房管中心檔案管理制度一、總則（一）目的為加強(qiáng)房管中心檔案管理，確保檔案的完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)和安全，便于檔案的查閱和利用，特制定本制度。（二）適用范圍本制度適用于房管中心各部門及全體員工在工作中形成的各類檔案。（三）檔案管理原則1.集中統(tǒng)一管理原則：房管中心檔案由專門的檔案管理部門集中管理，確保檔案的完整性和系統(tǒng)性。2.真實性原則：檔案內(nèi)容應(yīng)真實、準(zhǔn)確地反映工作實際情況。3.完整性原則：全面收集各類檔案，保證檔案資料的齊全。4.保密性原則：嚴(yán)格遵守檔案保密規(guī)定，確保檔案信息不泄露。5.便于利用原則：優(yōu)化檔案管理流程，提高檔案查閱效率，方便員工利用檔案。二、檔案管理機(jī)構(gòu)及職責(zé)（一）檔案管理部門設(shè)立專門的檔案管理部門，配備專業(yè)的檔案管理人員，負(fù)責(zé)房管中心檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作。（二）檔案管理人員職責(zé)1.負(fù)責(zé)檔案的日常管理工作，包括檔案的收集、分類、編號、裝訂、上架等。2.定期對檔案進(jìn)行檢查和核對，確保檔案的安全和完整。3.按照規(guī)定的程序和方法，對檔案進(jìn)行鑒定和銷毀。4.為檔案利用者提供查閱、借閱等服務(wù)，做好登記和跟蹤工作。5.負(fù)責(zé)檔案管理信息化建設(shè)，提高檔案管理的效率和水平。6.協(xié)助各部門做好文件材料的收集和整理工作，指導(dǎo)兼職檔案員開展工作。（三）各部門兼職檔案員職責(zé)1.負(fù)責(zé)本部門文件材料的收集、整理和歸檔工作。2.定期將本部門的檔案移交檔案管理部門。3.協(xié)助檔案管理部門做好檔案的查閱和利用工作。三、檔案的收集與整理（一）收集范圍1.房管中心在各項工作中形成的具有保存價值的文件、資料、圖表、數(shù)據(jù)等。2.上級主管部門下發(fā)的與房管中心工作相關(guān)的文件。3.對外簽訂的合同、協(xié)議、意向書等。4.房產(chǎn)項目的規(guī)劃、設(shè)計、施工、驗收等文件。5.員工的人事檔案、培訓(xùn)檔案、考核檔案等。6.其他具有保存價值的檔案資料。（二）收集要求1.各部門應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)文件材料的收集工作，確保文件材料的及時、完整收集。2.收集的文件材料應(yīng)字跡清晰、內(nèi)容完整、格式規(guī)范。3.對于重要文件材料，應(yīng)收集原件或與原件核對無誤的復(fù)印件。（三）整理方法1.分類：按照檔案的來源、時間、內(nèi)容等因素進(jìn)行分類，可分為黨群工作類、行政管理類、業(yè)務(wù)管理類、人事管理類等。2.編號：對每一類檔案進(jìn)行編號，編號應(yīng)具有唯一性和系統(tǒng)性。3.裝訂：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行裝訂，確保檔案的整齊和牢固。4.編目：編制檔案目錄，包括檔案編號、題名、日期、保管期限等信息。四、檔案的保管（一）保管期限檔案的保管期限分為永久、長期和短期三種。1.永久保管的檔案：反映房管中心主要職能活動和歷史面貌的，對房管中心工作、國家建設(shè)和歷史研究具有長遠(yuǎn)利用價值的檔案。2.長期保管的檔案：保管期限為16年至50年的檔案。3.短期保管的檔案：保管期限為5年以下的檔案。（二）保管條件1.檔案管理部門應(yīng)配備專門的檔案庫房，庫房應(yīng)具備防火、防潮、防蟲、防盜、防光、防塵等條件。2.檔案庫房應(yīng)保持適宜的溫度和濕度，溫度一般控制在14℃24℃之間，濕度控制在45%60%之間。3.檔案應(yīng)存放在專用的檔案柜中，檔案柜應(yīng)排列整齊，便于查找。（三）檔案的清點與核對1.檔案管理人員應(yīng)定期對檔案進(jìn)行清點和核對，確保檔案的數(shù)量和質(zhì)量與檔案目錄一致。2.如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時查明原因，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行處理。五、檔案的鑒定與銷毀（一）鑒定工作1.檔案管理部門應(yīng)定期對保管期滿的檔案進(jìn)行鑒定，確定檔案的存毀。2.鑒定工作應(yīng)組成鑒定小組，由檔案管理部門負(fù)責(zé)人、相關(guān)業(yè)務(wù)部門人員和檔案管理人員參加。3.鑒定小組應(yīng)根據(jù)檔案的保管期限、內(nèi)容價值等因素，對檔案進(jìn)行全面審查，提出鑒定意見。（二）銷毀程序1.