部門章使用管理制度一、總則（一）目的為了加強公司部門章的使用管理，規范部門章的使用行為，確保公司印章使用的合法性、嚴肅性和安全性，維護公司的利益，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于公司各部門章的使用管理。（三）基本原則1.依法依規原則：部門章的使用必須符合國家法律法規和公司相關規定。2.嚴格審批原則：使用部門章需經過嚴格的審批流程，確保用章事項真實、合法、合規。3.登記備案原則：對部門章的使用情況進行詳細登記備案，以便查詢和追溯。4.專人保管原則：部門章由專人負責保管，確保印章安全。二、部門章的定義與種類（一）定義部門章是指公司各部門為履行其職責，在公司內部使用的印章，用于證明部門的文件、通知、報表等的效力。（二）種類1.部門公章：用于部門正式文件、報告、證明等的蓋章。2.部門業務章：用于部門特定業務范圍內的文件、協議、合同等的蓋章，如財務專用章、合同專用章等。三、部門章的刻制與啟用（一）刻制1.各部門因工作需要刻制部門章，需填寫《部門章刻制申請表》，詳細說明刻制原因、印章名稱、使用范圍等內容。2.《部門章刻制申請表》經部門負責人簽字確認后，報公司行政部門審核。3.行政部門審核通過后，統一安排具有資質的印章刻制單位進行刻制。（二）啟用1.新刻制的部門章啟用前，需在公司行政部門進行登記備案，登記內容包括印章名稱、印章樣式、啟用日期、保管人等。2.行政部門留存印章樣式復印件，并將印章啟用信息通知相關部門。3.部門章啟用后，原印章同時廢止，如有需要，原印章應及時交回行政部門銷毀。四、部門章的保管（一）保管人員1.部門章由各部門指定專人負責保管，保管人員應具備良好的職業道德和責任心，熟悉印章使用規定。2.保管人員應保持相對穩定，如因工作變動需要更換保管人員，應及時辦理交接手續。（二）保管要求1.部門章應存放在安全可靠的地方，如保險柜、文件柜等，并配備必要的防盜、防火、防潮設施。2.保管人員不得將部門章隨意帶出辦公室，如因工作需要必須帶出，需經部門負責人批準，并辦理借用手續。3.保管人員應妥善保管部門章，防止印章丟失、被盜或損壞。如發現印章丟失或損壞，應立即向部門負責人報告，并采取相應的措施。五、部門章的使用（一）使用范圍1.部門章的使用范圍應嚴格限于本部門職責范圍內的工作事項，不得超出規定范圍使用。2.具體使用范圍包括但不限于：部門文件、通知、報告、報表、證明、協議、合同等。（二）使用流程1.申請：使用部門章的人員需填寫《部門章使用申請表》，詳細說明用章事項、用章文件名稱、用章份數、用章日期等內容。2.審批：《部門章使用申請表》經部門負責人審核簽字后，報公司相關領導審批。對于涉及重要事項、金額較大或風險較高的用章申請，需經公司總經理審批。3.用章：審批通過后，保管人員憑《部門章使用申請表》在用章文件上加蓋部門章，并在《部門章使用登記表》上進行登記，登記內容包括用章日期、用章事項、用章文件名稱、用章份數、審批人等。4.蓋章要求：蓋章應清晰、端正，不得模糊、歪斜或重疊。蓋章位置應符合文件格式要求，不得影響文件內容的完整性和可讀性。（三）特殊情況處理1.如遇緊急情況，無法按照正常流程進行審批用章，需經部門負責人同意后，可先電話向相關領導請示，待領導同意后，在用章文件上加蓋部門章，并在事后及時補辦審批手續。2.對于涉及多個部門的文件或事項，需使用多個部門章的，應分別按照本制度規定的流程進行審批和用章。六、部門章的停用與銷毀（一）停用1.部門章因部門職責調整、機構撤銷、印章損壞等原因需要停用的，由部門負責人填寫《部門章停用申請表》，報公司行政部門審核。2.行政部門審核通過后，通知相關部門停止使用該印章，并收回印章。（二）銷毀1.停用的部門章由行政部門統一組織銷毀，銷毀過程應進行記錄，記錄內容包括銷毀日期、印章名稱、印章樣式、銷毀方式等。2.銷毀方式可采用粉碎、焚燒等方式，確保印章無法恢復使用。3.銷毀記錄應保存至少[X]年，以備查詢。七、監督與檢查（一）監督部門公司行政部門負責對部門章的使用管理情況進行監督檢查。（二）檢查內容1.部門章的保管情況，包括保管人員是否符合要求、保管設施是否安全可靠等。2.部門章的使用情況，包括用章流程是否規范、用章文件是否真實合法、用章登記是否完整等。3.部門章的停用與銷毀情況，包括停用申請是否及時、銷毀過程是否合規等。（三）檢查方式1.定期檢查：行政部門定期對部門章的使用管理情況進行檢查，檢查周期為[X]個月。2.不定期抽查：行政部門不定期對部門章的使用管理情況進行抽查，及時發現和糾正存在的問題。（四）違規處理1.對于違反本制度規定使用部門章的行為，行政部門將視情節輕重給予批評教育、警告、罰款等處理。2.如因違規使用部門章給公司造成經濟損失或其他不良影響的，公司將依法追究相關責任人的法律責任。八、附則（一）解釋權