廣告公司名片管理制度總則目的為規(guī)范公司名片的設計、制作、使用及管理，樹立公司良好形象，確保公司名片信息的準確性和一致性，特制定本制度。適用范圍本制度適用于公司全體員工。管理原則名片管理遵循統(tǒng)一規(guī)范、嚴格審批、節(jié)約高效的原則。名片設計設計要求1.名片設計應體現(xiàn)公司的企業(yè)文化、業(yè)務范圍和品牌形象，整體風格簡潔、大方、專業(yè)。2.名片內(nèi)容應包括公司名稱、標志、員工姓名、職位、聯(lián)系方式（電話、郵箱）、公司地址、網(wǎng)址等基本信息。如有需要，可適當添加公司業(yè)務簡介、二維碼等內(nèi)容，但需確保信息簡潔明了，不影響名片整體美觀。3.名片顏色應選擇與公司品牌形象相符的色系，避免過于花哨或刺眼的顏色組合。4.名片尺寸應符合行業(yè)標準，一般為90mm×54mm或85mm×54mm。設計流程1.員工如有名片設計需求，應填寫《名片設計申請表》，詳細說明設計要求，包括個人信息、期望的設計風格、特殊要求等，并提交給部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交至市場部。市場部根據(jù)公司品牌形象和員工需求，進行名片初稿設計。3.初稿設計完成后，市場部將設計稿發(fā)送給員工本人及部門負責人進行確認。如對設計稿有任何修改意見，應及時反饋給市場部，市場部根據(jù)反饋意見進行修改，直至雙方確認無誤。4.最終確認的設計稿由市場部提交給公司管理層審批。管理層審批通過后，方可進行名片制作。名片制作制作供應商選擇1.市場部負責選擇名片制作供應商。在選擇供應商時，應綜合考慮供應商的信譽、質量、價格、服務等因素，通過招標、詢價、比較等方式，選擇至少三家供應商進行報價。2.根據(jù)供應商的報價、樣品質量、交貨期等情況，市場部組織相關人員進行評估，確定最終的名片制作供應商。制作合同簽訂1.與選定的名片制作供應商簽訂制作合同，明確雙方的權利和義務，包括名片的規(guī)格、材質、數(shù)量、價格、交貨期、質量標準、付款方式等條款。2.合同簽訂后，市場部應將合同副本提交至財務部備案。制作過程監(jiān)控1.市場部應與名片制作供應商保持密切溝通，及時了解制作進度，確保名片按時、按質完成。2.在名片制作過程中，市場部應要求供應商提供樣品進行確認。樣品確認合格后，方可進行批量制作。如發(fā)現(xiàn)樣品存在質量問題，應及時要求供應商進行整改，直至樣品符合要求。3.名片制作完成后，市場部應組織相關人員對名片進行驗收。驗收內(nèi)容包括名片的規(guī)格、材質、印刷質量、信息準確性等方面。如發(fā)現(xiàn)名片存在質量問題或信息錯誤，應及時要求供應商進行返工或更正。名片領取領取流程1.名片制作完成后，由市場部統(tǒng)一領取并保管。員工如需領取名片，應填寫《名片領取申請表》，注明領取數(shù)量，并提交給部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，員工持申請表到市場部領取名片。市場部在發(fā)放名片時，應在《名片領取登記表》上記錄領取時間、員工姓名、部門、職位、領取數(shù)量等信息，并由領取人簽字確認。領取數(shù)量規(guī)定1.員工名片領取數(shù)量應根據(jù)工作需要合理確定，原則上每次領取數(shù)量不得超過[X]盒（每盒[X]張）。2.如因工作需要，員工確需增加名片領取數(shù)量，應提前向部門負責人提出申請，經(jīng)部門負責人審核同意后，報市場部備案。名片使用使用規(guī)范1.員工應在工作場合正確、規(guī)范地使用公司名片。名片應保持整潔、完好，不得隨意涂改、折疊、污損。2.遞出名片時，應面帶微笑，注視對方，用雙手恭敬地遞上，并說一些禮貌用語，如“您好，請多關照”等。接取名片時，也應用雙手，并認真閱讀名片內(nèi)容，如有疑問應及時向對方請教。3.員工應按照名片上的職位和身份進行自我介紹，不得隨意夸大或虛假宣傳自己的職位和業(yè)務范圍。4.嚴禁將公司名片用于與公司業(yè)務無關的活動，如個人社交、推銷非公司產(chǎn)品或服務等。信息更新1.員工如有職位變動、聯(lián)系方式變更等情況，應及時填寫《名片信息變更申請表》，提交給部門負責人審核。2.部門負責人審核通過后，將申請表提交至市場部。市場部根據(jù)申請表內(nèi)容，及時更新員工名片信息，并重新制作名片。3.員工應在收到新名片后，及時將舊名片交回市場部銷毀，以免造成信息混亂。名片保管保管責任1.員工對自己領取的名片負有保管責任，應妥善保管名片，防止名片丟失、被盜或泄露。2.如因個人原因導致名片丟失或被盜，員工應及時向部門負責人報告，并采取相應的措施，如掛失、聲明作廢等，以避免名片被他人冒用。保管方式1.員工應將名片存放在安全、干燥、通風的地方，避免名片受潮、發(fā)霉或損壞。2.如有需要，員工可使用名片夾、名片盒等工具對名片進行分類整理和保管，以便于查找和使用。名片回收與銷毀回收情形1.員工離職時，應將剩余的公司名片全部交回市場部。2.因公司業(yè)務調(diào)整、品牌形象變更等原因，需要回收舊版名片時，市場部應及時通知員工交回舊版名片。銷毀流程1.市場部對回收的名片進行清點和核對，確認無誤后，填寫《名片銷毀申請表》，注明回收名片的數(shù)量、原因等信息，并提交給公司管理層審批。2.公司管理層審批通過后，市場部負責組織名片銷毀工作。名片銷毀應采用安全、環(huán)保的方式進行，如粉碎、焚燒等，確保名片信息無法恢復。3.在名片銷毀過程中，市場部應安排專人負責監(jiān)督，確保銷毀工作徹底、規(guī)范。銷毀完成后，應在《名片銷毀登記表》上記錄銷毀時間、地點、方式、數(shù)量等信息，并由監(jiān)督人簽字確認。監(jiān)督與檢查監(jiān)督部門公司行政部負責對名片管理制度的執(zhí)行情況進行監(jiān)督和檢查。檢查內(nèi)容1.定期檢查員工名片的設計、制作、使用、保管等環(huán)節(jié)是否符合本制度的規(guī)定。2.檢查員工名片信息的準確性和一致性，是否存在信息錯誤或虛假宣傳的情況。3.檢查員工是否按照規(guī)定的流程領取、使用和交回名片，是否存在違規(guī)使用名片的行為。違規(guī)處理1.對于違反名片管理制度的行為，行政部將視情節(jié)輕重給予相應的處罰，包括警告、罰款、通報批評等。2.如因員工違規(guī)使用