打印機(jī)設(shè)備管理制度一、總則1.目的為了加強(qiáng)公司打印機(jī)設(shè)備的管理，規(guī)范打印機(jī)設(shè)備的使用流程，提高設(shè)備的使用效率，延長設(shè)備使用壽命，確保公司各項工作的正常開展，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司內(nèi)所有打印機(jī)設(shè)備，包括但不限于激光打印機(jī)、噴墨打印機(jī)、針式打印機(jī)等。3.管理原則打印機(jī)設(shè)備管理遵循“統(tǒng)一管理、合理調(diào)配、高效使用、定期維護(hù)”的原則，確保設(shè)備的正常運(yùn)行，滿足公司各部門的工作需求。二、職責(zé)分工1.行政部門負(fù)責(zé)公司打印機(jī)設(shè)備的統(tǒng)一采購、選型、配置及報廢處理。建立打印機(jī)設(shè)備臺賬，記錄設(shè)備的型號、規(guī)格、購置時間、使用部門、維護(hù)保養(yǎng)情況等信息。定期組織對打印機(jī)設(shè)備進(jìn)行巡檢，及時發(fā)現(xiàn)并解決設(shè)備故障和問題。負(fù)責(zé)聯(lián)系打印機(jī)設(shè)備的維修、保養(yǎng)服務(wù)提供商，簽訂維修保養(yǎng)合同，確保設(shè)備得到及時有效的維護(hù)。2.使用部門負(fù)責(zé)本部門打印機(jī)設(shè)備的日常使用和管理，指定專人負(fù)責(zé)設(shè)備的操作和維護(hù)。按照操作規(guī)程正確使用打印機(jī)設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。發(fā)現(xiàn)設(shè)備故障或異常情況時，及時通知行政部門，并配合維修人員進(jìn)行維修。負(fù)責(zé)保持打印機(jī)設(shè)備及周邊環(huán)境的清潔衛(wèi)生，定期清理打印機(jī)內(nèi)部灰塵和紙屑。3.信息部門負(fù)責(zé)為打印機(jī)設(shè)備提供技術(shù)支持，協(xié)助行政部門解決設(shè)備使用過程中的技術(shù)問題。對打印機(jī)設(shè)備的軟件系統(tǒng)進(jìn)行定期更新和維護(hù)，確保設(shè)備的正常運(yùn)行和信息安全。指導(dǎo)使用部門正確使用打印機(jī)設(shè)備，提高設(shè)備的使用效率和質(zhì)量。三、設(shè)備采購與配置1.采購需求各部門根據(jù)工作需要，提前向行政部門提交打印機(jī)設(shè)備采購申請，詳細(xì)說明采購設(shè)備的型號、規(guī)格、數(shù)量、用途等信息。行政部門對采購申請進(jìn)行審核，結(jié)合公司實際情況和預(yù)算安排，確定采購計劃。2.選型與采購行政部門負(fù)責(zé)打印機(jī)設(shè)備的選型和采購工作。在選型過程中，應(yīng)充分考慮設(shè)備的性能、質(zhì)量、價格、售后服務(wù)等因素，選擇符合公司需求的優(yōu)質(zhì)產(chǎn)品。采購時，應(yīng)嚴(yán)格按照公司采購流程進(jìn)行，簽訂采購合同，明確雙方的權(quán)利和義務(wù)。3.設(shè)備配置行政部門根據(jù)各部門的工作需求和打印機(jī)設(shè)備的性能特點(diǎn)，合理配置打印機(jī)設(shè)備。配置原則如下：根據(jù)打印量和打印需求，選擇合適型號和規(guī)格的打印機(jī)設(shè)備。優(yōu)先考慮共享使用打印機(jī)設(shè)備，提高設(shè)備的使用效率，減少設(shè)備購置數(shù)量。對于打印量較大或有特殊打印需求的部門，可配置專用打印機(jī)設(shè)備。