報(bào)社人事檔案管理制度總則一、目的為了規(guī)范報(bào)社人事檔案的管理，確保人事檔案的真實(shí)性、完整性、安全性和可用性，特制定本管理制度。人事檔案是報(bào)社人力資源管理的重要基礎(chǔ)，它記錄了員工的個(gè)人基本信息、工作經(jīng)歷、教育背景、培訓(xùn)情況、績(jī)效考核等重要內(nèi)容，對(duì)于報(bào)社的人力資源規(guī)劃、招聘選拔、薪酬福利、培訓(xùn)發(fā)展、績(jī)效考核等工作具有重要的參考價(jià)值。二、適用范圍本管理制度適用于報(bào)社全體員工的人事檔案管理，包括正式員工、臨時(shí)工、兼職員工等。三、管理原則1.真實(shí)性原則：人事檔案必須真實(shí)反映員工的個(gè)人情況和工作經(jīng)歷，不得虛構(gòu)、篡改或隱瞞任何信息。2.完整性原則：人事檔案必須包含員工的所有相關(guān)信息，不得遺漏或缺失任何重要資料。3.安全性原則：人事檔案必須采取嚴(yán)格的保密措施，確保檔案的安全，防止檔案的丟失、損壞或泄露。4.及時(shí)性原則：人事檔案的更新必須及時(shí)、準(zhǔn)確，反映員工的最新情況和變化。5.合法性原則：人事檔案的管理必須符合國(guó)家法律法規(guī)和報(bào)社的相關(guān)規(guī)定，不得違反任何法律規(guī)定。四、管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)1.報(bào)社人力資源部是人事檔案管理的主管部門，負(fù)責(zé)制定人事檔案管理制度、組織人事檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等工作。2.各部門負(fù)責(zé)人是本部門人事檔案管理的第一責(zé)任人，負(fù)責(zé)本部門員工人事檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等。3.人事檔案管理人員是人事檔案管理的具體執(zhí)行者，負(fù)責(zé)人事檔案的收集、整理、歸檔、保管、利用和銷毀等工作，確保人事檔案的安全、完整和準(zhǔn)確。人事檔案的內(nèi)容一、員工基本信息1.員工姓名、性別、出生日期、民族、籍貫、政治面貌、婚姻狀況、身份證號(hào)碼、聯(lián)系方式等。2.員工入職時(shí)間、離職時(shí)間、勞動(dòng)合同期限、工作崗位、職務(wù)等級(jí)、薪酬待遇等。3.員工家庭成員的基本信息，包括配偶姓名、子女姓名、父母姓名等。二、教育背景1.員工的學(xué)歷、學(xué)位、畢業(yè)院校、所學(xué)專業(yè)、畢業(yè)時(shí)間等。2.員工的學(xué)歷證書、學(xué)位證書、成績(jī)單等相關(guān)證明材料。三、工作經(jīng)歷1.員工的工作單位、工作崗位、工作時(shí)間、工作職責(zé)、工作業(yè)績(jī)等。2.員工的工作證明、離職證明、社保繳納證明等相關(guān)證明材料。四、培訓(xùn)情況1.員工參加的各類培訓(xùn)課程、培訓(xùn)時(shí)間、培訓(xùn)地點(diǎn)、培訓(xùn)內(nèi)容、培訓(xùn)效果等。2.員工的培訓(xùn)證書、培訓(xùn)成績(jī)單等相關(guān)證明材料。五、績(jī)效考核1.員工的績(jī)效考核周期、考核指標(biāo)、考核結(jié)果、獎(jiǎng)懲情況等。2.員工的績(jī)效考核報(bào)告、獎(jiǎng)懲決定等相關(guān)證明材料。六、其他相關(guān)信息1.員工的獎(jiǎng)懲情況、違紀(jì)違規(guī)情況、申訴情況等。2.員工的職稱評(píng)定情況、職業(yè)資格證書等相關(guān)證明材料。3.其他與員工個(gè)人情況和工作經(jīng)歷相關(guān)的信息。人事檔案的收集與整理一、收集范圍1.員工入職時(shí)，人力資源部應(yīng)收集員工的基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、績(jī)效考核等相關(guān)資料，并建立員工人事檔案。2.員工在工作過程中，各部門應(yīng)及時(shí)收集員工的相關(guān)資料，并交人力資源部歸檔。