材料采購合同管理制度一、總則1.目的為加強公司材料采購合同管理，規(guī)范采購合同簽訂、履行、變更、終止等行為，防范合同風險，維護公司合法權(quán)益，特制定本制度。2.適用范圍本制度適用于公司各部門涉及的各類材料采購合同的管理。3.基本原則依法合規(guī)原則：采購合同的簽訂、履行等應(yīng)符合國家法律法規(guī)的規(guī)定。公平公正原則：合同雙方應(yīng)在平等、自愿、公平的基礎(chǔ)上簽訂合同，明確雙方權(quán)利義務(wù)。誠實守信原則：合同各方應(yīng)誠實守信，全面履行合同約定的義務(wù)。風險防范原則：加強合同風險評估與防控，確保公司利益不受損失。二、職責分工1.采購部門負責材料采購合同的起草、談判、簽訂、執(zhí)行及跟蹤。收集、整理供應(yīng)商信息，建立供應(yīng)商檔案。對采購合同的履行情況進行監(jiān)督，及時處理合同執(zhí)行過程中的問題。2.法務(wù)部門參與采購合同的起草、審核，提供法律意見和建議。對重大采購合同進行法律風險評估，防范法律風險。處理采購合同糾紛，提供法律支持。3.財務(wù)部門負責審核采購合同的付款條款，確保付款安排合理合規(guī)。按照合同約定辦理付款手續(xù)，對合同執(zhí)行情況進行財務(wù)監(jiān)督。參與采購合同的成本分析與控制。4.其他部門配合采購部門做好采購合同相關(guān)工作，如提供技術(shù)要求、驗收標準等。對采購合同涉及本部門的條款進行審核，提出意見和建議。三、合同簽訂管理1.合同起草采購部門應(yīng)根據(jù)采購需求，參照公司標準合同模板起草采購合同。合同內(nèi)容應(yīng)包括但不限于雙方當事人的名稱、地址、聯(lián)系方式，材料名稱、規(guī)格、數(shù)量、質(zhì)量標準，價格、交貨時間、地點、方式，付款方式、結(jié)算辦法，違約責任、爭議解決方式等條款。對于特殊采購項目，可根據(jù)實際情況對合同條款進行調(diào)整和補充，但應(yīng)確保合同條款完整、準確、清晰，避免歧義。2.合同審核采購合同起草完成后，應(yīng)依次提交采購部門負責人、法務(wù)部門、財務(wù)部門及其他相關(guān)部門進行審核。采購部門負責人審核合同的商務(wù)條款、采購流程的合規(guī)性等；法務(wù)部門重點審核合同的法律條款，確保合同合法有效，防范法律風險；財務(wù)部門審核付款條款、價格條款等財務(wù)相關(guān)內(nèi)容；其他相關(guān)部門根據(jù)職責審核涉及本部門的條款，如技術(shù)要求、驗收標準等。各審核部門應(yīng)在規(guī)定時間內(nèi)完成審核，并提出書面審核意見。采購部門根據(jù)審核意見對合同進行修改完善，確保合同符合各方要求。3.合同簽訂經(jīng)審核通過的采購合同，由公司法定代表人或其授權(quán)代表與供應(yīng)商簽訂。簽訂合同前，應(yīng)確保合同雙方主體資格合法有效，合同簽訂人具有相應(yīng)的授權(quán)。合同簽訂應(yīng)使用公司統(tǒng)一的合同專用章，并嚴格按照公司印章管理制度進行蓋章操作。蓋章后的合同文本應(yīng)留存至少兩份原件，分別由采購部門、財務(wù)部門等相關(guān)部門歸檔保存。四、合同履行管理1.供應(yīng)商管理采購部門應(yīng)建立供應(yīng)商檔案，記錄供應(yīng)商的基本信息、資質(zhì)證明、業(yè)績表現(xiàn)、合作歷史等情況。定期對供應(yīng)商進行評估和考核，根據(jù)考核結(jié)果調(diào)整供應(yīng)商等級，建立供應(yīng)商淘汰機制。加強與供應(yīng)商的溝通與協(xié)調(diào)，及時了解供應(yīng)商的生產(chǎn)經(jīng)營狀況、原材料供應(yīng)情況等，確保供應(yīng)商能夠按時、按質(zhì)、按量供應(yīng)材料。對于出現(xiàn)問題的供應(yīng)商，應(yīng)及時采取措施，如要求供應(yīng)商整改、暫停合作、更換供應(yīng)商等。2.交貨管理采購部門應(yīng)根據(jù)合同約定，提前與供應(yīng)商溝通交貨時間、地點、方式等細節(jié)，確保供應(yīng)商做好交貨準備。在交貨前，采購部門應(yīng)通知相關(guān)部門做好驗收準備工作。驗收人員應(yīng)按照合同約定的質(zhì)量標準對材料進行驗收，填寫驗收報告。