四、設(shè)備使用與操作1.使用人員培訓(xùn)新購置的打印機(jī)設(shè)備到貨后，行政部門應(yīng)及時組織使用人員進(jìn)行培訓(xùn)。培訓(xùn)內(nèi)容包括設(shè)備的基本原理、操作方法、日常維護(hù)保養(yǎng)知識、安全注意事項等。使用人員經(jīng)培訓(xùn)合格后方可上崗操作。2.操作規(guī)程開機(jī)前檢查打印機(jī)設(shè)備的電源線、數(shù)據(jù)線是否連接正常，設(shè)備外觀是否有損壞。打開打印機(jī)設(shè)備電源開關(guān)，等待設(shè)備自檢完成。根據(jù)需要安裝打印機(jī)驅(qū)動程序，并進(jìn)行相應(yīng)的設(shè)置。在電腦上選擇要打印的文件，點(diǎn)擊“打印”按鈕，選擇對應(yīng)的打印機(jī)設(shè)備。設(shè)置打印參數(shù)，如打印份數(shù)、打印范圍、打印質(zhì)量等，然后點(diǎn)擊“確定”按鈕開始打印。打印完成后，及時取出打印文件，關(guān)閉打印機(jī)設(shè)備電源開關(guān)。3.使用規(guī)范使用人員應(yīng)嚴(yán)格按照操作規(guī)程使用打印機(jī)設(shè)備，不得擅自更改設(shè)備設(shè)置或拆卸設(shè)備部件。禁止使用打印機(jī)設(shè)備打印與工作無關(guān)的文件和資料。對于機(jī)密文件和資料，應(yīng)嚴(yán)格按照公司保密制度進(jìn)行打印和管理，確保信息安全。打印文件時應(yīng)合理排版，避免浪費(fèi)紙張。如遇打印機(jī)設(shè)備故障或異常情況，應(yīng)及時通知行政部門，不得自行處理。五、設(shè)備維護(hù)與保養(yǎng)1.日常維護(hù)使用人員每天應(yīng)對打印機(jī)設(shè)備進(jìn)行清潔，清除設(shè)備表面的灰塵和污漬，保持設(shè)備外觀整潔。定期清理打印機(jī)內(nèi)部的紙屑和灰塵，防止堵塞打印機(jī)噴頭或加熱組件。檢查打印機(jī)設(shè)備的耗材使用情況，如碳粉、墨盒、紙張等，及時更換耗材，確保設(shè)備正常運(yùn)行。2.定期保養(yǎng)行政部門應(yīng)定期組織對打印機(jī)設(shè)備進(jìn)行全面保養(yǎng)，保養(yǎng)周期根據(jù)設(shè)備使用情況和廠家建議確定，一般為每季度或每半年進(jìn)行一次。保養(yǎng)內(nèi)容包括：檢查打印機(jī)設(shè)備的機(jī)械部件，如傳動齒輪、皮帶等，如有磨損或松動應(yīng)及時更換或調(diào)整。清潔打印機(jī)設(shè)備的光學(xué)部件，如掃描頭、激光器等，確保其工作正常。對打印機(jī)設(shè)備的電氣部件進(jìn)行檢查，如電路板、電源供應(yīng)器等，如有故障應(yīng)及時維修或更換。對打印機(jī)設(shè)備的軟件系統(tǒng)進(jìn)行升級和優(yōu)化，確保設(shè)備的性能和穩(wěn)定性。3.故障維修當(dāng)打印機(jī)設(shè)備出現(xiàn)故障時，使用人員應(yīng)及時通知行政部門。行政部門接到通知后，應(yīng)記錄故障現(xiàn)象和發(fā)生時間，并安排維修人員進(jìn)行維修。維修人員在維修打印機(jī)設(shè)備時，應(yīng)嚴(yán)格按照維修操作規(guī)程進(jìn)行操作，確保維修質(zhì)量和安全。維修完成后，應(yīng)填寫維修記錄，詳細(xì)記錄故障原因、維修方法、更換部件等信息。對于維修難度較大或需要更換重要部件的打印機(jī)設(shè)備，行政部門應(yīng)及時與設(shè)備供應(yīng)商或?qū)I(yè)維修機(jī)構(gòu)聯(lián)系，確保設(shè)備得到及時有效的維修。