企業章證管理制度一、總則（一）目的為加強公司印章、證照的管理，維護公司的合法權益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司總部及各下屬子公司、分公司。（三）定義1.印章：包括公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章、部門章等具有法律效力的印章。2.證照：包括營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證、資質證書、許可證等各類公司經營活動所需的證件。二、印章管理（一）印章的刻制1.公司印章的刻制由行政部門統一負責，根據公司實際需要，填寫《印章刻制申請表》，經公司法定代表人或授權代表批準后，到公安機關指定的刻章單位刻制。2.印章刻制完成后，行政部門應及時進行登記，并將印章移交專人保管。（二）印章的保管1.公司公章、法定代表人章由公司總經理指定專人保管；合同專用章由合同管理部門指定專人保管；財務專用章由財務部門指定專人保管；部門章由各部門負責人指定專人保管。2.印章保管人員應具備良好的職業道德和責任心，嚴格遵守印章管理制度，確保印章的安全。3.印章保管人員不得擅自將印章交與他人使用，如因工作需要必須使用印章時，應按照規定的審批程序進行審批。4.印章保管人員應妥善保管印章，不得將印章隨意放置或帶出辦公區域，如因特殊情況需要帶出辦公區域時，應經公司總經理批準，并采取必要的安全措施。5.印章保管人員如因工作變動或其他原因不能繼續保管印章時，應及時辦理印章交接手續，確保印章的安全移交。（三）印章的使用1.公司印章的使用必須嚴格按照規定的審批程序進行審批，未經批準不得擅自使用。2.使用公司公章、法定代表人章、合同專用章、財務專用章等重要印章時，應填寫《印章使用申請表》，經公司總經理或授權代表批準后，方可使用。3.使用部門章時，應填寫《印章使用申請表》，經部門負責人批準后，方可使用。4.印章使用申請表應注明使用印章的事項、用途、使用時間、使用人等信息，并由申請人簽字確認。5.印章保管人員應認真審核印章使用申請表，確保申請事項符合公司規定和審批程序，方可蓋章。6.印章使用后，印章保管人員應及時在《印章使用登記表》上進行登記，注明使用時間、使用事項、使用人等信息，并由使用人簽字確認。7.嚴禁在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公司印章。如因工作需要必須在空白紙張、空白合同、空白介紹信等上加蓋公司印章時，應經公司總經理批準，并在使用后及時收回，妥善保管。（四）印章的停用與銷毀1.因公司名稱變更、機構調整、印章損壞等原因需要停用印章時，印章保管人員應及時填寫《印章停用申請表》，經公司總經理批準后，將印章交回行政部門。2.行政部門應定期對停用的印章進行清理，核對印章數量，并填寫《印章銷毀申請表》，經公司總經理批準后，按照規定的程序進行銷毀。3.印章銷毀時，應至少有兩名以上人員在場監督，并在《印章銷毀登記表》上簽字確認。4.印章銷毀后，行政部門應將《印章銷毀申請表》、《印章銷毀登記表》等相關資料存檔保管。三、證照管理（一）證照的辦理1.公司各類證照的辦理由行政部門統一負責，根據公司實際需要，填寫《證照辦理申請表》，經公司法定代表人或授權代表批準后，按照相關規定辦理。2.證照辦理過程中，行政部門應及時與相關部門溝通協調，確保證照辦理工作順利進行。3.證照辦理完成后，行政部門應及時進行登記，并將證照移交專人保管。（二）證照的保管1.公司營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證等重要證照由行政部門指定專人保管；資質證書、許可證等其他證照由相關業務部門指定專人保管。2.證照保管人員應具備良好的職業道德和責任心，嚴格遵守證照管理制度，確保證照的安全。3.證照保管人員不得擅自將證照交與他人使用，如因工作需要必須使用證照時，應按照規定的審批程序進行審批。4.證照保管人員應妥善保管證照，不得將證照隨意放置或帶出辦公區域，如因特殊情況需要帶出辦公區域時，應經公司總經理批準，并采取必要的安全措施。5.證照保管人員如因工作變動或其他原因不能繼續保管證照時，應及時辦理證照交接手續，確保證照的安全移交。（三）證照的使用1.公司證照的使用必須嚴格按照規定的審批程序進行審批，未經批準不得擅自使用。2.使用公司營業執照、組織機構代碼證、稅務登記證等重要證照時，應填寫《證照使用申請表》，經公司總經理或授權代表批準后，方可使用。3.使用資質證書、許可證等其他證照時，應填寫《證照使用申請表》，經相關業務部門負責人批準后，方可使用。4.證照使用申請表應注明使用證照的事項、用途、使用時間、使用人等信息，并由申請人簽字確認。5.證照保管人員應認真審核證照使用申請表，確保申請事項符合公司規定和審批程序，方可提供證照。6.證照使用后，證照保管人員應及時在《證照使用登記表》上進行登記，注明使用時間、使用事項、使用人等信息，并由使用人簽字確認。7.嚴禁出借、出租公司證照。如因工作需要必須借用、租用公司證照時，應經公司總經理批準，并簽訂相關協議，明確雙方的權利和義務。（四）證照的年檢與換證1.行政部門應定期關注公司各類證照的年檢與換證時間，及時填寫《證照年檢申請表》或《證照換證申請表》，經公司總經理批準后，按照相關規定辦理。2.證照年檢與換證過程中，行政部門應及時與相關部門溝通協調，確保年檢與換證工作順利進行。3.證照年檢與換證完成后，行政部門應及時進行登記，并將相關資料存檔保管。（五）證照的遺失與補辦1.如發現公司證照遺失，證照保管人員應立即向公司行政部門報告，并采取必要的措施防止證照被非法使用。2.行政部門應及時填寫《證照遺失補辦申請表》，經公司總經理批準后，按照相關規定辦理補辦手續。3.補辦證照過程中，行政部門應及時與相關部門溝通協調，確保補辦工作順利進行。4.證照補辦完成后，行政部門應及時進行登記，并將相關資料存檔保管。四、監督與檢查（一）公司行政部門負責對印章、證照的管理情況進行定期檢查，確保印章、證照的安全保管和規范使用。（二）公司審計部門負責對印章、證照的管理情況進行不定期審計，發現問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。（三）公司各部門應積極配合行政部門、審計部門的監督檢查工作，如實提供相關資料和信息。五、責任追究（一）對違反本制度規定，擅自刻制、使用、保管印章或證照的單位和個人，公司將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處罰；情節嚴重的，將