機票酒店預訂管理制度一、總則（一）目的為規范公司機票、酒店預訂流程，加強費用控制，確保預訂服務滿足公司業務需求，特制定本管理制度。（二）適用范圍本制度適用于公司全體員工因公務出行產生的機票、酒店預訂相關事宜。（三）基本原則1.合規性原則：嚴格遵守國家法律法規以及航空公司、酒店的相關規定。2.經濟性原則：在滿足業務需求的前提下，優先選擇性價比高的機票和酒店產品，控制差旅成本。3.便捷性原則：確保預訂流程簡便快捷，提高員工出行效率。二、機票預訂管理（一）預訂渠道1.公司統一指定與具有良好信譽和服務質量的機票代理商合作，通過其提供的預訂系統進行機票預訂。2.員工不得自行通過非指定渠道預訂機票，如因特殊情況需通過其他渠道預訂，須提前向部門負責人及行政部門報備并說明原因，經批準后方可進行。（二）預訂流程1.出行申請：員工因公務需要乘坐飛機出行，應提前填寫《機票預訂申請表》，詳細注明出行日期、出發地、目的地、出行人數、行程目的等信息，并按照公司審批流程提交申請。2.審批環節：部門負責人對員工的出行申請進行審核，重點審核出行必要性、行程合理性等，簽署意見后提交上級領導審批。上級領導根據公司業務情況及預算安排進行最終審批。3.預訂操作：經審批通過的出行申請，由行政部門負責機票預訂專員根據申請信息，在指定預訂系統中查詢并預訂合適的航班。預訂時應優先選擇直飛航班，避免不必要的中轉，以節省出行時間。同時，要關注航班動態，如遇航班變更或延誤等情況，及時與航空公司溝通協調，并通知相關人員。4.信息確認：預訂成功后，預訂專員應及時將機票信息（包括航班號、起降時間、票價等）反饋給申請員工，并要求員工進行確認。員工如有任何疑問或需要修改預訂信息，應及時與預訂專員聯系。（三）票價政策1.公司根據不同的出行目的地、季節等因素制定相應的票價政策。一般情況下，鼓勵員工選擇經濟艙出行，如因特殊業務需求需乘坐商務艙或頭等艙，須提前向上級領導說明原因并獲得批準。2.對于可享受折扣優惠的機票，預訂專員應充分利用預訂系統的功能，爭取最優惠的票價。同時，要關注航空公司的促銷活動和會員政策，為公司節省費用。3.在預訂機票時，如遇票價波動較大的情況，預訂專員應及時與申請員工溝通，根據實際情況選擇合適的預訂時機，確保在滿足出行需求的前提下，控制票價成本。（四）退票、改簽規定1.退票：因公司原因導致行程變更或取消需要退票的，由行政部門負責與航空公司溝通協調退票事宜，并按照航空公司的退票規定辦理退票手續。退票產生的費用由公司承擔。因員工個人原因退票的，退票費用由員工自行承擔。2.改簽：如遇航班變更等情況需要改簽機票，預訂專員應協助員工盡快辦理改簽手續。改簽產生的費用按照航空公司規定執行，因公司原因導致的改簽費用由公司承擔，因員工個人原因導致的改簽費用由員工自行承擔。三、酒店預訂管理（一）預訂渠道1.公司統一與國內外知名酒店集團建立合作關系，通過其官方網站、預訂平臺或合作代理商進行酒店預訂。2.員工不得自行通過非指定渠道預訂酒店，如因特殊情況需通過其他渠道預訂，須提前向部門負責人及行政部門報備并說明原因，經批準后方可進行。（二）預訂流程1.出行申請：同機票預訂流程，員工因公務需要入住酒店，應提前填寫《酒店預訂申請表》，詳細注明入住日期、退房日期、入住城市、酒店星級要求、房型需求、同行人數等信息，并按照公司審批流程提交申請。2.審批環節：部門負責人對員工的酒店預訂申請進行審核，重點審核住宿必要性、酒店選擇合理性等，簽署意見后提交上級領導審批。