機關單位收文管理制度一、總則（一）目的為加強機關單位收文管理，確保文件傳遞及時、準確、安全，提高工作效率，根據國家有關法律法規和機關工作實際，制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于機關單位內部各部門及下屬單位收到的各類文件、資料、信函等。（三）基本原則1.及時高效原則：對收到的文件應及時處理，確保不延誤工作。2.準確無誤原則：準確登記、傳遞文件內容，避免信息錯誤。3.安全保密原則：妥善保管文件，防止文件丟失、泄露。二、收文渠道（一）機要渠道通過機要交通、機要通信等方式傳遞的機要文件，由機要室專人負責接收。（二）郵政渠道通過郵政快遞送達的文件，由收發室統一簽收。（三）其他渠道上級機關直接送達、下級單位報送、外單位抄送等其他方式收到的文件，由相關部門或人員負責接收。三、收文登記（一）登記內容1.收文日期：記錄文件收到的具體年月日。2.來文機關：填寫發文單位名稱。3.文號：文件的編號。4.標題：文件的標題內容。5.密級：標明文件的秘密等級，如絕密、機密、秘密。6.份數：文件的份數。7.承辦部門：確定負責辦理該文件的部門。8.簽收人：接收文件的人員簽名。（二）登記方式采用紙質登記本或電子表格進行登記，確保登記信息完整、準確。紙質登記本應妥善保存，電子表格應定期備份。四、文件分發（一）分發依據根據文件內容、領導批示和部門職責，確定文件的分發范圍。（二）分發流程1.收文登記后，由收文管理人員根據分發依據填寫文件分發單。2.將文件連同分發單一并送相關領導審批。3.領導審批通過后，按照分發單將文件分發給承辦部門或人員，并做好交接記錄。五、文件傳閱（一）傳閱范圍根據文件內容和工作需要，確定傳閱人員范圍，一般包括領導班子成員、相關部門負責人等。（二）傳閱方式1.集中傳閱：將文件集中放置在指定地點，供傳閱人員依次閱讀。2.專人送傳：安排專人將文件送給傳閱人員閱讀，并及時收回。（三）傳閱要求1.傳閱人員應在規定時間內閱讀文件，并簽字確認。2.對文件內容有疑問或意見的，應及時與相關人員溝通。3.傳閱過程中要注意保護文件安全，防止文件丟失或損壞。六、文件承辦（一）承辦部門職責1.承辦部門收到文件后，應及時安排人員辦理，明確辦理時限和責任人。2.根據文件要求，認真研究提出辦理意見和措施，并組織實施。3.辦理過程中要及時與相關部門溝通協調，確保工作順利進行。（二）辦理時限一般文件應在[X]個工作日內辦理完畢，緊急文件應按照規定的時限要求及時辦理。（三）辦理結果反饋承辦部門辦理完畢后，應及時將辦理結果反饋給收文管理部門，并將相關文件資料整理歸檔。七、文件催辦（一）催辦對象對超過辦理時限仍未反饋辦理結果的承辦部門或人員進行催辦。（二）催辦方式1.電話催辦：通過電話與承辦部門或人員聯系，了解辦理進展情況，督促盡快辦理。2.書面催辦：發送催辦函，明確要求承辦部門或人員在規定時間內反饋辦理結果。（三）催辦記錄對催辦情況進行記錄，包括催辦時間、催辦對象、催辦內容、承辦部門或人員的反饋情況等。八、文件歸檔（一）歸檔范圍辦理完畢的文件、資料、信函等，具有保存價值的應及時歸檔。（二）歸檔要求1.歸檔文件應齊全完整、分類準確、編目規范。2.按照檔案管理規定，將歸檔文件整理裝訂成冊，編制檔案目錄。3.定期將歸檔文件移交檔案部門保管。九、文件保密（一）保密措施1.對涉及國家秘密、商業秘密和內部敏感信息的文件，應嚴格按照保密規定進行管理。2.設立專門的保密場所，存放涉密文件。3.限制涉密文件的傳閱范圍，對傳閱人員進行保密教育。（二）保密責任1.收文管理人員、傳閱人員、承辦人員等應嚴格遵守保密制度，對文件內容予以保密。2.對違反保密規定造成文件泄露的，依法追究相關人員的責任。十、文件銷毀（一）銷毀范圍已失去保存價值的文件、資料等。（二）銷毀方式1.采用粉碎、焚燒等方式進行銷毀，確保文件信息無法恢復。2.銷毀過程應進行記錄，包括銷毀時間、地點、文件名稱、數量等。（三）銷毀審批銷毀文件前，應填寫文件銷毀審批表，報經相關領導批準。十一、監督與考核（一）監督檢查1.定期對收文管理工作進行監督檢查，發現問題及時整改。2.檢查內容包括收文登記、分發、傳閱、承辦、歸檔等環節的工作情況。（二）考核評價1.將收文管理工作納入部門和個人績效考核內容。2.對在收文管理工作中表現突出的部門