學校人事檔案管理制度一、總則（一）目的為了加強學校人事檔案管理，有效地保護和利用檔案，提高人事管理工作的效率和質量，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于學校全體教職工的人事檔案管理。（三）基本原則1.集中統一管理原則：學校人事檔案由學校人事部門集中統一管理，確保檔案的完整性、準確性和安全性。2.真實性原則：檔案內容必須真實、可靠，如實反映教職工的經歷、政治思想、業務能力、工作表現等情況。3.保密性原則：嚴格遵守檔案管理的保密規定，確保檔案信息不泄露。4.服務性原則：充分發揮檔案的作用，為學校的人事決策、教職工的職業發展等提供服務。二、檔案內容（一）履歷材料1.個人經歷、學歷、學位、培訓經歷等相關材料。2.工作經歷證明材料。（二）自傳材料個人撰寫的關于自己成長經歷、思想演變等方面的材料。（三）鑒定、考核、考察材料1.年度考核、聘期考核等材料。2.工作鑒定、考察材料。（四）學歷學位、培訓和專業技術職務（職稱）材料1.學歷學位證書、培訓結業證書等復印件。2.專業技術職務任職資格評審表、聘任文件等材料。（五）政審材料1.政治歷史情況審查材料。2.入黨、入團志愿書及相關審批材料。（六）黨團材料1.黨員、團員登記表。2.黨團組織關系介紹信及相關材料。（七）獎勵材料1.各級各類獎勵證書及審批表。2.榮譽稱號授予文件。（八）處分材料1.違紀違規處分決定及相關材料。2.解除處分證明材料。（九）工資、任免、出國（境）等材料1.工資變動審批表、工資條等。2.職務任免文件。3.出國（境）審批表、護照使用記錄等材料。（十）其他可供組織參考的材料1.體檢報告。2.個人述職報告。3.科研成果、論文著作等材料。三、檔案收集與整理（一）收集1.人事部門負責定期收集教職工的各類檔案材料，各部門應積極配合，及時將涉及本部門教職工的相關材料移交人事部門。2.教職工本人應主動向人事部門提交個人相關材料，確保檔案內容的及時更新。（二）整理1.人事檔案管理人員按照檔案內容分類標準，對收集到的檔案材料進行分類整理。2.對每份檔案材料進行編號、編目，填寫檔案目錄清單，確保檔案材料的有序存放。3.對破損、褪色的檔案材料進行修復或復制，保持檔案的完整性。四、檔案保管（一）保管機構學校設立專門的人事檔案庫房，配備必要的檔案保管設備，確保檔案的安全存放。（二）保管要求1.檔案庫房應保持清潔、干燥、通風良好，溫度和濕度應符合國家規定的標準。2.檔案應存放在專用的檔案柜中，按照類別和編號順序排列，便于查找和利用。3.建立檔案查閱登記制度，嚴格控制檔案的查閱范圍和審批程序。4.定期對檔案進行檢查和清點，發現問題及時處理，并做好記錄。五、檔案查閱與借閱（一）查閱1.因工作需要查閱人事檔案的，須填寫《人事檔案查閱申請表》，經所在部門負責人簽字同意，報人事部門負責人審批。2.查閱檔案時，必須在檔案管理人員的陪同下進行，查閱人員不得擅自涂改、抽取、撤換檔案材料。3.查閱完畢后，應及時將檔案歸還檔案管理人員，并在查閱登記本上簽字確認。（二）借閱1.因特殊情況需要借閱人事檔案的，須填寫《人事檔案借閱申請表》，經所在部門負責人、人事部門負責人和學校分管領導簽字同意后，方可借閱。2.借閱期限一般不超過[X]個工作日，如需延期，須辦理續借手續。3.借閱人員必須妥善保管檔案，不得轉借他人，不得泄露檔案內容，確保檔案安全。4.借閱期滿后，借閱人員應及時歸還檔案，檔案管理人員應對歸還的檔案進行認真檢查，如發現問題，應及時報告并追究借閱人員的責任。六、檔案轉遞（一）轉遞條件1.教職工因工作調動、辭職、退休等原因離開學校的，人事部門應及時辦理檔案轉遞手續。2.檔案轉遞必須嚴格按照規定的程序進行，確保檔案的安全、準確轉遞。（二）轉遞程序1.人事部門開具《人事檔案轉遞通知單》，并將檔案材料進行密封，加蓋密封章。2.通過機要交通或專人送取的方式將檔案轉遞至接收單位，嚴禁個人自帶檔案轉遞。3.接收單位收到檔案后，應及時將回執寄回學校人事部門，確認檔案已收到。七、檔案信息化管理（一）建立人事檔案信息系統利用現代信息技術，建立學校人事檔案信息系統，實現檔案信息的電子化管理，提高檔案管理的效率和便捷性。（二）信息錄入與維護1.檔案管理人員負責將檔案中的相關信息錄入人事檔案信息系統，確保信息的準確、完整。2.定期對人事檔案信息系統中的數據進行更新和維護，保證數據的時效性。（三）信息安全管理1.加強人事檔案信息系統的安全防護，設置用戶權限，防止信息泄露和非法訪問。2.定期對系統進行備份，確保數據的安全性和可恢復性。八、檔案管理人員職責（一）檔案管理人員應具備的條件1.政治素質高，責任心強，嚴守檔案機密。2.熟悉檔案管理業務，具備一定的計算機操作技能。3.經過檔案管理專業培訓，取得相應的資格證書。（二）檔案管理人員的主要職責1.負責學校人事檔案的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉遞等日常管理工作。2.維護人事檔案信息系統，確保檔案信息的安全和正常運行。3.定期對檔案進行清查和核對，保證檔案的完整性和準確性。4.協助學校有關部門做好人事檔案的統計和分析工作。5.完成領導交辦的其他與檔案管理相關的工作任務。九、監督與檢查（一）監督機制學校建立人事檔案管理監督機制，定期對人事檔案管理工作進行檢查和評估。（二）檢查內容1.檔案管理制度的執行情況。2.檔案材料的收集、整理、保管、查閱、借閱、轉遞等工作的規范性。3.檔案信息系統的運行情況和信息安全情況。