經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，應(yīng)編制銷毀清冊，注明檔案的編號、題名、日期、保管期限等信息。2.銷毀清冊應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人審核，報房管中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。3.檔案銷毀應(yīng)指定專人負(fù)責(zé)，在指定的地點進(jìn)行銷毀，并在銷毀清冊上簽字確認(rèn)。4.銷毀檔案時，應(yīng)確保檔案信息的徹底銷毀，防止檔案信息泄露。六、檔案的查閱與利用（一）查閱權(quán)限1.房管中心員工因工作需要查閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案查閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門查閱。2.外單位人員因工作需要查閱檔案的，應(yīng)持單位介紹信，經(jīng)房管中心領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后，方可查閱。3.涉及國家機(jī)密、商業(yè)秘密等重要檔案的查閱，應(yīng)按照國家有關(guān)規(guī)定執(zhí)行。（二）查閱程序1.查閱人員應(yīng)在檔案管理部門指定的地點查閱檔案，不得擅自將檔案帶出檔案庫房。2.查閱人員應(yīng)愛護(hù)檔案，不得在檔案上涂改、標(biāo)記、污損等。3.如需復(fù)印檔案，應(yīng)經(jīng)檔案管理部門負(fù)責(zé)人同意，并按照規(guī)定的程序進(jìn)行復(fù)印。4.查閱人員查閱檔案后，應(yīng)及時將檔案歸還檔案管理部門，并在《檔案查閱登記表》上簽字確認(rèn)。（三）借閱管理1.房管中心員工因工作需要借閱檔案的，應(yīng)填寫《檔案借閱申請表》，經(jīng)所在部門負(fù)責(zé)人簽字同意后，到檔案管理部門辦理借閱手續(xù)。2.檔案借閱期限一般不得超過[X]個工作日，如需延期借閱，應(yīng)辦理續(xù)借手續(xù)。3.借閱人員應(yīng)妥善保管檔案，不得轉(zhuǎn)借他人，不得擅自復(fù)制、摘錄、傳播檔案內(nèi)容。4.借閱人員歸還檔案時，應(yīng)確保檔案的完整和安全，如發(fā)現(xiàn)檔案有損壞、丟失等情況，應(yīng)及時報告檔案管理部門，并承擔(dān)相應(yīng)的責(zé)任。七、檔案的信息化管理（一）信息化建設(shè)目標(biāo)建立房管中心檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲、檢索、利用和管理，提高檔案管理的效率和水平。（二）信息化管理內(nèi)容1.檔案數(shù)字化：對紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，形成電子檔案，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化存儲。2.檔案信息錄入：將檔案的基本信息、目錄信息等錄入檔案管理信息系統(tǒng)，建立檔案數(shù)據(jù)庫。3.檔案檢索利用：通過檔案管理信息系統(tǒng)，實現(xiàn)檔案的快速檢索和利用，提高檔案查閱效率。4.系統(tǒng)安全管理：加強(qiáng)檔案管理信息系統(tǒng)的安全管理，確保系統(tǒng)的穩(wěn)定運行和檔案信息的安全。（三）信息化管理要求1.檔案管理部門應(yīng)配備必要的計算機(jī)設(shè)備和軟件，確保檔案信息化管理工作的順利開展。2.檔案管理人員應(yīng)熟練掌握檔案管理信息系統(tǒng)的操作技能，提高信息化管理水平。3.建立健全檔案信息化管理制度，規(guī)范檔案數(shù)字化、信息錄入、檢索利用等工作流程。4.定期對檔案管理信息系統(tǒng)進(jìn)行維護(hù)和升級，確保系統(tǒng)的功能完善和運行穩(wěn)定。八、檔案管理的監(jiān)督與檢查（一）監(jiān)督檢查內(nèi)容1.檔案管理制度的執(zhí)行情況。2.檔案的收集、整理、保管、鑒定、統(tǒng)計和利用等工作情況。3.檔案管理信息化建設(shè)情況。4.檔案管理人員的工作情況。（二）監(jiān)督檢查方式1.定期檢查：檔案管理部門應(yīng)定期對各部門的檔案管理工作進(jìn)行檢查，發(fā)現(xiàn)問題及時督促整改。2.不定期抽查：房管中心領(lǐng)導(dǎo)或相關(guān)部門可對檔案管理工作進(jìn)行不定期抽查，了解檔案管理工作的實際情況。3.專項檢查：針對檔案管理中的重點問題或薄弱環(huán)節(jié)，開展專項檢查，確保檔案管理工作的規(guī)范