明確保密的范圍、期限、違約責任等內容，確保外來人員清楚了解保密要求。2.信息保密措施接待部門或相關人員應妥善保管外來人員的信息資料，不得隨意泄露。在與外來人員交流過程中，應注意保守公司的機密信息，不得在公開場合談論涉及公司機密的話題。3.監督與檢查公司定期對外來人員信息保密情況進行監督檢查，如發現有違反保密協議的行為，應及時采取措施進行處理。對于違反保密協議給公司造成損失的外來人員，公司有權依法追究其法律責任。九、外來人員投訴處理1.投訴渠道設立外來人員投訴渠道，如投訴郵箱、投訴電話等，方便外來人員在遇到問題時能夠及時反映。在公司顯眼位置公布投訴渠道信息，確保外來人員能夠知曉。2.投訴處理流程外來人員提出投訴后，接待部門或相關負責人應及時受理，并記錄投訴內容。對投訴問題進行調查核實，根據調查結果采取相應的處理措施。將處理結果及時反饋給外來人員，并跟蹤反饋意見，確保投訴得到妥善解