教學(xué)資料歸檔管理制度一、總則（一）目的為了加強(qiáng)教學(xué)資料的規(guī)范化管理，確保教學(xué)資料的完整性、準(zhǔn)確性和可利用性，提高教學(xué)質(zhì)量和教學(xué)管理水平，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司內(nèi)部各類教學(xué)活動(dòng)所產(chǎn)生的資料歸檔管理，包括但不限于培訓(xùn)課程資料、教學(xué)課件、學(xué)員作業(yè)、考試試卷等。（三）基本原則1.集中統(tǒng)一原則教學(xué)資料由專門的部門或人員進(jìn)行集中管理，確保資料的完整性和一致性。2.分類歸檔原則按照教學(xué)資料的類別、性質(zhì)、時(shí)間等因素進(jìn)行分類歸檔，便于查找和使用。3.安全保密原則嚴(yán)格遵守國(guó)家有關(guān)法律法規(guī)和公司的保密制度，確保教學(xué)資料的安全和保密。4.便于利用原則歸檔資料應(yīng)便于教學(xué)人員、管理人員和學(xué)員查閱、使用，提高教學(xué)資料的利用效率。二、教學(xué)資料的分類與編號(hào)（一）分類1.培訓(xùn)課程資料包括培訓(xùn)計(jì)劃、培訓(xùn)大綱、培訓(xùn)教材、培訓(xùn)教案、培訓(xùn)課件、培訓(xùn)記錄等。2.教學(xué)課件各類教學(xué)活動(dòng)中使用的電子課件、PPT等。3.學(xué)員作業(yè)學(xué)員在學(xué)習(xí)過(guò)程中完成的作業(yè)、報(bào)告、論文等。4.考試試卷各類考試的試卷、標(biāo)準(zhǔn)答案、評(píng)分標(biāo)準(zhǔn)等。5.教學(xué)評(píng)估資料教學(xué)效果評(píng)估報(bào)告、學(xué)員反饋意見(jiàn)等。6.其他教學(xué)資料與教學(xué)活動(dòng)相關(guān)的其他資料，如教學(xué)案例、教學(xué)視頻等。（二）編號(hào)為便于管理和查詢，對(duì)每一類教學(xué)資料進(jìn)行編號(hào)。編號(hào)采用“年份+類別代碼+順序號(hào)”的格式，例如：2023PZ001，表示2023年的培訓(xùn)課程資料中的第1份。具體類別代碼如下：1.培訓(xùn)課程資料：PZ2.教學(xué)課件：KJ3.學(xué)員作業(yè)：ZY4.考試試卷：KS5.教學(xué)評(píng)估資料：PG6.其他教學(xué)資料：QT三、教學(xué)資料的收集與整理（一）收集1.教學(xué)資料產(chǎn)生后，相關(guān)責(zé)任人應(yīng)及時(shí)將資料提交給教學(xué)資料管理部門或指定的收集人員。2.收集人員應(yīng)定期對(duì)教學(xué)資料進(jìn)行收集，確保資料的及時(shí)歸檔。3.對(duì)于重要的教學(xué)資料，應(yīng)采取備份措施，防止資料丟失或損壞。（二）整理1.教學(xué)資料管理部門或收集人員收到資料后，應(yīng)及時(shí)對(duì)資料進(jìn)行整理。2.整理工作包括資料的分類、編號(hào)、裝訂、編目等。3.對(duì)于不符合要求的資料，應(yīng)及時(shí)與相關(guān)責(zé)任人溝通，進(jìn)行補(bǔ)充或修正。四、教學(xué)資料的歸檔（一）歸檔要求1.歸檔的教學(xué)資料應(yīng)齊全、完整、準(zhǔn)確，符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和要求。2.歸檔資料應(yīng)按照分類編號(hào)順序進(jìn)行排列，便于查找和使用。3.歸檔資料應(yīng)采用紙質(zhì)和電子兩種形式保存，確保資料的安全性和可利用性。（二）歸檔流程1.整理好的教學(xué)資料由教學(xué)資料管理部門或收集人員填寫《教學(xué)資料歸檔清單》，詳細(xì)記錄資料的名稱、編號(hào)、日期、來(lái)源等信息。2.將紙質(zhì)資料裝訂成冊(cè)，裝入檔案盒，并在檔案盒上標(biāo)明資料類別、編號(hào)、年份等信息。3.將電子資料存儲(chǔ)在指定的服務(wù)器或存儲(chǔ)設(shè)備上，并按照分類編號(hào)建立文件夾，確保電子資料的命名規(guī)范、易于查找。4.將《教學(xué)資料歸檔清單》和歸檔資料一并提交給檔案管理人員進(jìn)行審核。5.檔案管理人員審核無(wú)誤后，將歸檔資料存入檔案庫(kù)，并更新檔案管理系統(tǒng)中的相關(guān)信息。五、教學(xué)資料的保管（一）保管場(chǎng)所教學(xué)資料應(yīng)存放在專門的檔案庫(kù)或檔案室，確保保管場(chǎng)所的安全、干燥、通風(fēng)。（二）保管措施1.建立檔案保管制度，明確檔案管理人員的職責(zé)和權(quán)限。2.對(duì)檔案庫(kù)或檔案室進(jìn)行定期檢查和維護(hù)，確保檔案的安全和完整。3.采取防火、防潮、防蟲、防盜等措施，防止檔案資料的損壞和丟失。4.對(duì)電子檔案應(yīng)定期進(jìn)行備份，并存儲(chǔ)在不同的介質(zhì)上，防止數(shù)據(jù)丟失。