充值油卡管理制度總則目的為加強(qiáng)公司充值油卡的管理，規(guī)范油卡的使用流程，確保油卡使用的合理性、安全性和透明度，特制定本管理制度。適用范圍本制度適用于公司所有涉及充值油卡使用的部門和員工。基本原則1.合規(guī)性原則：油卡的使用必須符合國家法律法規(guī)及相關(guān)政策要求。2.預(yù)算控制原則：嚴(yán)格按照公司預(yù)算安排使用油卡，確保費(fèi)用支出合理。3.審批流程原則：所有油卡充值及使用均需按照規(guī)定的審批流程進(jìn)行操作。4.責(zé)任明確原則：明確各部門及相關(guān)人員在油卡管理中的職責(zé)，確保責(zé)任落實(shí)到人。油卡管理職責(zé)分工人事部門1.負(fù)責(zé)制定和完善充值油卡管理制度，并監(jiān)督制度的執(zhí)行情況。2.審核油卡申請及使用記錄，確保符合公司規(guī)定和審批流程。3.參與油卡相關(guān)的培訓(xùn)工作，提高員工對油卡管理規(guī)定的認(rèn)識(shí)。財(cái)務(wù)部門1.負(fù)責(zé)油卡充值資金的審核與支付，確保資金安全。2.定期核對油卡賬戶余額及交易明細(xì)，進(jìn)行賬務(wù)處理。3.對油卡使用情況進(jìn)行財(cái)務(wù)分析，為公司決策提供數(shù)據(jù)支持。行政部門1.負(fù)責(zé)油卡的統(tǒng)一采購、保管和發(fā)放工作。2.建立油卡臺(tái)賬，記錄油卡的領(lǐng)取、使用、充值等情況。3.協(xié)助人事部門進(jìn)行油卡使用的監(jiān)督和檢查工作。使用部門及員工1.按照規(guī)定的審批流程申請油卡，并確保油卡僅用于公司業(yè)務(wù)相關(guān)的車輛加油。2.妥善保管油卡，不得轉(zhuǎn)借、冒用他人，如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜，應(yīng)及時(shí)向行政部門報(bào)告。3.嚴(yán)格按照油卡使用記錄填寫加油信息，確保信息真實(shí)、準(zhǔn)確。油卡申請與審批油卡申請1.使用部門因業(yè)務(wù)需要使用油卡時(shí)，應(yīng)填寫《油卡申請表》，詳細(xì)注明申請油卡的原因、預(yù)計(jì)使用期限、預(yù)計(jì)加油金額等信息。2.申請表需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門。審批流程1.行政部門收到《油卡申請表》后，對申請信息進(jìn)行初步審核，核實(shí)是否符合油卡使用范圍及公司相關(guān)規(guī)定。2.審核通過后，行政部門將申請表提交至人事部門進(jìn)行審批。人事部門根據(jù)公司預(yù)算及實(shí)際情況，對申請進(jìn)行審批，并簽署意見。3.若申請涉及較大金額或特殊情況，需經(jīng)公司分管領(lǐng)導(dǎo)審批后，方可進(jìn)行下一步操作。4.審批通過的申請表由行政部門留存一份，作為油卡發(fā)放及后續(xù)管理的依據(jù)，同時(shí)返還一份給申請部門，告知其可前往行政部門領(lǐng)取油卡。油卡充值充值流程1.行政部門根據(jù)油卡使用情況及申請部門的需求，定期統(tǒng)計(jì)油卡余額，制定油卡充值計(jì)劃，并填寫《油卡充值申請表》。2.《油卡充值申請表》需附上油卡臺(tái)賬明細(xì)及預(yù)計(jì)充值金額等信息，經(jīng)行政部門負(fù)責(zé)人簽字后，提交至財(cái)務(wù)部門。3.財(cái)務(wù)部門對充值申請進(jìn)行審核，核實(shí)資金來源及金額準(zhǔn)確性。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)支付流程進(jìn)行充值操作。4.充值完成后，財(cái)務(wù)部門將充值憑證交至行政部門，行政部門更新油卡臺(tái)賬記錄，并通知相關(guān)申請部門油卡已充值到賬。充值資金來源1.油卡充值資金原則上從公司車輛費(fèi)用預(yù)算中列支。2.如有特殊情況需從其他費(fèi)用項(xiàng)目中支出，需按照公司費(fèi)用報(bào)銷及預(yù)算調(diào)整流程進(jìn)行審批。油卡使用與管理使用規(guī)定1.油卡僅限公司業(yè)務(wù)相關(guān)的車輛使用，嚴(yán)禁用于私人用途。2.加油時(shí)，應(yīng)選擇正規(guī)加油站，并要求加油站工作人員在加油記錄上詳細(xì)填寫加油日期、加油量、加油金額、車牌號碼等信息。3.員工應(yīng)妥善保管加油小票，作為油卡使用的原始憑證，并定期將加油小票交至行政部門進(jìn)行核對。油卡保管1.行政部門負(fù)責(zé)油卡的統(tǒng)一保管，設(shè)立專門的油卡保管箱或保險(xiǎn)柜，確保油卡安全存放。