3.員工離職時(shí)，人力資源部應(yīng)收集員工的離職證明、社保繳納證明等相關(guān)資料，并將員工人事檔案歸檔。二、收集方式1.人力資源部應(yīng)通過員工入職登記表、勞動(dòng)合同、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、培訓(xùn)證書、績(jī)效考核報(bào)告等方式收集員工的相關(guān)資料。2.各部門應(yīng)通過工作記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等方式收集員工的相關(guān)資料，并交人力資源部歸檔。三、整理要求1.人事檔案應(yīng)按照員工姓名的拼音字母順序進(jìn)行排列，同一姓名的員工檔案應(yīng)按照入職時(shí)間的先后順序進(jìn)行排列。2.人事檔案應(yīng)采用紙質(zhì)檔案和電子檔案相結(jié)合的方式進(jìn)行管理，紙質(zhì)檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行裝訂，電子檔案應(yīng)按照規(guī)定的格式進(jìn)行存儲(chǔ)。3.人事檔案應(yīng)定期進(jìn)行整理和更新，確保檔案的內(nèi)容真實(shí)、完整、準(zhǔn)確。人事檔案的保管與利用一、保管要求1.人事檔案應(yīng)存放在專門的檔案庫房?jī)?nèi)，檔案庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜等安全措施。2.人事檔案應(yīng)按照規(guī)定的期限進(jìn)行保管，一般員工的人事檔案應(yīng)保管15年以上，重要員工的人事檔案應(yīng)永久保管。3.人事檔案的借閱應(yīng)嚴(yán)格按照規(guī)定的程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自借閱或復(fù)制人事檔案。4.人事檔案的銷毀應(yīng)按照規(guī)定的程序進(jìn)行，未經(jīng)批準(zhǔn)不得擅自銷毀人事檔案。二、利用規(guī)定1.人力資源部應(yīng)根據(jù)工作需要，為報(bào)社領(lǐng)導(dǎo)、各部門負(fù)責(zé)人、人事檔案管理人員等提供人事檔案的查閱、復(fù)印等服務(wù)。2.員工本人或其直系親屬可以查閱本人的人事檔案，但應(yīng)出具本人身份證或相關(guān)證明材料，并經(jīng)人力資源部負(fù)責(zé)人批準(zhǔn)。3.查閱人事檔案應(yīng)在檔案庫房?jī)?nèi)進(jìn)行，不得將人事檔案帶出檔案庫房。4.查閱人事檔案應(yīng)嚴(yán)格遵守保密規(guī)定，不得泄露檔案內(nèi)容。人事檔案的更新與維護(hù)一、更新內(nèi)容1.員工的基本信息、教育背景、工作經(jīng)歷、培訓(xùn)情況、績(jī)效考核等相關(guān)信息發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新人事檔案。2.員工的獎(jiǎng)懲情況、違紀(jì)違規(guī)情況、申訴情況等相關(guān)信息發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新人事檔案。3.員工的職稱評(píng)定情況、職業(yè)資格證書等相關(guān)信息發(fā)生變化時(shí)，應(yīng)及時(shí)更新人事檔案。二、更新方式1.人力資源部應(yīng)通過員工入職登記表、勞動(dòng)合同、學(xué)歷證書、學(xué)位證書、培訓(xùn)證書、績(jī)效考核報(bào)告、獎(jiǎng)懲決定、職稱評(píng)定證書、職業(yè)資格證書等方式更新員工的人事檔案。2.各部門應(yīng)通過工作記錄、考核記錄、獎(jiǎng)懲記錄等方式更新員工的人事檔案，并及時(shí)交人力資源部歸檔。三、維護(hù)責(zé)任1.人力資源部應(yīng)定期對(duì)人事檔案進(jìn)行檢查和維護(hù)，確保檔案的內(nèi)容真實(shí)、完整、