（三）保管期限教學(xué)資料的保管期限根據(jù)其重要性和使用價(jià)值確定，一般分為短期、中期和長(zhǎng)期。具體保管期限如下：1.短期保管資料：保管期限為13年，主要包括一般性的教學(xué)資料、學(xué)員作業(yè)等。2.中期保管資料：保管期限為310年，主要包括重要的培訓(xùn)課程資料、教學(xué)課件等。3.長(zhǎng)期保管資料：保管期限為10年以上，主要包括涉及公司核心業(yè)務(wù)、知識(shí)產(chǎn)權(quán)等重要的教學(xué)資料。六、教學(xué)資料的查閱與借閱（一）查閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要查閱教學(xué)資料時(shí)，應(yīng)填寫《教學(xué)資料查閱申請(qǐng)表》，注明查閱資料的名稱、編號(hào)、查閱目的等信息。2.《教學(xué)資料查閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給教學(xué)資料管理部門或檔案管理人員。3.教學(xué)資料管理部門或檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，在檔案管理系統(tǒng)中查詢相關(guān)資料，并安排查閱場(chǎng)所。4.查閱人員應(yīng)在指定的場(chǎng)所查閱資料，不得擅自將資料帶出或轉(zhuǎn)借他人。查閱過(guò)程中應(yīng)愛(ài)護(hù)資料，不得涂改、損壞資料。5.查閱完畢后，查閱人員應(yīng)及時(shí)將資料歸還，并在《教學(xué)資料查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（二）借閱1.公司內(nèi)部人員因工作需要借閱教學(xué)資料時(shí)，應(yīng)填寫《教學(xué)資料借閱申請(qǐng)表》，注明借閱資料的名稱、編號(hào)、借閱期限、借閱目的等信息。2.《教學(xué)資料借閱申請(qǐng)表》經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，提交給教學(xué)資料管理部門或檔案管理人員。3.教學(xué)資料管理部門或檔案管理人員根據(jù)申請(qǐng)內(nèi)容，對(duì)借閱人員的資格和借閱期限進(jìn)行審核。審核通過(guò)后，辦理借閱手續(xù)，并在檔案管理系統(tǒng)中記錄借閱信息。4.借閱人員應(yīng)按照規(guī)定的借閱期限歸還資料，如需延長(zhǎng)借閱期限，應(yīng)提前辦理續(xù)借手續(xù)。5.借閱人員應(yīng)妥善保管借閱的資料，不得擅自轉(zhuǎn)借他人或用于其他用途。如因保管不善造成資料丟失或損壞，應(yīng)承擔(dān)相應(yīng)的賠償責(zé)任。七、教學(xué)資料的銷毀（一）銷毀條件1.教學(xué)資料保管期限已滿，且已無(wú)保存價(jià)值的。2.因不可抗力等原因?qū)е沦Y料損壞、丟失，無(wú)法修復(fù)或補(bǔ)充的。3.經(jīng)公司相關(guān)部門批準(zhǔn)，需要銷毀的其他教學(xué)資料。（二）銷毀流程1.教學(xué)資料管理部門或檔案管理人員根據(jù)銷毀條件，提出教學(xué)資料銷毀清單，報(bào)公司相關(guān)部門審核。2.公司相關(guān)部門審核通過(guò)后，指定專人負(fù)責(zé)教學(xué)資料的銷毀工作。3.銷毀人員應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀，確保銷毀過(guò)程的安全、保密。4.銷毀完成后，銷毀人員應(yīng)填寫《教學(xué)資料銷毀登記表》，記錄銷毀資料的名稱、編號(hào)、數(shù)量、銷毀日期等信息，并由監(jiān)銷人員簽字確認(rèn)。5.《教學(xué)資料銷毀登記表》應(yīng)與教學(xué)資料銷毀清單一并存檔，作為教學(xué)資料銷毀的憑證。八、監(jiān)督與考核（一）監(jiān)督檢查1.公司定期對(duì)教學(xué)資料歸檔管理工作進(jìn)行監(jiān)督檢查，確保制度的有效執(zhí)行。2.監(jiān)督檢查內(nèi)容包括教學(xué)資料的收集、整理、歸檔、保管、查閱、借閱、銷毀等環(huán)節(jié)。3.對(duì)于監(jiān)督檢查中發(fā)現(xiàn)的問(wèn)題，應(yīng)及時(shí)下達(dá)整改通知書，要求相關(guān)部門或人員限期整改。（二）考核評(píng)價(jià)1.將教學(xué)資料歸檔管理工作納入公司績(jī)效考核體系，對(duì)相關(guān)部門和人員進(jìn)行考核評(píng)價(jià)。2.考核評(píng)價(jià)指標(biāo)包括教學(xué)資料的完整性、準(zhǔn)確性、及時(shí)性、規(guī)范性等方面。3.根據(jù)考核評(píng)價(jià)結(jié)果，對(duì)表現(xiàn)優(yōu)秀的部門和人員進(jìn)行表彰和獎(jiǎng)勵(lì)，對(duì)存在