對于驗收合格的材料，辦理入庫手續(xù)；對于驗收不合格的材料，應(yīng)及時與供應(yīng)商溝通協(xié)商，要求供應(yīng)商采取補貨、換貨、退貨等措施，并承擔相應(yīng)的違約責任。3.付款管理財務(wù)部門應(yīng)嚴格按照采購合同約定的付款方式、付款時間、結(jié)算辦法等辦理付款手續(xù)。付款前，應(yīng)審核采購合同的執(zhí)行情況、驗收報告、發(fā)票等相關(guān)憑證，確保付款依據(jù)充分、合規(guī)。對于預(yù)付款項，應(yīng)嚴格控制風險，在合同中明確預(yù)付款的支付條件和比例，并跟蹤預(yù)付款的使用情況，確保預(yù)付款用于合同約定的采購項目。對于貨到付款或驗收合格后付款的項目，應(yīng)在收到供應(yīng)商提供的合格發(fā)票及驗收報告后及時付款，避免逾期付款產(chǎn)生的違約風險。五、合同變更管理1.變更情形在采購合同履行過程中，如因市場變化、生產(chǎn)需求調(diào)整、技術(shù)要求變更等原因需要對合同進行變更的，采購部門應(yīng)及時與供應(yīng)商協(xié)商溝通，提出變更申請。2.變更流程采購部門填寫合同變更申請表，詳細說明變更的原因、內(nèi)容、對合同價格、交貨時間、質(zhì)量標準等條款的影響，并提交相關(guān)部門審核。審核部門按照合同簽訂審核流程對變更申請進行審核，重點關(guān)注變更的必要性、合理性、對公司利益的影響等。審核通過后，由采購部門與供應(yīng)商簽訂合同變更協(xié)議。合同變更協(xié)議作為原采購合同的補充文件，與原合同具有同等法律效力。變更協(xié)議簽訂后，相關(guān)部門應(yīng)及時調(diào)整合同執(zhí)行計劃，確保合同變更后的條款得到有效執(zhí)行。六、合同終止管理1.終止情形采購合同在以下情形下終止：合同履行完畢，雙方權(quán)利義務(wù)已全部實現(xiàn)。合同雙方協(xié)商一致，同意提前終止合同。因不可抗力或其他不可預(yù)見、不可避免的原因?qū)е潞贤瑹o法履行，雙方協(xié)商解除合同。一方嚴重違反合同約定，另一方依法解除合同。2.終止流程采購部門在合同終止情形出現(xiàn)時，應(yīng)及時通知相關(guān)部門，并填寫合同終止申請表，說明合同終止的原因、時間、剩余未履行的義務(wù)等情況。相關(guān)部門對合同終止申請進行審核，重點關(guān)注合同終止的合法性、合理性、對公司利益的影響等。審核通過后，采購部門與供應(yīng)商辦理合同終止手續(xù)，如結(jié)算貨款、清理貨物、歸還相關(guān)文件資料等。合同終止后，采購部門應(yīng)將合同終止情況及時通知財務(wù)部門、法務(wù)部門等相關(guān)部門，并對合同檔案進行整理歸檔，妥善保存合同終止的相關(guān)資料。七、合同檔案管理1.檔案收集采購合同簽訂、履行、變更、終止過程中形成的各類文件資料，包括合同文本、談判記錄、審核意見、驗收報告、發(fā)票、付款憑證、變更協(xié)議、終止申請及相關(guān)審批文件等，均應(yīng)作為合同檔案進行收集。2.檔案整理采購部門應(yīng)定期對收集到的合同檔案進行整理，按照合同類別、時間順序等進行分類編號，確保檔案資料完整、有序。整理后的合同檔案應(yīng)編制目錄，便于查詢和檢索。3.檔案保管合同檔案應(yīng)指定專人負責保管，存放于安全、保密的場所。檔案保管人員應(yīng)建立檔案保管臺賬，記錄檔案的出入庫情況。對于電子檔案，應(yīng)做好備份，并采取加密、存儲介質(zhì)保管等安全措施，防止檔案信息泄露或損壞。4.檔案查閱公司內(nèi)部人員因工作需要查閱合同檔案的，應(yīng)填寫檔案查閱申請表，經(jīng)所在部門負責人批準后，到檔案保管部門查閱。查閱檔案時，應(yīng)在檔案保管人員的監(jiān)督下進行，不得擅自涂改、抽取、復(fù)制檔案內(nèi)容。涉及商業(yè)秘密、技術(shù)秘密等重要信息的合同檔案，查閱人員應(yīng)嚴格遵守保密規(guī)定，不得泄露相關(guān)信息。八、監(jiān)督與考核1.監(jiān)督檢查公司定期對采購合同管理情況進行監(jiān)督檢查，重點檢查合同簽訂的合規(guī)性、履行情況、變更與終止手續(xù)的辦理、檔案管理等方面。監(jiān)督檢查可采取內(nèi)部審計、專項檢查、日常抽查等方式進行。2.考核評價建立采購合同管理考核評價機制，對采購部門及相關(guān)人員在合同管理工作中的表現(xiàn)進行考核評價?？己酥笜税ê贤炗嗁|(zhì)量、