4.設(shè)備報廢打印機(jī)設(shè)備因使用年限過長、損壞嚴(yán)重、技術(shù)落后等原因無法繼續(xù)使用時，由使用部門提出報廢申請，填寫《打印機(jī)設(shè)備報廢申請表》，詳細(xì)說明設(shè)備報廢原因、購置時間、使用情況等信息。行政部門組織相關(guān)人員對報廢申請進(jìn)行審核，審核通過后報公司領(lǐng)導(dǎo)審批。經(jīng)批準(zhǔn)報廢的打印機(jī)設(shè)備，由行政部門統(tǒng)一處理，處理方式包括變賣、捐贈、拆解等。六、耗材管理1.耗材采購行政部門負(fù)責(zé)打印機(jī)設(shè)備耗材的統(tǒng)一采購工作。在采購過程中，應(yīng)選擇質(zhì)量可靠、價格合理的耗材產(chǎn)品，與供應(yīng)商簽訂采購合同，確保耗材的供應(yīng)質(zhì)量和及時性。2.耗材庫存管理行政部門應(yīng)建立打印機(jī)設(shè)備耗材庫存管理制度，對耗材的采購、入庫、發(fā)放、庫存盤點(diǎn)等環(huán)節(jié)進(jìn)行嚴(yán)格管理。設(shè)置專門的耗材倉庫，分類存放不同型號和規(guī)格的耗材，確保耗材存放安全、整齊、有序。定期對耗材庫存進(jìn)行盤點(diǎn)，做到賬實相符，及時補(bǔ)充庫存不足的耗材。3.耗材發(fā)放使用部門根據(jù)工作需要，填寫《打印機(jī)設(shè)備耗材領(lǐng)用申請表》，經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審批后到行政部門領(lǐng)取耗材。行政部門按照審批后的申請表發(fā)放耗材，并做好發(fā)放記錄，記錄內(nèi)容包括領(lǐng)用部門、領(lǐng)用時間、耗材名稱、規(guī)格、數(shù)量等信息。七、安全管理1.電氣安全打印機(jī)設(shè)備應(yīng)使用符合國家標(biāo)準(zhǔn)的電源插座，確保接地良好。禁止在打印機(jī)設(shè)備上連接過多的電器設(shè)備，以免造成過載引發(fā)火災(zāi)。在插拔打印機(jī)設(shè)備的電源線和數(shù)據(jù)線時，應(yīng)先關(guān)閉設(shè)備電源開關(guān)，避免觸電事故發(fā)生。2.信息安全對于涉及公司機(jī)密信息的打印機(jī)設(shè)備，應(yīng)采取必要的安全措施，如設(shè)置密碼保護(hù)、加密存儲等，防止信息泄露。禁止在連接互聯(lián)網(wǎng)的打印機(jī)設(shè)備上打印或存儲機(jī)密文件和資料。定期對打印機(jī)設(shè)備的軟件系統(tǒng)進(jìn)行安全檢查和更新，及時發(fā)現(xiàn)并修復(fù)安全漏洞。3.環(huán)保要求打印機(jī)設(shè)備應(yīng)選用環(huán)保型產(chǎn)品，減少對環(huán)境的污染。在使用過程中，應(yīng)合理使用耗材，避免浪費(fèi)。對于廢棄的打印機(jī)設(shè)備和耗材，應(yīng)按照國家相關(guān)環(huán)保規(guī)定進(jìn)行妥善處理，不得隨意丟棄。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查行政部門定期對公司打印機(jī)設(shè)備的使用、維護(hù)、保養(yǎng)等情況進(jìn)行監(jiān)督檢查，檢查內(nèi)容包括設(shè)備使用情況、操作規(guī)程執(zhí)行情況、維護(hù)保養(yǎng)記錄、耗材管理等方面。對發(fā)現(xiàn)的問題及時提出整改意見，并跟蹤整改落實情況。2.考核評價將打印機(jī)設(shè)備管理工作納入部門和個人績效考核體系