2.油卡保管人員應(yīng)嚴(yán)格遵守油卡保管制度，不得擅自將油卡交予他人保管或使用。3.定期對油卡保管情況進(jìn)行檢查，如發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜，應(yīng)立即采取措施，并及時(shí)向公司領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。臺(tái)賬管理1.行政部門應(yīng)建立完善的油卡臺(tái)賬，詳細(xì)記錄每一張油卡的領(lǐng)取時(shí)間、使用部門、使用人、充值記錄、加油記錄、余額變動(dòng)等信息。2.油卡臺(tái)賬應(yīng)定期更新，確保數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和及時(shí)性。每月末，行政部門應(yīng)對油卡臺(tái)賬進(jìn)行核對，與財(cái)務(wù)部門的賬務(wù)記錄進(jìn)行比對，如有差異應(yīng)及時(shí)查明原因并進(jìn)行調(diào)整。3.油卡臺(tái)賬應(yīng)妥善保管，保存期限為[X]年，以備后續(xù)查閱和審計(jì)。監(jiān)督檢查1.人事部門會(huì)同行政部門定期對油卡使用情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括油卡使用是否符合規(guī)定、加油記錄是否真實(shí)完整、油卡保管是否安全等。2.對于發(fā)現(xiàn)的違規(guī)使用油卡行為，將按照公司相關(guān)規(guī)定進(jìn)行嚴(yán)肅處理，并責(zé)令違規(guī)人員限期整改。情節(jié)嚴(yán)重的，將追究其法律責(zé)任。3.公司鼓勵(lì)員工對油卡使用過程中的違規(guī)行為進(jìn)行舉報(bào)，對于經(jīng)查實(shí)的舉報(bào)信息，將給予舉報(bào)人適當(dāng)?shù)莫?jiǎng)勵(lì)。油卡報(bào)銷報(bào)銷流程1.員工每月應(yīng)根據(jù)加油小票及油卡使用記錄，填寫《油卡費(fèi)用報(bào)銷申請表》，詳細(xì)注明加油日期、加油地點(diǎn)、加油量、加油金額、車牌號碼等信息。2.《油卡費(fèi)用報(bào)銷申請表》需附上加油小票原件，并經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后，提交至行政部門進(jìn)行初審。3.行政部門對報(bào)銷申請進(jìn)行初審，核實(shí)加油記錄與油卡臺(tái)賬是否一致，以及油卡使用是否符合規(guī)定。初審?fù)ㄟ^后，在申請表上簽署意見，并提交至財(cái)務(wù)部門進(jìn)行報(bào)銷審核。4.財(cái)務(wù)部門對報(bào)銷申請進(jìn)行審核，重點(diǎn)審核報(bào)銷金額的合理性、發(fā)票的真實(shí)性及合規(guī)性等。審核通過后，按照公司財(cái)務(wù)報(bào)銷流程進(jìn)行支付。報(bào)銷標(biāo)準(zhǔn)1.油卡報(bào)銷金額應(yīng)與實(shí)際加油費(fèi)用相符，不得虛報(bào)、多報(bào)。2.對于超出公司規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的加油費(fèi)用，需經(jīng)特殊審批后方可報(bào)銷。報(bào)銷期限1.員工應(yīng)在加油費(fèi)用發(fā)生后的[X]個(gè)工作日內(nèi)提交報(bào)銷申請，逾期未提交的，財(cái)務(wù)部門有權(quán)拒絕報(bào)銷。2.財(cái)務(wù)部門應(yīng)在收到報(bào)銷申請后的[X]個(gè)工作日內(nèi)完成審核及支付工作。油卡掛失與補(bǔ)辦掛失1.員工發(fā)現(xiàn)油卡丟失或被盜后，應(yīng)立即向行政部門報(bào)告，并填寫《油卡掛失申請表》。2.行政部門接到掛失申請后，應(yīng)及時(shí)對油卡進(jìn)行掛失處理，防止油卡被他人冒用。同時(shí)，通知財(cái)務(wù)部門對該油卡進(jìn)行凍結(jié)，暫停其使用權(quán)限。補(bǔ)辦1.在油卡掛失后，如確認(rèn)油卡無法找回，員工可申請補(bǔ)辦油卡。補(bǔ)辦油卡需填寫《油卡補(bǔ)辦申請表》，并附上油卡掛失證明。2.《油卡補(bǔ)辦申請表》經(jīng)部門負(fù)責(zé)人簽字、行政部門審核、人事部門審批后，交至行政部門辦理補(bǔ)辦手續(xù)。3.行政部門在辦理補(bǔ)辦油卡時(shí)，應(yīng)重新記錄油卡信息，并按照油卡發(fā)放流程進(jìn)行發(fā)放。同