技術學校檔案管理制度總則一、目的為加強技術學校檔案管理工作，規范檔案收集、整理、保管、利用等環節，提高檔案管理水平，充分發揮檔案的作用，特制定本制度。二、適用范圍本制度適用于技術學校各類檔案的管理，包括學校行政檔案、教學檔案、學生檔案、科研檔案、設備檔案等。三、檔案管理的基本原則1.統一領導、分級管理：學校檔案工作實行統一領導、分級管理的原則，學校設立檔案管理部門，負責全校檔案的統籌規劃、組織協調和監督指導，各部門、各單位設立檔案管理人員，負責本部門、本單位檔案的收集、整理、保管和利用。2.完整準確、安全保密：檔案管理工作應確保檔案的完整、準確、安全和保密，不得損毀、丟失、涂改、偽造檔案，未經批準，不得擅自提供、復制、摘錄檔案內容。3.便于利用、規范管理：檔案管理工作應注重檔案的利用價值，建立健全檔案利用制度，方便師生員工查閱檔案，同時，應規范檔案管理流程，提高檔案管理效率。四、檔案管理的機構與職責1.學校設立檔案管理部門，負責全校檔案的管理工作，其主要職責包括：（1）制定學校檔案管理規章制度，并監督執行；（2）負責全校檔案的收集、整理、保管、鑒定、統計和利用等工作；（3）指導各部門、各單位的檔案管理工作，開展檔案業務培訓；（4）負責學校檔案信息化建設，推進檔案數字化管理；（5）完成學校領導交辦的其他檔案工作任務。2.各部門、各單位設立檔案管理人員，負責本部門、本單位檔案的管理工作，其主要職責包括：（1）按照學校檔案管理規章制度的要求，收集、整理本部門、本單位的檔案；（2）定期將本部門、本單位的檔案移交學校檔案管理部門；（3）負責本部門、本單位檔案的保管和利用，維護檔案的安全和完整；（4）完成學校檔案管理部門交辦的其他檔案工作任務。檔案的收集與整理一、檔案的收集1.各部門、各單位應根據學校檔案管理規章制度的要求，及時收集本部門、本單位的檔案，確保檔案的完整性和準確性。2.檔案的收集范圍包括：（1）學校行政文件，如學校規章制度、會議紀要、工作計劃、工作總結等；（2）教學文件，如教學計劃、教學大綱、教案、教學日志、考試成績等；（3）學生檔案，如學生學籍檔案、獎懲檔案、畢業生檔案等；（4）科研檔案，如科研項目申報書、科研項目計劃書、科研成果報告等；（5）設備檔案，如設備購置申請、設備驗收報告、設備使用說明書等。3.檔案的收集方式包括：（1）定期收集：各部門、各單位應定期將本部門、本單位的檔案移交學校檔案管理部門，一般每年移交一次；（2）隨時收集：對于一些臨時性的文件和資料，應及時收集并歸檔，確保檔案的及時性和完整性。二、檔案的整理1.學校檔案管理部門應按照檔案管理的規范和要求，對收集到的檔案進行整理，確保檔案的分類準確、排列有序、編號規范。2.檔案的整理流程包括：（1）分類：根據檔案的內容和性質，將檔案分為行政檔案、教學檔案、學生檔案、科研檔案、設備檔案等類別；（2）排列：按照檔案的形成時間或重要程度，將同一類別的檔案進行排列；（3）編號：為每一份檔案編制唯一的檔案編號，檔案編號應包含檔案類別、年度、序號等信息；（4）裝訂：將整理好的檔案進行裝訂，裝訂時應注意檔案的整齊、美觀，不得損壞檔案內容。檔案的保管與利用一、檔案的保管1.學校檔案管理部門應設立專門的檔案庫房，配備必要的檔案保管設施，如檔案柜、空調、除濕機、滅火器等，確保檔案的安全和完整。2.檔案庫房應保持干燥、通風、清潔，嚴禁存放易燃、易爆、易腐等物品，嚴禁在檔案庫房內吸煙、飲食。3.檔案管理人員應定期對檔案進行檢查和維護，及時發現和處理檔案的破損、霉變、蟲蛀等問題，確保檔案的質量。4.檔案管理人員應嚴格遵守檔案保密制度，不得擅自將檔案帶出檔案庫房，不得向無關人員透露檔案內容。二、檔案的利用1.學校師生員工可以按照學校檔案管理規章制度的要求，向學校檔案管理部門申請查閱檔案。2.申請查閱檔案時，應填寫檔案查閱申請表，注明查閱檔案的名稱、時間、用途等信息，并經所在部門負責人簽字批準。3.檔案管理人員應按照檔案查閱申請表的要求，及時提供檔案查閱服務，不得無故拖延或拒絕。4.查閱檔案時，應遵守檔案利用的規定，不得涂改、損壞檔案，不得將檔案帶出檔案庫房。5.檔案管理人員應根據檔案利用的情況，及時對檔案進行整理和歸檔，確保檔案的完整性和準確性。檔案的鑒定與銷毀一、檔案的鑒定1.學校檔案管理部門應定期對檔案進行鑒定，確定檔案的保存價值和保管期限。2.檔案的鑒定工作應由檔案管理部門、相關部門負責人和專業人員組成的鑒定小組進行，鑒定小組應根據檔案的內容、性質、歷史價值等因素，對檔案進行綜合評估，確定檔案的保存價值和保管期限。3.檔案的保管期限分為永久、長期、短期三種，其中永久保管的檔案是指具有重要歷史價值和永久保存意義的檔案，長期保管的檔案是指具有較高歷史價值和較長保存期限的檔案，短期保管的檔案是指具有一定歷史價值和較短保存期限的檔案。4.經過鑒定，確定為無保存價值的檔案，應及時進行銷毀。二、檔案的銷毀1.檔案的銷毀工作應由檔案管理部門、相關部門負責人和專業人員組成的銷毀小組進行，銷毀小組應按照檔案銷毀的程序和要求，對無保存價值的檔案進行銷毀。2.檔案的銷毀程序包括：（1）編制檔案銷毀清冊：銷毀小組應根據檔案鑒定的結果，編制檔案銷毀清冊，注明檔案的名稱、編號、保管期限、銷毀原因等信息；（2）審批：檔案銷毀清冊應經學校領導批準后，方可進行銷毀；（3）銷毀：銷毀小組應在指定的地點和時間，對檔案進行銷毀，銷毀時應確保檔案的徹底銷毀，不得留有任何痕跡。4