上級領導根據公司業務情況及預算安排進行最終審批。3.預訂操作：經審批通過的酒店預訂申請，由行政部門負責酒店預訂專員根據申請信息，在指定預訂平臺中查詢并預訂合適的酒店。預訂時應綜合考慮酒店位置、設施、價格等因素，優先選擇與公司有合作協議且性價比高的酒店。同時，要與酒店確認預訂信息，確保預訂成功。4.信息確認：預訂成功后，預訂專員應及時將酒店信息（包括酒店名稱、地址、聯系方式、房型、房價等）反饋給申請員工，并要求員工進行確認。員工如有任何疑問或需要修改預訂信息，應及時與預訂專員聯系。（三）房價政策1.公司根據不同的城市、酒店星級等因素制定相應的房價政策。預訂專員應嚴格按照公司規定的房價標準進行預訂，不得擅自提高或降低房價。2.對于可享受優惠價格的酒店，預訂專員應充分利用與酒店的合作協議，爭取最優惠的房價。同時，要關注酒店的促銷活動和會員政策，為公司節省費用。3.在預訂酒店時，如遇房價波動較大的情況，預訂專員應及時與申請員工溝通，根據實際情況選擇合適的預訂時機，確保在滿足住宿需求的前提下，控制房價成本。（四）退房規定1.員工應按照預訂的退房時間辦理退房手續，如因特殊情況需要延遲退房，應提前與酒店溝通并獲得同意。未經酒店同意延遲退房產生的額外費用由員工自行承擔。2.員工退房時，應檢查房間內的設施設備是否完好，如有損壞應及時通知酒店并按照酒店規定進行賠償。四、費用報銷管理（一）報銷憑證1.機票報銷須提供有效的電子或紙質機票行程單、登機牌等作為報銷憑證。行程單應注明航班信息、票價、稅費等詳細內容，登機牌應注明航班號、姓名、登機時間等信息。2.酒店報銷須提供酒店開具的正規發票，發票內容應包括酒店名稱、入住日期、退房日期、房費金額等信息。發票上應加蓋酒店發票專用章。（二）報銷流程1.員工完成公務出行后，應在規定時間內（一般為出行結束后的[X]個工作日內）整理好機票、酒店等報銷憑證，并填寫《費用報銷單》，按照公司審批流程提交報銷申請。2.部門負責人對員工的報銷申請進行初審，重點審核報銷憑證的真實性、完整性、合理性以及報銷金額是否符合公司規定等，簽署意見后提交財務部門審核。3.財務部門對報銷申請進行復審，如發現報銷憑證不符合要求或報銷金額存在疑問等情況，應及時與員工溝通核實。復審通過后，提交公司領導審批。4.公司領導根據公司財務制度和預算安排對報銷申請進行最終審批。審批通過后，財務部門按照公司規定的支付方式進行報銷款項的支付。（三）報銷標準1.機票報銷標準按照公司制定的不同出行目的地、艙位等級等進行分類設定，具體標準見《機票報銷標準明細表》。2.酒店報銷標準按照公司制定的不同城市、酒店星級等進行分類設定，具體標準見《酒店報銷標準明細表》。員工應嚴格按照報銷標準進行報銷，超出標準部分原則上不予報銷，如有特殊情況需經上級領導批準。五、監督與檢查（一）內部審計公司定期開展內部審計工作，對機票、酒店預訂及費用報銷情況進行專項檢查。審計部門應重點審查預訂流程是否合規、費用報銷是否符合標準、報銷憑證是否真實有效等內容。（二）違規處理1.對于違反本制度規定的行為，如未經批準自行預訂機票或酒店、虛報費用等，一經查實，將視情節輕重給予相應的處罰。處罰措施包括但不限于警告、罰款、績效扣分、解除勞動合同等。2.因員工違規行為給公司造成經濟損失的，公司有權要求員工賠償相應的損失。（三）反饋與改進1.行政部門應定期收集員工對機票、酒店預訂服務的反饋意見，及時發現預訂流程中存在的問題和不足之處。2.根據反饋意見和檢查結果，行政部門應會